1 Grundlagen des Lohnsteuerabzugs
Dem Lohnsteuerabzug unterliegt grundsätzlich jeder von einem inländischen Arbeitgeber gezahlte Arbeitslohn. Die regelmäßigen Zahlungen, die der Arbeitgeber leistet, sind laufender Arbeitslohn. Grundlagen für den Lohnsteuerabzug vom laufenden Arbeitslohn sind
- die individuellen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (u. a. Steuerklasse, Kinderfreibetrag) sowie
- eine nach amtlichem Programmablaufplan erstellte Software zur maschinellen Berechnung der einzubehaltenden Lohnsteuer oder alternativ die nach amtlichen Vorgaben des Bundesfinanzministeriums erstellten Monats-, Wochen- und Tages-Lohnsteuertabellen.
Die Lohnsteuer für den laufenden Arbeitslohn kann auch nach dem voraussichtlichen Jahresarbeitslohn berechnet werden (sog. permanenter Lohnsteuer-Jahresausgleich).
Arbeitslohn, der nicht als laufender Arbeitslohn gezahlt wird (sonstiger Bezug), wird in dem Kalenderjahr bezogen, in dem er dem Arbeitnehmer zufließt.
2 Erhebungszeitraum ist das Kalenderjahr
Der Erhebungszeitraum – also der Zeitraum, für den die Lohnsteuer insgesamt abgeführt werden muss – ist das Kalenderjahr. Die Jahreslohnsteuer stellt grundsätzlich die endgültige Steuerschuld des Arbeitnehmers dar. Weil sie sich nach dem im Kalenderjahr bezogenen Arbeitslohn bemisst, hat die bei der Lohnzahlung einbehaltene Lohnsteuer nur vorläufigen Charakter.
Eventuell zu viel einbehaltene Lohnsteuer wird dem Arbeitnehmer entweder im Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber oder im Rahmen einer Einkommensteuerveranlagung durch das Finanzamt erstattet.
3 Änderungsverpflichtung des Arbeitgebers
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, bis zur Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung den Lohnsteuerabzug bei der jeweils nächstfolgenden Lohnzahlung zu ändern, wenn er erkennt, dass er die Lohnsteuer bisher nicht vorschriftsmäßig einbehalten hat, oder die Lohnsteuer sich durch eine rückwirkende Gesetzesänderung ändert.
Art und Weise ist nicht zwingend festgelegt. Sie kann durch eine
- Neuberechnung zurückliegender Lohnzahlungszeiträume,
- Differenzberechnung für diese Lohnzahlungszeiträume oder
- Erstattung im Rahmen der Berechnung der Lohnsteuer für einen demnächst fälligen sonstigen Bezug (bzw. Einmalzahlung)
erfolgen. Eine Verpflichtung zur Neuberechnung scheidet aus, wenn z. B. der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber keinen Arbeitslohn mehr bezieht oder wenn die Lohnsteuerbescheinigung bereits übermittelt oder ausgeschrieben worden ist.
Geänderte Programmablaufpläne für Dezember 2024
Im Jahr 2024 waren infolge geänderter Programmablaufpläne rückwirkende Änderungen des Lohnsteuerabzugs erforderlich. Spätestens seit April 2024 sind geänderte Lohnsteuertabellen und -programme anzuwenden. Der in den Monaten bis zur Anwendung der Programmablaufpläne vorgenommene Lohnsteuerabzug war vom Arbeitgeber i. d. R. zu korrigieren.
Mit einer weiteren Anhebung des in den Lohn- und Einkommensteuertarif integrierten Grundfreibetrags auf 11.784 EUR soll die steuerliche Freistellung des Existenzminimums für das Jahr 2024 endgültig sichergestellt werden. Für die Berücksichtigung im Lohnsteuerabzugsverfahren ist – abweichend vom vorstehend beschriebenen Verfahren – eine Sonderlösung vorgesehen. Die lohnsteuerliche Berücksichtigung der weiteren steuerlichen Entlastung für 2024 erfolgt ausschließlich bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung für Dezember 2024. Es wurden von der Finanzverwaltung bereits gesonderte Programmablaufpläne aufgestellt, die dies berücksichtigen. Die Lohnsteuerberechnungen für die Lohnabrechnungszeiträume Januar bis November 2024 bleiben damit unverändert.
Der Arbeitgeber ist zu nachträglichen Änderungen berechtigt, wenn ihm elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) zum Abruf zur Verfügung gestellt werden oder der Mitarbeiter eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug mit Eintragungen vorlegt, die auf einen vorherigen Zeitpunkt zurückwirken. In diesen Fällen kann der Lohnsteuerabzug zugunsten wie zuungunsten des Arbeitnehmers geändert werden.
Meldepflicht des Arbeitgebers
Verzichtet der Arbeitgeber auf die Änderung des Lohnsteuerabzugs, weil sie nachträglich zu einer höheren Lohnsteuer führen würde, hat er dies dem Finanzamt mitzuteilen. Kommt der Arbeitgeber dieser Anzeigepflicht nach, sichert er sich damit selbst ab: Er kann für die Lohnsteuernachforderung nicht mehr in Haftung genommen werden.
4 Lohnsteuertabellen/Lohnsteuertarif
4.1 Maschinelle Berechnung
Setzt der Arbeitgeber eine elektronische bzw. maschinelle Lohnabrechnung ein, ermittelt ein Berechnungsprogramm die Lohnsteuer. Für die maschinelle Lohnsteuerberechnung gibt das Bundesfinanzministerium mindestens einmal jährlich...