Das Zustandekommen einer Dienstvereinbarung ist in § 63 Abs. 2 BPersVG geregelt. Hiernach werden Dienstvereinbarungen durch die Dienststelle und Personalrat gemeinsam vereinbart, sind in schriftlicher oder elektronischer Form abzuschließen und in geeigneter Weise bekanntzumachen.
Parteien der Dienstvereinbarung sind die Dienststelle, die durch den Dienststellenleiter repräsentiert wird, und der Personalrat. Die Vorschrift gilt entsprechend für die Stufenvertretungen und den Gesamtpersonalrat; nicht gleichgestellt sind jedoch sonstige im Gesetz vorgesehene Vertretungen der Beschäftigten wie z. B. die Jugendvertretung.
Die Initiative zum Abschluss einer Dienstvereinbarung kann von beiden Seiten erfolgen. Bei der Dienststelle hat der Dienststellenleiter gemäß § 70Abs. 2 BPersVG der Personalvertretung eine beabsichtigte Dienstvereinbarung vorzuschlagen und deren Zustimmung zu beantragen. Bei der Personalvertretung erfolgt die Initiative in der Regel durch förmlichen Antrag beim Dienststellenleiter nach § 77 BPersVG.
Vor endgültigem Abschluss der Dienstvereinbarung findet zunächst eine gemeinsame Erörterung der Vertragsparteien über den Inhalt der Dienstvereinbarung statt. Daraufhin erfolgen getrennte Beratungen bzw. Entscheidungen auf den Seiten der Dienstvertragsparteien. Insbesondere beim Personalrat ist, da hier gemäß § 35 Abs. 2 BPersVG der Vorsitzende bzw. sein Stellvertreter Erklärungen für den Personalrat nur im Rahmen der gefassten Beschlüsse abgeben kann, ist Voraussetzung, dass ein entsprechender Beschluss i. S. d. §§ 39 ff. BPersVG vorliegt. Hierbei ist zu beachten, dass, soweit eine Angelegenheit, über die eine Dienstvereinbarung geschlossen werden soll, nur Angehörige einer Gruppe betreffen, nur deren Vertreter zur Beschlussfassung berufen sind. Entsprechendes gilt, soweit Angehörige zweier Gruppen hiervon erfasst sind, § 40 Abs. 2 und 3 BPersVG.
Im Gegensatz dazu bestehen für den Dienststellenleiter keine besonderen Verpflichtungen. Hier ist es ausreichend, wenn er seine Entscheidung über seine Zustimmung zur Dienstvereinbarung der Personalvertretung mitteilt.
Können sich daraufhin die Parteien über das Zustandekommen bzw. den Inhalt einer Dienstvereinbarung einigen, erfolgt ein gemeinsamer Beschluss. Grundlage hierfür ist jedoch kein Beschluss im eigentlichen Sinne, d. h. ein gemeinsamer Beschluss in einer gemeinsamen Sitzung. Stattdessen handelt es sich hier um eine vertragliche Vereinbarung, d. h. es müssen zwei übereinstimmende Willenserklärungen über das Zustandekommen bzw. Inhalt der Dienstvereinbarung vorliegen. Dies wurde durch die Änderung des BPersVG nun auch in § 63 Abs. 2 BPersVG sprachlich klargestellt. Hiernach werden Dienstvereinbarungen nicht – wie nach der Formulierung des § 73 Abs. 1 Satz 2 BPersVG a. F. – "gemeinsam beschlossen", sondern "gemeinsam vereinbart". Somit ist Grundlage für die Dienstvereinbarung kein (förmlicher) gemeinsamer Beschluss von Personalrat und Dienststelle, sondern eine einvernehmliche Vereinbarung. Das Schweigen einer Partei ist dabei nicht als Zustimmung zu werten; die Zustimmungsfiktion des § 70 Abs. 3 BPersVG findet auf Dienstvereinbarungen keine Anwendung, da die Vorschrift nicht vereinbar ist mit deren Vertragscharakter bzw. Formzwang.
Bei fehlender Einigung zwischen den Dienstvertragsparteien können Dienstvereinbarungen auch durch den Spruch der Einigungsstelle zustande kommen. In diesen Fällen ist ein Streitverfahren nach § 71 ff. möglich. Hierbei kann die Einigungsstelle zur Entscheidung oder Abgabe einer Empfehlung angerufen werden. Soweit danach die Einigungsstelle zu einer endgültigen Entscheidung befugt ist, kann deren Spruch die fehlende Einigung der Parteien ersetzen. Insoweit hat der Spruch der Einigungsstelle die gleiche Rechtswirkung wie eine von den Dienstvertragsparteien ordnungsgemäß beschlossene und unterzeichnete Dienstvereinbarung.
Die Dienstvereinbarung muss schließlich schriftlich oder elektronisch abgeschlossen werden. Es handelt sich hierbei um konstitutive Formerfordernisse, bei deren Nichtbeachtung die Dienstvereinbarung unwirksam ist. Ausnahmsweise können jedoch mündliche Vereinbarungen nach den Grundsätzen der Selbstbindung der Verwaltung gegenüber den Beschäftigten Rechtsfolgen haben.
Zunächst ist die Dienstvereinbarung schriftlich bzw. elektronisch abzufassen, § 63 Abs. 2 BPersVG.
Insoweit ist das aus § 73 Abs. 1 Satz 2 BPersVG a. F. folgende Schriftformerfordernis dahingehend ergänzt worden, dass der Abschluss der Dienstvereinbarung auch in elektronischer Form, also mittels qualifizierter elektronischer Signatur (§ 3a Abs. 2 Satz 2 VwVfG, § 126a BGB) zulässig ist. Somit können perspektivisch auch Dienstvereinbarungen in einem digitalen Workflowverfahren abgestimmt und wirksam abgeschlossen werden.
Soweit in der abgeschlossenen Dienstvereinbarung auf weitere Rechtsnormen oder Dienstvereinbarungen Bezug genommen wird, müssen diese allerdings nicht wiederholt oder als Anlage beigefügt werden. Eine dynamische Blankettverwei...