Eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Dienststelle und Personalrat ist auf Dauer nur möglich, wenn der Beschäftigtenvertretung alle Informationen an die Hand gegeben werden, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigt. Die Dienststelle hat aus diesem Grund die Pflicht, den Personalrat zur Durchführung seiner Aufgaben rechtzeitig und umfassend zu unterrichten (§ 68 Abs. 2 BPersVG). Die Informationspflicht besteht also insoweit, wie der Personalrat diese Informationen zur Erfüllung einer ihm nach dem Personalvertretungsgesetz übertragenen Aufgabe benötigt. Hierfür kommen insbesondere die im allgemeinen Aufgabenkatalog des § 68 BPersVG (allgemeines Initiativrecht, Wächteramt, Beschwerdestelle) und die in den speziellen Beteiligungsvorschriften (§§ 75 ff. BPersVG) aufgeführten Aufgaben in Betracht. Der Personalrat ist kein dem Rechnungshof oder einer Aufsichtsbehörde vergleichbares Kontrollorgan; seinem Informationsverlangen muß stets ein konkreter Bezug zu einer bestimmten Aufgabe zugrunde liegen.
Der Personalrat hat keinen Anspruch darauf, daß ihm die Dienststelle eine Liste aller schwangeren Beschäftigten zur Verfügung stellt und ständig aktualisiert. Eine dahingehende Informationspflicht läßt sich auch nicht aus dem Wächteramt (§ 68 Abs. 1 Nr. 2 BPersVG) mit der Begründung ableiten, der Personalrat habe die Einhaltung der Schutzvorschriften des Mutterschutzgesetzes zu überwachen.
Die Dienststelle muss den Personalrat – schriftlich oder mündlich – so rechtzeitig informieren, dass dieser noch genügend Zeit hat, die Angelegenheit in einer Personalratssitzung gründlich zu beraten und darüber zu beschließen. Zwar setzt in Mitbestimmungs- und Mitwirkungsfällen die Unterrichtungspflicht grundsätzlich erst ein, wenn die Dienststelle beabsichtigt, eine bestimmte beteiligungspflichtige Maßnahme durchzuführen (vgl. §§ 69 Abs. 2 Satz 1, 72 Abs. 1 Satz 1 BPersVG). Andererseits muß jedoch die geplante Maßnahme noch gestaltungsfähig sein; es dürfen also nicht bereits vollendete Tatsachen geschaffen sein. Gerade bei komplexen organisatorischen Angelegenheiten wird die Information schon nach Abschluß von Vorüberlegungen der Dienststelle, also zu Beginn der konkreten Planungsphase erfolgen müssen. Auch wenn es das Gesetz nicht vorsieht, kann es sich bei umfangreichen Maßnahmen empfehlen, bereits vor dem offiziellen Beteiligungsverfahren informelle Gespräche mit der Personalvertretung zu führen.
Die Dienststelle muss den Personalrat umfassend informieren. Die Unterrichtung muss also so vollständig sein, dass der Personalrat die ihm jeweils obliegende Aufgabe (z. B. Mitbestimmung bei einer Einstellung, Mitwirkung bei einer ordentlichen Kündigung) auch korrekt wahrnehmen kann. Dies bedeutet, dass der Personalrat grundsätzlich denselben Informationsstand haben muss wie ihn die Dienststelle besitzt.
Der Lauf der Äußerungsfristen des Personalrats im Mitbestimmungsverfahren (z. B. die Frist von zehn Arbeitstagen des § 69 Abs. 2 Satz 3 BPersVG) setzt dessen ordnungsgemäße Unterrichtung voraus. Werden dem Personalrat also die erforderlichen Informationen und Unterlagen vorenthalten, so beginnt die Äußerungsfrist nicht zu laufen, kann also auch nicht ablaufen.
Zur Durchführung seiner Aufgaben hat der Personalrat einen Anspruch auf Vorlage der erforderlichen Unterlagen (§ 68 Abs. 2 Satz 2 BPersVG). Ihm sind grundsätzlich dieselben Entscheidungsmaterialien zugänglich zu machen, die die Dienststelle für ihre Meinungsbildung benutzt hat. Vorlage der Unterlagen heißt jedoch nicht zwingend Aushändigung bzw. Überlassung; häufig wird die Gewährung von Einsicht ausreichen. Welche Unterlagen im Einzelfall vorzulegen sind, richtet sich nach dem jeweiligen Beteiligungsrecht.
Vorzulegen sind
- bei Einstellung eines Beschäftigten die vollständigen Bewerbungsunterlagen aller Bewerber
- Personalbewirtschaftungslisten (= Stellenbesetzungsübersichten) für Beamte, Angestellte und Arbeiter
- Bruttolohn- und Gehaltslisten
Nicht vorzulegen sind
- Unterlagen, Entwürfe, die der verwaltungsinternen Vorbereitung einer beabsichtigten Maßnahme der Dienstelle dienen
- dienstliche Beurteilungen der Beschäftigten; sie sind Teil der Personalakten (siehe unten)
Mit Rücksicht auf das Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten dürfen Personalakten nur mit seiner Zustimmung und nur von den von ihm bestimmten Personalratsmitgliedern eingesehen werden (§ 68 Abs. 2 Satz 3 BPersVG). Der Personalrat kann jedoch von der Dienststelle Auskunft über den wesentlichen Inhalt der Personalakten beanspruchen, soweit er diese zur sachdienlichen Information in einer Beteiligungsangelegenheit benötigt.
Die Pflicht zur umfassenden Information gibt der Personalvertretung kein Recht zur Teilnahme an Vorstellungs- und Auswahlgesprächen etwa bei der Einstellung von Bewerbern oder bei der Versetzung von Beschäftigten. Begründet wird diese Auffassung damit, daß diese Gespräche Teil des internen Willensbildungsprozesses der zuständ...