Die Einberufung der Personalversammlung ist Aufgabe des Personalrats. Ihr zugrunde liegt ein Beschluss des Personalratsgremiums über Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit), Art (außerordentlich oder ordentlich, Teil- oder Vollversammlung) nach vorheriger Beratung in einer Personalratssitzung. Anderes gilt nur in den Fällen des § 59 Abs. 2 oder § 59 Abs. 3 BPersVG.
Gleiches gilt für die Festsetzung der Tagesordnung für die Personalversammlung. Die Grenzen für behandlungsfähige Themen zieht § 61 BPersVG. Geeignete Tagesordnungspunkte können nur solche sein, die die Beschäftigten oder die Dienststelle unmittelbar betreffen.[1] Partei- oder gewerkschaftspolitische Themen sind auf der Personalversammlung unzulässig. Werden diese dennoch behandelt, ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, diese Zeiten als Arbeitszeit zu werten.
Die Personalversammlung wird vom Personalratsvorsitzenden in nichtöffentlicher Sitzung geleitet. Teilnahmeberechtigt ist der in § 57 und § 58 Abs. 2 BPersVG genannte Personenkreis.
Personalversammlungen finden grundsätzlich während der Arbeitszeit statt. Besondere Vorschriften bezüglich der Einberufung der Versammlung (Form, Frist) gibt es nicht. Der Vorsitzende des Personalrats hat jedoch sicherzustellen, dass alle Beschäftigten rechtzeitig und unter Angabe der Tagesordnung geladen werden.
Außerhalb der Arbeitszeit finden Personalversammlungen nur dann statt, wenn die dienstlichen Verhältnisse dies nicht erlauben (§ 60 Abs. 1 und Abs. 2 BPersVG). Gleiches gilt für die von mindestens 25 % der Beschäftigten oder gewerkschaftlich veranlassten Personalversammlungen. Wobei auch hier nach Vereinbarung mit der Dienststellenleitung eine Lage während der Arbeitszeit festgelegt werden kann.
Eine Teilnahmepflicht der Beschäftigten zu den Personalversammlungen besteht nicht. Nimmt der Beschäftigte teil, ist ihm die Zeit so gutzuschreiben, als hätte er gearbeitet. Finden Personalversammlungen wegen dienstlicher Erfordernisse außerhalb der Arbeitszeit statt, ist den Teilnehmern in gleichem Maße Dienstbefreiung zu gewähren.
Zeiten, in denen auf der Personalversammlung Themen erörtert werden, die nicht den erforderlichen Bezug zur Dienststelle oder deren Beschäftigten haben (z. B. allgemeine partei- oder gewerkschaftspolitische Themen), ist die Dienststellenleitung nicht verpflichtet zu vergüten bzw. auszugleichen.
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