Praxis-Beispiele: Berufskraftfahrer / 1 Spesenberechnung, Ladetätigkeit

Sachverhalt

Ein Berufskraftfahrer ist bei einer Lebensmittelkette angestellt und fährt ausschließlich im Nahverkehr. Täglich beliefert er mehrere Filialen seines Arbeitgebers und verschiedene Kunden. Je nach betrieblicher Notwendigkeit werden die Abladestellen unterschiedlich angefahren. Zusätzlich müssen am Betriebshof kleine notwendige Wartungs- und Pflegearbeiten am Fahrzeug durchgeführt werden.

Er übernimmt hierfür

• arbeitstäglich um 6:00 Uhr am Betriebshof des Arbeitgebers seinen Lkw und
• kehrt nach Beendigung seiner Fahrtätigkeit um 15:00 Uhr an die betriebliche Einrichtung seines Arbeitgebers zurück, um den Lkw dort abzustellen. Hier muss er den Lkw betanken und unregelmäßig kleine Wartungsarbeiten vornehmen, z. B. den Ölstand kontrollieren, die Scheiben putzen, das Fahrzeug reinigen oder den Luftdruck prüfen.

Da keine erste Tätigkeitsstätte vorliegt, hat der Arbeitgeber durch eine dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung bestimmt, dass der Arbeitnehmer sich arbeitstäglich an einem festgelegten Ort (Betriebshof) einfinden soll, um von dort seine berufliche Tätigkeit aufzunehmen. Der Betriebshof erfüllt nicht die Kriterien für eine erste Tätigkeitsstätte.

Die An- und Abfahrt zur Wohnung betragen jeweils 30 Minuten.

Können dem Fahrer für diese Tätigkeit steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen (Spesen) ausbezahlt werden?

Ergebnis

Das Abholen sowie die Wartung und Pflege des Fahrzeugs, als Hilfs- und Nebentätigkeiten, führen nicht zu einer ersten Tätigkeitsstätte am Betriebssitz. Bei dem Betriebssitz handelt es sich um einen Sammelpunkt. Etwas anderes gilt nur, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Betriebssitz arbeitsrechtlich als erste Tätigkeitsstätte zuordnet.

Der Berufskraftfahrer ist täglich 10 Stunden, und damit mehr als 8 Stunden beruflich von seiner Wohnung abwesend (9 Stunden Fahrtätigkeit zzgl. Zeiten für Wartungs- und Pflegearbeiten und je 30 Minuten für An- und Abreise). Die berufliche Tätigkeit erfolgt auf einem Fahrzeug. Für die Berechnung der steuerfreien Verpflegungsmehraufwendungen ist die Abwesenheitszeit von der Wohnung entscheidend. Die Abwesenheitszeiten des Arbeitnehmers vom Betriebshof sind unmaßgeblich.

• Die steuerlich zulässigen Verpflegungsmehraufwendungen betragen 14 EUR, wenn der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als 8 Stunden tätig wird. Diese Pauschalen kann der Arbeitgeber steuerfrei zahlen. Erfolgt keine Erstattung durch den Arbeitgeber, muss der Arbeitnehmer alternativ diese Pauschalen in seiner persönlichen Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen, damit die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei bleiben. Höhere, durch Einzelnachweise belegte Kosten sind steuerlich unbeachtlich, abzugsfähig bleiben lediglich die Pauschalen.

Für die Fahrten von der Wohnung zum Sammelpunkt kann lediglich die Entfernungspauschale als Werbungskosten berücksichtigt werden. Bus- oder Lkw-Fahrer haben regelmäßig keine erste Tätigkeitsstätte. Wenn dauerhaft und typischerweise arbeitstäglich ein vom Arbeitgeber festgelegter Ort aufgesucht werden soll, werden die Fahrten von der Wohnung zu diesem Ort/Sammelpunkt gleich behandelt mit den Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte.

Wie bei allen Arbeitnehmern ist ein steuerfreier Arbeitgeberersatz auch in diesem Fall nicht zulässig. Werden seitens des Arbeitsgebers Erstattungen vorgenommen, müssen diese pauschal oder individuell nach den ELStAM lohnversteuert werden. Zusätzlich fallen bei der individuellen Versteuerung Beiträge zur Sozialversicherung an.