Mitbestimmung/Mitwirkung / 2.4.3 Urlaubsplan, Festlegung der zeitlichen Lage des Urlaubs einzelner Beschäftigter

Das Mitbestimmungsrecht nach § 75 Abs. 3 Nr. 3 BPersVG umfasst eine Beteiligung bei der Aufstellung des Urlaubsplans für die Dienststelle. Darüber hinaus regelt er ein Mitbestimmungsrecht für den Fall, dass sich der einzelne Arbeitnehmer nicht mit der Dienststelle auf die zeitliche Lage des Erholungsurlaubs einigen kann.

Die Regelung des Abs. 3 Nr. 3 umfasst nicht Fragen nach dem Entstehen des Urlaubsanspruchs oder dessen Umfangs. Beides ist im Fall der Beamten gesetzlich oder für die übrigen Beschäftigten tariflich geregelt und damit einem Mitbestimmungsverfahren nicht zugänglich.

Der Mitbestimmung gem. § 75 Abs. 3 Nr. 3 BPersVG unterliegt jedoch die zeitliche Lage des Urlaubs im Urlaubsjahr, falls hierüber in einem Urlaubsplan vorausschauende, generelle Regelungen für die Beschäftigten getroffen werden oder falls ein einzelner Beschäftigter in dieser Frage mit der Dienststelle keine Einigung erzielt und daher eine endgültige Festlegung durch die Dienststelle erfolgen soll.

Eine generelle, der Mitbestimmung unterliegende Urlaubsplanung kann auch vorliegen, wenn die Dienststelle die zeitliche Lage des Urlaubs aller Beschäftigten festlegt.

Praxis-Beispiel

Eine Stadtverwaltung trifft eine "Ferienregelung", in der sie die Urlaubstage ihrer in den städtischen Kindergärten Beschäftigten auf die Schließungszeiten der Kindergärten verrechnet, sodass den Bediensteten nur noch wenige Urlaubstage zur individuellen Verfügung verbleiben. Es handelt sich um einen mitbestimmungspflichtigen Urlaubsplan.^[1]

Eine mitbestimmungspflichtige Urlaubsplanung liegt bereits dann vor, wenn die Dienststelle diesbezüglich allgemeine Grundsätze aufstellt, etwa Verfahrensregeln für die Urlaubsgewährung trifft (z. B. Auslegung von Urlaubslisten, Festlegung von Kriterien, nach denen bei kollidierenden Urlaubswünschen entschieden wird). Zumeist werden Urlaubslisten ausgelegt. Deren Ausgestaltung unterliegt ebenso der Mitbestimmung wie Zeit, Dauer und Ort der Auslegung. Ebenso sind Verfahren regelbar, die die konkrete Verteilung des Urlaubs bei Terminkollisionen einzelner Beschäftigter untereinander bestimmen oder gerechte Berücksichtigung aller Beschäftigten bei beliebten Urlaubszeiten (Brückentage, Weihnachten bis Neujahr) sichern.

Die Mitbestimmung ist nicht erforderlich bei formlosen Umfragen in einzelnen Abteilungen seitens der unmittelbaren Vorgesetzten, wenn diese lediglich der Vorabklärung der Urlaubswünsche der dort Beschäftigten dienen. Das Mitbestimmungsrecht besteht aber ab dem Moment, wenn diese Umfragen Bestandteil der generellen Urlaubsplanung werden. Auch ist eine von der Dienststelle aufgrund dienstlicher Notwendigkeiten angeordnete Urlaubssperre für bestimmte Zeiträume nicht Bestandteil des Urlaubsplans, sondern eine diesem zeitlich und sachlich vorausgehende mitbestimmungsfreie Organisationsmaßnahme.^[2]

Praxis-Beispiel

Eine Dienstvereinbarung "Urlaubsgrundsätze" ist nach sämtlichen Personalvertretungsgesetzen zulässig. Sie regelt, wie viel des Jahresurlaubs in welchen Zeiträumen verplant werden muss. Des Weiteren werden Mindestbesetzungen in den jeweiligen Bereichen und Abteilungen während der problematischen Zeiten, z. B. der Schulferien, festgelegt. Nur die über die Mindestbesetzung hinausgehende Mitarbeiterzahl kann in Urlaub gehen, unter Umständen beschränkt auf 14 Tage Dauer, unter Berücksichtigung von Präferenzen, z. B. für Eltern mit schulpflichtigen Kindern.

Einmal gewährter Urlaub kann nach der Rechtsprechung des BAG nicht widerrufen werden und ist damit unwirksam!^[3]

Praxis-Tipp

Die Dienstvereinbarung sollte deshalb ausdrücklich regeln, zu welchem Zeitpunkt der Urlaub rechtsverbindlich gewährt wird, z. B. 3 Wochen vor Beginn des geplanten Urlaubs. Üblich ist es in diesem Fall, dass der Arbeitgeber die Stornokosten des bereits zu Jahresbeginn gebuchten Urlaubs für den Arbeitnehmer und dessen Familie übernimmt.

Das Mitbestimmungsrecht für den Fall der Urlaubsfestsetzung gegenüber einzelnen Bediensteten bezieht sich nur auf den Erholungsurlaub; d. h., der Personalrat ist nicht zu beteiligen, falls in der Frage der Gewährung von Sonderurlaub Differenzen zwischen Dienststelle und einem Beschäftigten bestehen (vgl. aber für Beamte § 76 Abs. 1 Nr. 8 BPersVG).

[1] VGH BW, Beschluss v. 15.10.1991, 15 S 1934/90, Die Fundstelle 1992 Nr. 143.

[2] BVerwG, Beschluss v. 19.1.1993, 6 P 19.90, ZBR 1993 S. 184; zu beachten sind jedoch einige landesgesetzliche Regelungen, die die Urlaubssperre ausdrücklich der Mitbestimmung unterwerfen.

[3] BAG, Urteil v. 20.6.2000, 9 AZR 455/99.