Praxis-Beispiele: Reisekostenabrechnung / 3 Übernachtungs- und Nebenkosten

Sachverhalt

Eine Vertriebsmitarbeiterin unternimmt mit der Bahn eine 2-tägige Dienstreise durch Norddeutschland. Die Fahrtkosten wurden bereits im Rahmen des Großkundenabonnements des Arbeitgebers mit der Bahn abgerechnet.

Die Mitarbeiterin legt mit ihrer Reisekostenabrechnung eine Hotelrechnung vor, die auf das Unternehmen ausgestellt ist.

• In der Rechnung ist neben einer Übernachtung zum Preis von 95 EUR ein Business-Package, das einen Internetzugang und das Frühstück beinhaltet, zum Preis von 20 EUR ausgewiesen. Der Anteil, der auf das Frühstück entfällt, ist nicht ersichtlich.
• Zudem legt die Mitarbeiterin Taxiquittungen über insgesamt 45 EUR vor.
• Laut Reisekostenabrechnung hat die Arbeitnehmerin ihre Wohnung am Donnerstag um 7:00 Uhr verlassen und ist am Freitag um 18:00 Uhr dorthin zurückgekehrt.

Nach einer firmeninternen Regelung werden Reisekosten in der steuerlich zulässigen Höhe voll erstattet. Kosten für Frühstück werden nicht erstattet.

Wie hoch ist die Reisekostenerstattung für die Mitarbeiterin und welche lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Folgen ergeben sich?

Ergebnis

Die Mitarbeiterin unternimmt eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit, weil sie aus beruflichen Gründen außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte und auch außerhalb ihrer Wohnung tätig wird. Dementsprechend können Reisekosten steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.

Die Fahrtkosten für öffentliche Verkehrsmittel dürfen dabei in voller Höhe erstattet werden. Die Übernahme der Kosten für die Bahnfahrt durch den Arbeitsgeber hat keine steuerlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Folgen.

Kosten für Hotelübernachtungen können steuerlich in voller Höhe steuerfrei ersetzt werden. Aufgrund der firmeninternen Regelung ist der Betrag um die Kosten für das Frühstück zu mindern.

Übernachtung

Das Business-Package ist ein Sammelposten, für den der Frühstückspreis nicht einzeln angegeben werden muss. Der Wert des Frühstücks kann deshalb pauschal mit 5,60 EUR (20 % der Tagespauschale von 28 EUR) geschätzt werden. Die verbleibenden Kosten von 89,40 EUR können steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.

Verpflegungskostenpauschalen

Für beide Tage der Reise kann die "kleine" Verpflegungspauschale i. H. v. 14 EUR erstattet werden. Es können Verpflegungskosten von gesamt 28 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden. Eine Kürzung der Verpflegungspauschalen unterbleibt, weil der Arbeitgeber das Frühstück nicht übernommen hat.

Nebenkosten

Die Taxikosten können in der nachgewiesenen Höhe von 45 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei erstattet werden.

Insgesamt sind 162,40 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei zu erstatten.

Praxis-Tipp

Steuerlich könnte der Arbeitgeber auch das Frühstück übernehmen, weil die Rechnung auf ihn ausgestellt ist. Allerdings wäre dann die Verpflegungspauschale um 5,60 EUR wegen Mahlzeitengestellung zu kürzen. Weil im obigen Fall die Höhe der Frühstückskosten geschätzt worden ist (mit 5,60 EUR) ergibt sich letztlich in beiden Varianten eine steuerfreie Gesamtspesenerstattung in gleicher Höhe.