Leistungsbewertung und Zielvereinbarung im Mitarbeiterge ... / 4.2 Die Rahmenbedingungen des Gesprächs aktiv gestalten

Sowohl Zielvereinbarungsgespräche als auch die verschiedenen Arten von Gesprächen zur systematischen Leistungsbewertung sollten im Vorfeld zeitlich und bezüglich des Orts vereinbart werden. Im Regelfall werden sie im Raum der Führungskraft oder in einem neutralen Raum (Besprechungszimmer) geführt. Die Gesprächssituation sollte störungsfrei sein (z. B. ohne Telefonklingeln).

Günstig ist es, das Gespräch nicht am Schreibtisch zu führen, sondern an einem Besprechungstisch. Männer empfinden dabei meistens eine gegenüberliegende Sitzposition als eher konfliktfördernd. Bei Frauen ist dies uneinheitlich. Oft wird eine Sitzposition gewählt, bei der man an einem viereckigen Tisch im rechten Winkel zueinander sitzt.

Die eigene Körperhaltung kann einerseits der Körperhaltung des Mitarbeiters angepasst sein, sollte aber gleichzeitig einen entsprechenden Grad an Offenheit vermitteln (z. B. keine verschränkten Arme). Blickkontakt sollte während des Gesprächs in angemessener Form immer wieder vorhanden sein. Die Mimik darf situationsangemessen und freundlich sein ("Lächelnd kommt man besser durchs Leben") und gleichzeitig der Ernsthaftigkeit des Besprechungsgegenstands entsprechen.

Im eigenen Gesprächsverhalten ist es wichtig, sehr sachlich vorzugehen, solange man den Eindruck hat, dass der Mitarbeiter die Sachinformation aufnimmt. Nimmt man Signale wahr, dass der Mitarbeiter negativ emotional berührt ist, ist es wichtig, im Gespräch selbst auf die Atmosphäre einzugehen. Erst wenn die Irritation wieder behoben ist, geht man zur sachlich-präzisen Gesprächsführung zurück.

Wenn also Irritationen im Gespräch selbst wahrgenommen werden (z. B. Blick des Mitarbeiters zum Fenster hinaus während des Gesprächs), so ist es wichtig, diese Irritation direkt anzusprechen. Nur dadurch kann man ihr auf die Spur kommen und sie gleichzeitig beheben, um anschließend wieder sachlich fortzufahren. (Beispiel: "Sie schauen gerade zum Fenster hinaus. Ich bin mir unsicher, was dies bedeutet?")

Das Zielvereinbarungs- oder Eröffnungs- und Fördergespräch sollte kein Monolog sein, sondern die Redeanteile sollten in gewisser Weise ausgeglichen sein. Es dreht sich also nicht um die Verkündung einer Verurteilung, sondern um das Besprechen einer Leistungsbewertung, und auf der anderen Seite nicht um die Verkündung einer Zielvorgabe, sondern um das gemeinsame Vereinbaren eines Ziels.

Praxis-Tipp

• Eine Woche vorher das Gespräch vereinbaren
• Einen störungsfreien Ort vereinbaren
• Das Gespräch am Besprechungstisch führen
• Eine offene Körperhaltung zeigen
• Ggf. eigene Körperhaltung der Körperhaltung des Mitarbeiters anpassen
• Blickkontakt angemessen halten
• Die eigene Mimik "freundlich" aussteuern
• Störungen im Gespräch ernst nehmen
• Irritationen im Gespräch direkt ansprechen
• Auf eine ungefähr ausgeglichene Verteilung der Redeanteile achten