Sachverhalt
Arbeitnehmer Heiner Heilig ist Ingenieur für Brückenbauten. Am 1.1.2024 unternimmt er eine 6-monatige Dienstreise nach Brasilia (Hauptstadt Brasiliens). Die Verpflegungspauschale für Brasilia bei 24-stündiger Abwesenheit beträgt 51 EUR je Kalendertag.
Welche Möglichkeiten für die Reisekostenerstattung an den Arbeitnehmer gibt es?
Ergebnis Variante 1: klassisches Ergebnis
Der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen ist auf die ersten 3 Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt (3-Monatsfrist).
Viele Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitern den vollen Spesensatz von täglich 51 EUR für die gesamte Dauer der Dienstreise. Pro Monat wären dies 1.530 EUR (51 EUR x 30 Tage). Da die Verpflegungspauschalen bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur für die ersten 3 Monate steuerfrei erstattet werden dürfen, führt dies dazu, dass die Spesenauszahlungen ab dem 4. Monat steuer- und beitragspflichtig sind.
Ausgehend von einem beispielhaften Durchschnittsteuersatz von 30 % und einem Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung i. H. v. 20 % ergeben sich folgende Auszahlungswerte in EUR:
|
Januar |
Februar |
März |
April |
Mai |
Juni |
Summe |
Arbeitnehmerangaben |
Spesen |
1.530 |
1.530 |
1.530 |
1.530 |
1.530 |
1.530 |
9.180 |
SV-Anteil AN (20 %) |
frei |
frei |
frei |
- 306 |
- 306 |
- 306 |
- 918 |
Lohnsteuer (30 %) |
frei |
frei |
frei |
- 459 |
- 459 |
- 459 |
- 1.377 |
AN-Auszahlung |
1.530 |
1.530 |
1.530 |
765 |
765 |
765 |
6.885 |
Arbeitgeberbelastung |
Spesen |
1.530 |
1.530 |
1.530 |
1.530 |
1.530 |
1.530 |
9.180 |
SV-Anteil AG (20 %) |
frei |
frei |
frei |
+ 306 |
+ 306 |
+ 306 |
+ 918 |
AG-Belastung |
1.530 |
1.530 |
1.530 |
1.836 |
1.836 |
1.836 |
10.098 |
Ergebnis Variante 2: Lohnsteuer pauschalieren
Die Lohnsteuer kann mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erhoben werden, wenn Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer Auswärtstätigkeit gezahlt werden, soweit diese die dem Arbeitnehmer zustehenden Pauschalen um nicht mehr als 100 % übersteigen.
Die Möglichkeit der Lohnsteuerpauschalierung scheidet aus, sobald die 3-Monatsfrist abgelaufen ist.
In den ersten 3 Monaten der Auslandstätigkeit werden die doppelten Verpflegungspauschalen gezahlt. Die pauschale Lohnsteuer übernimmt der Arbeitgeber.
Wählt der Arbeitgeber die Pauschalierungsvariante, können die steuerpflichtigen Verpflegungszuschüsse mit 25 % pauschal lohnsteuerversteuert werden, zzgl. 5,5 % Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer (anstelle des 20 %igen SV-Arbeitgeberanteils). Für den Arbeitgeber entsteht eine Mehrbelastung von 292,59 EUR (ca. 3 %).
|
Januar |
Februar |
März |
April |
Mai |
Juni |
Summe |
Arbeitnehmerangaben |
Spesen |
1.530,00 |
1.530,00 |
1.530,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
4.590,00 |
Spesenverdoppelung |
1.530,00 |
1.530,00 |
1.530,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
4.590,00 |
SV-Anteil AN (20 %) |
frei |
frei |
frei |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
Lohnsteuer (30 %) |
frei |
frei |
frei |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
AN-Auszahlung |
3.060,00 |
3.060,00 |
3.060,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
9.180,00 |
Arbeitgeberbelastung |
Spesen |
3.060,00 |
3.060,00 |
3.060,00 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
9.180,00 |
Pauschale LSt (25 % v. 1.530 EUR) |
382,50 |
382,50 |
382,50 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
1.147,50 |
davon 5,5 % SolZ |
21,03 |
21,03 |
21,03 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
63,09 |
(zzgl. ggf. Kirchensteuer) |
|
|
|
|
|
|
|
AG-Belastung |
3.463,53 |
3.463,53 |
3.463,53 |
0,00 |
0,00 |
0,00 |
10.390,59 |
Durch die Lohnsteuerpauschalierung erhält der Arbeitnehmer einen zusätzlichen Spesenbetrag von 2.295 EUR, der den Arbeitgeber 292,59 EUR mehr kostet.
Gestaltungshinweise: Vergleich der beiden Varianten
Vergleicht man die beiden Varianten, kommt man zu folgendem Ergebnis:
- Höherer Auszahlungsbetrag für den Mitarbeiter: Während in der ersten Variante ("klassisches Ergebnis") ab dem 4. Monat Steuern und Abgaben zu zahlen sind, bleibt in der zweiten Variante (Lohnsteuerpauschalierung mit 25 %) der komplette Spesenbetrag für den Arbeitnehmer steuer- und abgabenfrei: er erhält also statt 6.855 EUR die vollen 9.180 EUR ohne Abzüge. Vorteil für den Arbeitnehmer: 2.295 EUR.
- Nur geringere Mehrkosten für den Arbeitgeber bei Variante 2: Für die "normalen" Spesen während der ersten 3 Monate zahlt der Arbeitgeber in beiden Fällen keine Lohnnebenkosten. Allerdings werden bei dem "klassischen Ergebnis" ab dem 4. Monat für die dann steuer- und abgabepflichtigen Spesen Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung fällig. Diese wurden im ersten Szenario ab dem 4. Monat mit 20 % geschätzt.