Höhere Übernachtungskosten als 20 EUR gelten als notwendig und werden deshalb auch erstattet, wenn sie 70 EUR nicht übersteigen. Bei Ermittlung dieser Grenze sind in den Übernachtungskosten enthaltene Verpflegungskosten abzuziehen.
Der Arbeitnehmer nimmt auf Veranlassung seines Arbeitgebers an einem 2-tägigen Seminar mit Übernachtung teil. Die Rechnung beläuft sich auf 73,40 EUR inklusive eines Frühstücks, das nicht weiter beziffert ist.
| Übernachtungskosten | 73,40 EUR |
| ./. Frühstückskosten (20 % von 28 EUR) | 5,60 EUR |
| 67,80 EUR |
Die 70-EUR-Grenze, bis zu der Übernachtungskosten ohne nähere Darlegungen als notwendig angesehen werden, ist nicht überschritten.
Der Arbeitgeber hat folgende Möglichkeiten der Abrechnung:
Bereinigung der Übernachtungskosten
Zur Ermittlung der Übernachtungskosten kann der Gesamtpreis um 5,60 EUR (20 % von 28 EUR für die auf das Frühstück entfallenden anteiligen Kosten) gekürzt werden. Der verbleibende Betrag von 67,80 EUR kann vom Arbeitgeber dann als Übernachtungskosten erstattet werden. Für den An- und Abreisetag stehen dem Arbeitnehmer Tagegeld von 28 EUR (je 14 EUR für den An- und Abreisetag) zu. Das Tagegeld für den Abreisetag ist nicht zu kürzen (um 5,60 EUR für das Frühstück), wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer lediglich die 67,80 EUR als Übernachtungskosten erstattet. Insgesamt kann der Arbeitgeber somit 95,80 EUR erstatten (67,80 EUR Unterkunft zzgl. 28 EUR Tagegeld).
Bereinigung des Tagegeldes
Erstattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer hingegen den Gesamtpreis von 73,40 EUR (also einschließlich Frühstück), wäre das Tagegeld zu kürzen auf einen Betrag von 22,40 EUR für Verpflegung. Insgesamt könnte der Arbeitgeber somit 95,80 EUR erstatten (73,40 EUR Unterkunft zzgl. für das Frühstück 22,40 EUR Tagegeld).
Die Berechnungen führen somit immer zum gleichen Ergebnis, egal von welchem Betrag der pauschale Einbehalt bzw. die pauschale Kürzung erfolgt.
Enthält die Rechnung für die Übernachtung neben den Frühstückskosten weitere Verpflegungskosten, sind auch diese jeweils mit 40 % (für Mittag- und Abendessen) herauszurechnen.
Abwandlung: Das o. g. Seminar läuft länger und es wird zusätzlich ein Mittagessen gewährt.
| Hotelrechnung über Unterkunft sowie Frühstück und Mittagessen | 84,00 EUR | |
| ./. Frühstücksanteil | 5,60 EUR | |
| ./. Mittagessenanteil | 11,20 EUR | 16,80 EUR |
| 67,20 EUR |
Die 70-EUR-Grenze wird nicht überschritten. Keine Notwendigkeit zur Darlegung der Unvermeidbarkeit höherer Übernachtungskosten nötig. Das Tagegeld ist um 16,80 EUR zu kürzen.
Der Arbeitgeber hat folgende Möglichkeiten der Abrechnung:
Bereinigung der Übernachtungskosten
Zur Ermittlung der Übernachtungskosten kann der Gesamtpreis um 16,80 EUR (20 % + 40 % von 28 EUR für die auf das Frühstück und Mittagessen entfallenden anteiligen Kosten) gekürzt werden. Der verbleibende Betrag von 67,20 EUR kann vom Arbeitgeber dann als Übernachtungskosten erstattet werden. Für den An- und Abreisetag stehen dem Arbeitnehmer Tagegeld von 28 EUR (je 14 EUR für den An- und Abreisetag) zu. Das Tagegeld für den Abreisetag ist nicht zu kürzen (um 5,60 EUR für das Frühstück bzw. 11,20 EUR für das Mittagessen), wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer lediglich die 67,20 EUR als Übernachtungskosten erstattet. Insgesamt kann der Arbeitgeber somit 95,20 EUR erstatten (67,20 EUR Unterkunft zzgl. 28 EUR Tagegeld).
Bereinigung des Tagegeldes
Erstattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer hingegen den Gesamtpreis von 84 EUR (also einschließlich Frühstück und Mittagessen,) wäre das Tagegeld zu kürzen auf einen Betrag von 11,20 EUR für Verpflegung. Insgesamt könnte der Arbeitgeber somit 95,20 EUR erstatten (84,00 EUR Unterkunft zzgl. 11,20 EUR Tagegeld).
Durch das Herausrechnen von Verpflegungskosten können im Ergebnis bei Vollverpflegung bis zu 98 EUR (70 EUR Übernachtungsgeld zzgl. 28 EUR Tagegeld), ohne nähere Begründung 70 EUR als Übernachtungsgeld gewährt werden.
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