Personalakte / 4.1.6 Datenschutz

Personalakten beinhalten sensible personenbezogene Daten. Der Arbeitgeber hat bei der Personalaktenführung auf die Belange des Datenschutzes und des Persönlichkeitsrechts des Beschäftigten Rücksicht zu nehmen und den Grundsatz der Vertraulichkeit zu wahren (siehe dazu auch Abschnitt 4.1.5). Die Vorschriften der DSGVO sowie des BDSG – insbesondere § 26 BDSG – sind zu beachten.

Personalakten sind durch den Arbeitgeber vertraulich zu behandeln und vor Einsichtnahme durch unberechtigte Personen zu schützen. Arbeitgeber sind aufgrund des Grundsatzes der Vertraulichkeit verpflichtet, geeignete Vorkehrungen zu treffen, um die Vertraulichkeit der Personalakte zu gewährleisten. Papierakten sind daher in abschließbaren Schränken oder Räumen zu verwahren, elektronisch geführte Daten sind durch geeignete Sicherheitsmaßnahmen wie z. B. Verschlüsselungsverfahren vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Der Kreis der Personen, die als Beauftragte des Arbeitgebers Einsicht in die Personalakten nehmen dürfen, muss so klein wie möglich gehalten werden^[1] . Einsicht in die Personalakten der Beschäftigten sollte nur denjenigen Beschäftigten des Arbeitgebers eingeräumt werden, die den Inhalt der Akten zur Entscheidungsfindung oder zur Bearbeitung von Personalangelegenheiten kennen müssen.

Hinweis

Zur Wahrung der Persönlichkeitsrechte des Beschäftigten sollte nur Beschäftigten des Arbeitgebers Zugriff auf die Personalakten eingeräumt werden, die den Inhalt der Akten zur Entscheidungsfindung oder zur Bearbeitung von Personalangelegenheiten kennen müssen. Hierzu gehören in der Regel die Dienststellenleitung, der Personalleiter und die Personalsachbearbeiter. Der unmittelbare Vorgesetzte insoweit, als er bestimmte Kenntnisse für eine verantwortungsvolle Personalführung benötigt. Dies hängt insbesondere davon ab, in welchem Umfang ihm die Personalführung delegiert wird. Kein eigenständiges Einsichtsrecht haben der Betriebsrat, der Personalrat und der Datenschutzbeauftragte.

Das bedeutet, dass insbesondere in großen Dienststellen nicht allen Beschäftigten in der Personalabteilung zwangsläufig Zugriff auf die (vollständigen) Personalakten aller Beschäftigten einzuräumen ist. Die Beschäftigten des Arbeitgebers, die im Rahmen ihrer Tätigkeit Zugriff auf die Personalakten haben, sind aufgrund § 3 Abs. 1 TVöD bzw. TV-L zur vertraulichen Behandlung verpflichtet. Einer besonderen Verpflichtung zur Verschwiegenheit durch den Arbeitgeber bedarf es daher nicht. Dies gilt auch über das Ende der Beschäftigung hinaus.

Praxis-Tipp

Der Arbeitgeber hat auch für die vertrauliche Behandlung der beauftragten Beschäftigten Sorge zu tragen. Es empfiehlt sich daher, diese regelmäßig über den Grundsatz der Vertraulichkeit zu belehren und Nachweis darüber zu führen. Die Verpflichtung zur vertraulichen Behandlung aller in den Personalakten befindlichen Vorgänge ergibt sich aus § 3 Abs. 1 TVöD bzw. TV-L, einer gesonderten Verpflichtung der Beschäftigten bedarf es daher nicht.

Dritten darf der Arbeitgeber nur dann Einsicht in Personalakten gewähren, wenn eine gesetzliche Regelung dies erlaubt oder der Beschäftigte der Einsichtnahme zustimmt^[2] . Bei Dritten handelt es sich sowohl um betriebsfremde Personen als auch um Personen oder Organe, die der Dienststelle angehören (z. B. Personal-/Betriebsrat). Zur Einsichtnahme durch Dritte siehe auch Abschnitt 5.3.

Sofern sich in der Personalakte besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO befinden, sind diese gesondert zu schützen. In der Praxis betrifft dies regelmäßig Gesundheitsdaten des Beschäftigten. Der Arbeitgeber darf diese Daten zwar aufbewahren, sofern gesundheitliche Einschränkungen des Beschäftigten einen Bezug zur ausgeübten Tätigkeit darstellen, er darf sie jedoch nicht ungeschützt in die Personalakte ablegen. Sie sind gegen zufällige Kenntnisnahme zu schützen. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts sind die Interessen des Beschäftigten durch Aufbewahrung der Gesundheitsdaten in einem verschlossenen Umschlag und beschränktem Einsichtsrecht von Personalleiter und stellvertretendem Personalleiter ausreichend gewahrt^[3] . Bezogen auf Gesundheitsdaten schreibt auch § 22 Abs. 2 BDSG angemessene und spezifische Maßnahmen zur Wahrung der Interessen der betroffenen Person vor.

Soweit besondere Rechtsvorschriften des Bundes auf personenbezogene Daten anzuwenden sind, gehen sie gemäß § 1 Abs. 2 BDSG den Vorschriften des BDSG vor. Rechtsvorschriften i. S. d. § 1 Abs. 2 BDSG sind neben Gesetzen im formellen Sinne, z. B. § 83 BetrVG, auch Rechtsverordnungen und Satzungen. Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen fallen nicht unter die Vorrangregelung. Hinsichtlich der Personalaktenführung ist eine derart vorrangige Regelung § 50 BeamtStG. Danach ist die Personalakte vertraulich zu behandeln. Personalaktendaten dürfen nur für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verwendet werden, es sei denn, der Beamte willigt in die anderweitige Verwendung ein. Entsprechende Regelungen sind in ...