Mahlzeiten in der Entgeltabrechnung / 4 Lohnsteuerpauschalierung

4.1 Pauschsteuersatz von 25 %

Der dem Arbeitnehmer durch die kostenlose oder verbilligte Abgabe von Mahlzeiten im Betrieb oder durch die Zahlung von Essenszuschüssen entstehende Vorteil gehört zum Arbeitslohn im Lohnsteuerrecht und damit auch zum Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung. Ein Vorteil entsteht grundsätzlich nur, wenn der Arbeitnehmer für die Mahlzeit einen Betrag zahlt, der unter dem dafür maßgebenden amtlichen Sachbezugswert liegt.

Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer für den Wert der kostenlos oder verbilligt überlassenen Mahlzeit oder für den gezahlten Essenszuschuss pauschal erheben, wenn die Mahlzeiten nicht als Lohnbestandteile vereinbart sind. Für die Pauschalbesteuerung des geldwerten Vorteils, der durch die kostenlos oder verbilligt erhaltene Mahlzeit innerhalb oder außerhalb des Betriebs entsteht, gilt ein Pauschsteuersatz von 25 %.

Wichtig

Pauschalbesteuerung nur für arbeitstägliche Mahlzeiten

Dieser pauschale Steuersatz setzt die Ausgabe arbeitstäglicher Mahlzeiten im Betrieb voraus; deshalb ist eine Pauschalbesteuerung der Sachbezugswerte für vom Arbeitgeber veranlasste Mahlzeiten auf beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten nach dieser Vorschrift nicht möglich.^[1]

Erhält der Arbeitnehmer zusätzlich zum Arbeitslohn arbeitstäglich mehrere Mahlzeiten, bleibt die Pauschalbesteuerung zulässig. Bei kostenlosen oder verbilligten Mahlzeiten ist der Pauschsteuersatz auf den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit, ggf. vermindert um den vom Arbeitnehmer gezahlten Essenspreis, anzuwenden.

Mahlzeiten außerhalb des Betriebs

Erhält der Arbeitnehmer Essenmarken zum Bezug von Mahlzeiten außerhalb des Betriebs, ist die Pauschalbesteuerung mit 25 % nur zulässig, wenn für die Essenmarke der amtliche Sachbezugswert anzusetzen ist. Deshalb können in 2024 Essenmarken zur Einlösung in einer Gaststätte oder einer vergleichbaren Einrichtung mit einem Verrechnungswert über 5,27 EUR für ein Frühstück bzw. 7,23 EUR für ein Mittag- oder Abendessen (Sachbezugswert jeweils zuzüglich 3,10 EUR) nicht mit 25 % pauschal besteuert werden.

[1] S. Abschn. 5.2.

4.2 Durchschnittsberechnung bei Kantinenmahlzeiten

Bei Kantinenmahlzeiten kann der steuerpflichtige Vorteil anstatt einer Einzelermittlung auch mit dem Durchschnittswert pauschal versteuert werden. Die vereinfachte Berechnung erfolgt in folgenden Schritten:

• Ermittlung des durchschnittlichen Arbeitnehmer-Entgelts für die Mahlzeiten:

Gesamtentgelt für Mahlzeiten pro Lohnzahlungszeitraum	= Durchschnittsentgelt
Anzahl der Mahlzeiten

• Geldwerter Vorteil:

Sachbezugswert/Mahlzeit abzgl. Durchschnittsentgelt

= geldwerter Vorteil pro Mahlzeit

Da der lohnsteuerliche Sachbezug immer einen Bruttobetrag darstellt, der die Mehrwertsteuer umfasst, muss das Gesamtentgelt für Mahlzeiten ebenfalls brutto, also inkl. der Umsatzsteuer abgezogen werden. Der umsatzsteuerliche Nettoerlös der Kantine ist nicht maßgebend.

Praxis-Beispiel

Durchschnittsberechnung

Das Gesamtentgelt einer Kantine beträgt pro Monat 11.000 EUR bei 5.000 ausgegebenen Mittagsmahlzeiten.

Ermittlung Durchschnittsentgelt
11.000 EUR : 5.000 Mahlzeiten	2,20 EUR
Ermittlung geldwerter Vorteil
Sachbezugswert	4,13 EUR
Abzgl. Durchschnittsentgelt	- 2,20 EUR
Geldwerter Vorteil	1,93 EUR
Lohnsteuerpauschalierung mit 25 %
Anzahl der Mahlzeiten × geldwerter Vorteil je Mahlzeit (5.000 × 1,93 EUR)	9.650,00 EUR
Pauschale Lohnsteuer (25 % von 9.650 EUR)	2.412,50 EUR

Das Gesamtentgelt richtet sich nach dem Umsatz der Kasse, an der die Mahlzeiten, ggf. einschließlich zugehöriger Getränke, bezahlt werden. In die Berechnung des Entgelts dürfen nur die Umsätze einbezogen werden, die zur Mahlzeit zählen. Andere Warenabgaben, etwa die Abgabe von Süßigkeiten oder Zeitschriften, dürfen nicht in die Durchschnittsberechnung einbezogen werden. Ebenso bleibt der Umsatz reiner Getränkekassen außer Ansatz.

In die Durchschnittsberechnung darf das Entgelt für solche Mahlzeiten nicht einbezogen werden, die der Arbeitgeber nur einem Teil seiner Arbeitnehmer anbietet, z. B. in einem Vorstandskasino. Unterhält der Arbeitgeber mehrere Kantinen, muss der Durchschnittswert für jede Kantine gesondert ermittelt werden. Ist die Ermittlung des Durchschnittswertes wegen der Datenmenge besonders aufwendig, kann der Pauschalbesteuerung auch ein Durchschnittswert zugrunde gelegt werden, der für einen repräsentativen Zeitraum und bei einer Vielzahl von Kantinen für eine repräsentative Auswahl der Kantinen ermittelt worden ist.^[1]

[1] R 8.1 Abs. 7 Nr. 5 Satz 5 LStR.