In den öffentlichen Verwaltungen und Betrieben des Bundes, der Länder, der Gemeinden, der Landkreise und der sonstigen Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts sowie in den Gerichten werden Personalvertretungen gebildet. Für die Verwaltungen, Betriebe und Gerichte des Bundes sowie die bundesunmittelbaren Körperschaften, Anstalten und Stiftungen (z. B. Bundesanstalt für Arbeit) enthält das Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG) die rechtlichen Grundlagen. Die Landespersonalvertretungsgesetze regeln das Personalvertretungsrecht für die Verwaltungen und Betriebe der Bundesländer, Landkreise und Gemeinden, für diesonstigen, der Rechtsaufsicht der Länder unterstehenden Körperschaften, Anstalten und Stiftungen sowie für die Ländergerichte. Dagegen werden auch in Betrieben der öffentlichen Verwaltung, die in privatrechtlicher Form, z. B. als GmbH oder AG geführt werden (z. B. die Verkehrsbetriebe GmbH einer Großstadt), Betriebsräte gewählt. Rechtliche Grundlage hierfür ist wie in der Privatwirtschaft das Betriebsverfassungsgesetz.
Grundlage der Erläuterungen im BAT Office sind die Regelungen des Bundespersonalvertretungsgesetzes. Es stimmt mit den Landespersonalvertretungsgesetzen weitgehend überein.
Das BPersVG gilt für alle in den Dienststellen des öffentlichen Dienstes Beschäftigten. Nur Beschäftigte können wählen bzw. sich zur Wahl stellen, nur bezüglich ihrer Dienstverhältnisse sind der Personalvertretung Beteiligungsrechte eingeräumt. Beschäftigte ist der Oberbegriff für alle unter das BPersVG fallenden Beamten, Angestellten und Arbeiter des öffentlichen Dienstes. Hierzu zählen auch die zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigten. Auf Richter findet das BPersVG nur in Ausnahmefällen Anwendung (vgl. näher § 4 BPersVG).
Gemeinsame Merkmale aller Beschäftigten sind die soziale und persönliche Abhängigkeit vom Dienstherrn und die Eingliederung in die Organisation der Dienststelle. Für die Zugehörigkeit zum Beschäftigtenkreis ist der formale Status als Beschäftigter maßgebend. Auf die nähere Ausgestaltung des Dienstverhältnisses kommt es dagegen nicht an. Es spielt also grundsätzlich keine Rolle, ob ein Arbeitnehmer befristet oder unbefristet, als Voll- oder als Teilzeitkraft beschäftigt wird. Nur dann, wenn ganz kurzfristige Aushilfstätigkeiten ausgeübt werden, die ersichtlich zu keiner betrieblichen und sozialen Bindung an die Dienststelle führen, fehlt mangels Eingliederung in die Dienststelle die Beschäftigteneigenschaft. Dies ist nach der Rechtsprechung des BVerwG bei längstens auf zwei Monate befristeten Aushilfstätigkeiten der Fall.
Gruppen der Beschäftigten
Unter den Beschäftigten bilden die Beamten, Angestellten und Arbeiter je eine eigene Gruppe, wobei jede Gruppe grundsätzlich im Personalrat vertreten sein muß (§§ 5, 17 Abs. 1 BPersVG). Sinn dieses Gruppenprinzips ist der Minderheitenschutz: Keine Beschäftigtengruppe soll bei der Wahrnehmung ihrer jeweiligen Interessen durch andere Gruppen bevormundet werden können.