Für die Fahrtkosten anlässlich von Auswärtstätigkeiten gilt die Entfernungspauschale nicht, somit sind diese in tatsächlicher Höhe vom Arbeitgeber steuerfrei erstattungsfähig.
Als Reisekosten können die Aufwendungen für folgende Fahrten berücksichtigt werden (H 9.5 "Allgemeines" LStH):
- Fahrten zwischen Wohnung oder erster Tätigkeitsstätte und auswärtiger Tätigkeitsstätte oder Unterkunft; einschließlich sämtlicher Zwischenheimfahrten,
- Fahrten zwischen Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte oder in ihrem Einzugsbereich und auswärtiger Tätigkeitsstätte, Fahrten zwischen der Wohnung des Arbeitnehmers und seinen ständig wechselnden Tätigkeitsstätten,
- Fahrten zu Bildungseinrichtungen, die keine ersten Tätigkeitsstätten sind.
25.3.3.1.1 Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel
Die Kosten bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel (z. B. Bahn, Bus, Taxi, Schiff, Flugzeug) können in der nachgewiesenen oder glaubhaft gemachten Höhe steuerfrei ersetzt werden. Neben dem Fahrpreis gehören auch ggf. erforderliche Zuschläge sowie Aufpreise für eine höhere Tarifklasse (z. B. Business-Class im Flugzeug, 1. Wagenklasse bei der Deutschen Bahn AG) zu den Fahrtkosten.
Ersetzt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Aufwendungen für eine Bahncard, die dieser sowohl für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten als auch für private Reisen nutzt, ist der Ersatz der Aufwendungen für die Bahncard steuerfrei, wenn die Kosten der Bahncard und der ermäßigte Fahrpreis für die Dienstfahrten unter den Kosten liegen, die ohne die Bahncard angefallen wären. In diesem Fall wird die Möglichkeit der privaten Nutzung der Bahncard als unerheblich angesehen.
25.3.3.1.2 Benutzung eines eigenen Kfz
Bei Benutzung eines eigenen Kfz gehören sämtliche Aufwendungen für die durch die berufliche Auswärtstätigkeit veranlassten Fahrten zu den Reisekosten. Anstelle der tatsächlich pro Kilometer nachgewiesenen Kosten für das Fahrzeug dürfen diese auch mit pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden. Neu ist, dass die amtlichen Kilometersätze nicht mehr durch Verwaltungsanweisung festgelegt werden, sondern sich an der jeweils aktuellen Wegstreckenentschädigung des BRKG orientieren.
Seit 2014 kann statt der tatsächlichen Aufwendungen aus Vereinfachungsgründen typisierend je nach Art des benutzten Verkehrsmittels (z. B. Pkw, Motorrad) die höchste pauschale Wegstreckenentschädigung nach dem BRKG für das jeweils benutzte Beförderungsmittel für jeden gefahrenen Kilometer angesetzt werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 2 EStG). Die Kilometersätze betragen ab 2014:
- für einen Kraftwagen: 0,30 EUR
- für Motorräder oder Motorroller: 0,20 EUR
- für ein Moped oder Mofa: 0,20 EUR
Eine Prüfung der tatsächlichen Kilometerkosten ist demnach nicht mehr erforderlich, wenn der Arbeitnehmer von dieser gesetzlichen Typisierung Gebrauch macht.
Seit dem Jahr 2014 kann danach eine Mitnahmeentschädigung von 0,02 EUR grundsätzlich nicht mehr steuerfrei ausgezahlt werden. Eine Ausnahme ist gegeben, soweit die Auszahlung aus einer öffentlichen Kasse erfolgt. In diesen Fällen ist die Mitnahmeentschädigung weiterhin nach § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei.
Mit diesen pauschalen Kilometersätzen sind sämtliche mit dem Betrieb eines Fahrzeugs verbundenen Aufwendungen mit Ausnahme der bei der Auswärtstätigkeit anfallenden Parkgebühren abgegolten.
Die Fahrtkosten können statt mit Kilometersätzen auch mit den nachgewiesenen Kosten erstattet werden. Es ist zulässig, die Fahrtkosten für einen Zeitraum von 12 Monaten zu ermitteln und den Kilometersatz so lange zu erstatten, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern (R 9.5 Abs. 1 Satz 4 LStR). Dazu ist das Verhältnis der beruflich zurückgelegten Kilometer zur Jahresfahrleistung zu ermitteln (R 9.5 Abs. 1 Satz 3 LStR).
Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für diese Fahrten einen Firmenwagen zur Verfügung, bleibt die Gestellung steuerfrei. Ein geldwerter Vorteil ist nicht zu erfassen. Der Arbeitgeber darf jedoch nicht noch zusätzlich pauschale Kilometersätze steuerfrei erstatten (R 9.5 Abs. 2 LStR).
25.3.3.1.3 Fahrten zum Sammelpunkt/Treffpunkt
Hat ein Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 4 EStG) und hat er nach dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie Absprachen bzw. Weisungen zur Aufnahme seiner beruflichen Tätigkeit dauerhaft denselben Ort typischerweise arbeitstäglich aufzusuchen oder sich dort einzufinden (z. B. Busdepot oder Treffpunkt für betrieblichen Sammeltransport), werden die Fahrten dahin wie Fahrten zu einer ersten Tätigkeitsstätte behandelt; für diese Fahrten gilt nur die Entfernungspauschale (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG). Eine steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber ist in diesen Fällen nicht möglich.
Bus- und Lkw-Fahrer haben i. d. R. keine erste Tätigkeitsstätte. Sollen sie jedoch auf Weisung des Arbeitgebers arbeitstäglich einen vom ihm festgelegten Ort aufsuchen, um dort ihre Fahrzeuge zu übernehmen, werden die Fahrten dorthin hinsichtlich der Fahrtkosten genauso behandelt wie bei Arbeitnehmern mit erster Tätigkeitsstätte. Für die Fahrten kann dann nur die Entfernungspauschale geltend gemacht werden. Gleiches gil...