Mindestlohn / 3.11 Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten

Der Gesetzgeber hat in § 17 Abs. 1 MiLoG erweiterte Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten geregelt. Bereits bisher gelten neben tarifvertraglichen bzw. arbeitsrechtlichen Aufzeichnungsvorschriften (z. B. § 2 Nachweisgesetz) für die Sozialversicherung Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers, mit denen die zutreffende Ermittlung des Arbeitsentgelts nachgewiesen werden muss (§ 8 Beitragsverfahrensordnung, BVV).

Verschärft werden die Aufzeichnungspflichten für 2 Fallgruppen:

• für geringfügig und kurzfristig Beschäftigte (Verweis auf § 8 Abs. 1 SGB IV), unabhängig von der Branche des Arbeitgebers,

• sowie für Arbeitgeber in Wirtschaftszweigen/Wirtschaftsbereichen nach § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes.

  Folgende Branchen fallen unter § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes:

  1. Baugewerbe,
  2. Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
  3. Personenbeförderungsgewerbe,
  4. Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe,
  5. Schaustellergewerbe,
  6. Unternehmen der Forstwirtschaft,
  7. Gebäudereinigungsgewerbe,
  8. Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,
  9. Fleischwirtschaft,
  10. Prostitution
  11. im Wach-, und Sicherheitsgewerbe

In diesen Fällen müssen Aufzeichnungen über

• Beginn,
• Ende und
• Dauer der täglichen Arbeitszeit,
• nicht erforderlich: Dauer und Lage der Pausen,

geführt und bereitgehalten werden. Auch eine Frist schreibt § 17 MiLoG vor: Bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags müssen diese Unterlagen vorliegen.

Der Gesetzgeber sieht bei Verstößen gegen diese Aufzeichnungspflichten ein Bußgeld von bis zu 30.000 EUR vor, § 21 MiLoG.

Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben, wie die Dokumentation der Arbeitszeit zu erfolgen hat. So können diese Angaben z. B. in Papierform, elektronisch mithilfe von Excel oder auch über elektronische Zeiterfassungssysteme erfolgen. Es ist auch zulässig, die Aufzeichnungen handschriftlich vom Arbeitnehmer selbst durchführen zu lassen.

Erleichterungen der Aufzeichnungspflichten enthält die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV).

Die Melde- und Aufzeichnungspflichten nach dem MiLoG werden durch die MiLoDokV dahingehend eingeschränkt, dass sie nicht für Arbeitnehmer gelten,

• deren verstetigtes, regelmäßiges Monatsentgelt 4.319 EUR (brutto) überschreitet (bei der Ermittlung des verstetigten Monatsentgelts sind – ungeachtet ihrer Anrechenbarkeit auf den gesetzlichen Mindestlohnanspruch – sämtliche verstetigten monatlichen Zahlungen zu berücksichtigen) bzw.
• deren regelmäßiges verstetigtes Monatsentgelt 2.879 EUR (brutto) überschreitet, wenn der Arbeitgeber dieses Monatsentgelt für die letzten vollen 12 Monate nachweislich gezahlt hat; Zeiten ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt bleiben bei der Berechnung des Zeitraums von 12 Monaten unberücksichtigt.
• Diese Beträge gelten auch für Teilzeitbeschäftigte und werden nicht anteilig der Arbeitszeit gequotelt.

Die Melde- und Aufzeichnungspflichten werden durch die Verordnung auch insoweit eingeschränkt, dass sie nicht für im Betrieb arbeitende Ehegatten, Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers gelten, oder wenn der Arbeitgeber eine juristische Person oder eine rechtsfähige Personengesellschaft ist, des vertretungsberechtigten Organs der juristischen Person oder eines Mitglieds eines solchen Organs oder eines vertretungsberechtigten Gesellschafters der rechtsfähigen Personengesellschaft.

Gemäß § 1 Abs. 3 MiLoDokV muss der Arbeitgeber jedoch diejenigen Unterlagen im Inland in deutscher Sprache bereithalten, mit denen er nachweist, dass die vorbenannten Voraussetzungen hinsichtlich der Entgelthöhe gewahrt sind.

Weitere Erleichterungen gelten nach der Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) für Arbeitnehmer mit ausschließlich mobilen Tätigkeiten, denen keine Vorgaben zur konkreten täglichen Arbeitszeit gemacht werden und die ihre tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen. Darunter fallen u. a. Mitarbeiter der Zustellung von Briefen bzw. Paketen, der Abfallsammlung, der Straßenreinigung, des Winterdienstes oder auch der Personenbeförderung.

Diese verschärften Aufzeichnungsvorschriften machen es den Prüfern der Deutschen Rentenversicherung Bund leichter, die Einhaltung des Mindestlohns zu überwachen. Vor allem deutet das Fehlen derartiger Unterlagen darauf hin, dass der Arbeitgeber seinen Pflichten – arbeits- und sozialversicherungsrechtlich – zumindest grob fahrlässig nicht nachkommt. Das Fehlen derartiger Unterlagen, die im Falle einer Prüfung nach § 17 Abs. 2 Satz 2 MiLoG vorzulegen sind, ist nicht nur bußgeldbewehrt, sondern wird i. d. R. auch dazu führen, dass die Zollbehörde Anlass sieht, weitere Ermittlungen, z. B. durch die Befragung der betroffenen Arbeitnehmer anzustellen. Das kann insbesondere im Zusammenhang mit geringfügiger Beschäftigung nach § 8 Abs. 1 SGB IV dazu führen, dass die Zollbehörde und ihr nachfolgend die Deutsche Rentenversicherung zu dem Ergebnis kommt, dass die Geringfügigkeitsgrenzen überschritten sind und dass es sich daher um ein sozialvers...