Jansen, SGB IV § 110a Aufbewahrungspflicht / 2 Rechtspraxis

2.1 Grundsätze ordnungsmäßiger Aufbewahrung (Abs. 1)

2.1.1 Von der Vorschrift erfasste Unterlagen

Rz. 5

Nach Abs. 1 bezieht sich die Aufbewahrungspflicht auf die Unterlagen des Leistungsträgers, die für seine öffentlich-rechtliche Verwaltungstätigkeit, insbesondere für die Durchführung eines Verwaltungsverfahrens oder für die Feststellung einer Leistung, erforderlich sind. Diese Unterlagen sind nach den Grundätzen ordnungsmäßiger Aufbewahrung aufzubewahren.

Erforderlich in diesem Sinne sind solche Unterlagen, bei denen es um den eigentlichen Zweck der Verwaltungstätigkeit geht, z. B. um die Bewilligung einer Sozialleistung. Bei den RV-Trägern gliedern sich diese Unterlagen üblicherweise in einen Versicherungsteil, einen Verwaltungsteil, einen Rechnungs- und Zahlungsteil sowie einen medizinischen Teil.

Nicht erfasst von der Regelung sind dagegen etwa Unterlagen für das interne Rechnungswesen, Personalunterlagen und sonstige Geschäftsunterlagen. (vgl. BT-Drs. 14/9000 S. 46 zu § 110a Abs. 1). Damit nach bestandskräftigem Abschluss des Verwaltungsverfahrens die Aufbewahrungsfrist nicht endet, bestimmt § 110c weitere Aufbewahrungsfristen.

2.1.2 Zu beachtende Grundsätze

Rz. 6

Wenn das Gesetz für die Behandlung der Unterlagen auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Aufbewahrung verweist, so verwendet es damit einen sog. unbestimmten Rechtsbegriff, überlässt es also der Rechtspraxis und der Rechtsprechung, den Begriff exakt auszuformen.,

Rz. 7

Die Art und Weise, wie der Begriff der Grundsätze ordnungsmäßiger Aufbewahrung von der Rechtspraxis auszuformen ist, ist Teil des Auftrags, den § 110c Abs. 1 den Spitzenverbänden der Träger der Sozialversicherung gibt. Sie sollen hiernach durch Vereinbarung das Nähere u. a. zu dem Begriff der ordnungsmäßigen Aufbewahrung erarbeiten. Die Vereinbarung soll sich auch auf die Voraussetzungen der Rückgabe und Vernichtung von Unterlagen sowie deren Aufbewahrungsfristen erstrecken. Derartige – im Wege der Vereinbarung zustande gekommene – Regelungen haben nach § 110c Abs. 1 Vorrang. Eigene Kriterien zur ordnungsmäßigen Aufbewahrung gibt das Gesetz in § 110a Abs. 2 Satz 2. Diese Vorschrift regelt die Voraussetzungen für die alternativ mögliche Aufbewahrung von Unterlagen auf dauerhaften Datenträgern (vgl. dazu 2.2). Im Übrigen heißt es etwa in der Gesetzesbegründung, die Grundsätze der ordnungsmäßigen Aufbewahrung orientierten sich an der Bedeutung der zur Aufbewahrung bestimmten Unterlagen (BT-Drs. 14/9000 S. 47 zu § 110a Abs. 2).

2.2 Dauerhafte Datenträger als Alternative zur Aktenverwahrung (Abs. 2)

Rz. 8

Die Regelung nach Abs. 2 bietet der Verwaltung die Möglichkeit (nicht die Verpflichtung), anstelle der herkömmlichen Archivierung der Akten die Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen dauerhaften Datenträgern vorzunehmen (Abs. 2 Satz 1).

Bildträger in diesem Sinne sind etwa Mikrofilme, Mikrofiches, Jakets und Rollfilme. Unter den anderen dauerhaften Datenträgern sind Speichermedien, deren Inhalt wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand geändert oder gelöscht werden kann.

Rz. 9

Bei dieser Aufbewahrung sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten (Abs. 2 Satz 1); im Übrigen ist "nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Aufbewahrung" Folgendes sicherzustellen (Abs. 2 Satz 2):

• die bildliche und inhaltliche Übereinstimmung mit der schriftlichen Unterlage, die den Daten zugrunde liegt. Der Nachweis ist aufgrund der Gesetzesänderung zum 1.1.2016 in Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a nicht mehr nötig, da die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 7 EGovG nicht mehr erforderlich ist (BR-Drs. 541/14 S. 37).
• Die dauerhafte Verfügbarkeit der Wiedergabe der Daten auf einem Bildträger oder einem anderen dauerhaften Datenträger muss während der Dauer der Aufbewahrungsfristen ständig gegeben sein. Die Daten müssen unverzüglich bildlich und inhaltlich unverändert lesbar gemacht werden können (Nr. 1 Buchst. b). Das ist insbesondere im Hinblick auf das Recht auf Akteneinsicht wichtig (vgl. Abs. 3);
• die bildliche und inhaltliche Übereinstimmung der Ausdrucke und sonstigen Reproduktionen (Nr. 2). Auch diese Nicht-Originale müssen mit der ursprünglichen schriftlichen Unterlage übereinstimmen;
• die Subsidiarität der Verwendung von Abdrucken zur Herstellung der Wiedergabe (Nr. 3). Abdrücke der zugrunde liegenden Unterlage dürfen anstelle der ursprünglichen Unterlage nur dann die Grundlage der Reproduktion bilden, wenn die dem Abdruck zugrunde liegende Unterlage selbst nicht mehr vorhanden ist.

Rz. 10

Der Wortlaut der Regelungen zu Abs. 2 Satz 1 und 2 trifft – streng genommen – nicht auf die Reproduktion von Unterlagen zu, die auf einem maschinell verwertbaren Datenträger hergestellt worden sind, während keine Unterlagen vorhanden sind, die dem zugrunde gelegen hätten. Hierzu gehören im Bereich der RV insbesondere maschinell erstellte Bescheide, die über Großrechneranlagen an Versicherte und Rentner übersandt werden. Die Regelung in Satz 3 stellt jedoch ausdrücklich klar, dass die Sätze 1 und 2 in solchen Fällen ebenfalls anwendbar sind. Eine bildliche Übereinstimmung der Wiedergabe auf einem Datenträger mit der erstmals erste...