Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers im Inland oder Ausland können vom Arbeitgeber nur pauschal steuerfrei gezahlt werden. Eine Erstattung von einzeln nachgewiesenen (höheren) Aufwendungen ist nicht möglich. Soweit der in Betracht kommende Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand vom Arbeitgeber nicht steuerfrei ersetzt wird, kann er vom Arbeitnehmer als Werbungskosten abgezogen werden.
Die Verpflegungspauschalen sind für alle Formen der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit gleich hoch. Ihre Höhe bestimmt sich grundsätzlich nach der Abwesenheitszeit am einzelnen Kalendertag. Sie sollen tatsächlich entstandene, beruflich veranlasste Mehraufwendungen abgelten, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.
Als Wohnung in diesem Sinne gilt nach § 9 Abs. 4a Satz 4, 2. Hs. EStG der Hausstand, der den Mittelpunkt der Lebensinteressen des Arbeitnehmers bildet und nicht nur gelegentlich aufgesucht wird (es muss aber kein eigener Hausstand sein). Wohnung kann somit z. B. bei Auszubildenden auch die elterliche Wohnung sein, wenn sich dort noch der Lebensmittelpunkt des Arbeitnehmers befindet.
Die Verpflegungspauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG betragen bei inländischen Auswärtstätigkeiten seit 2014 bei einer Abwesenheitsdauer am Kalendertag von
- bis 8 Stunden 0 EUR
- mehr als 8 Stunden 14 EUR
- mindestens 24 Stunden (bei mehrtägiger Reise mit Übernachtung) 28 EUR
- jeweils für An- und Abreisetage bei einer mehrtägigen Reise unabhängig von der Abwesenheitsdauer 14 EUR
Die bisherige Verpflegungspauschale von 6 EUR ist aufgrund der zweistufigen Neuregelung der Mindestabwesenheitszeiten entfallen. Neu ist auch, dass bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, die eine Übernachtung beinhalten, sowohl für den An- als auch für den Abreisetag eine Verpflegungspauschale von 14 EUR als steuerfreier Spesenersatz bzw. als Werbungskosten angesetzt werden kann, ohne dass es einer zeitlichen Mindestabwesenheit an diesen Tagen bedarf (§ 9 Abs. 4a Nr. 2 EStG). An- und Abreisetage werden gesetzlich als Tage definiert, an denen der Arbeitnehmer unmittelbar nach der Anreise oder vor der Abreise außerhalb seiner Wohnung übernachtet. Unverändert bleibt die Verpflegungspauschale von 28 EUR bei einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden, die eine mehrtägige (mindestens 3-tägige) berufliche Auswärtstätigkeit voraussetzt.
Führt der Arbeitnehmer an einem Kalendertag – bei zwischenzeitlichem Aufsuchen seiner Wohnung oder einer regelmäßigen Arbeitsstätte – mehrere Auswärtstätigkeiten durch, sind die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertag zusammenzurechnen.
Arbeitnehmer A unternimmt von Montag bis Mittwoch eine 3-tägige berufliche Auswärtstätigkeit. Die Reise beginnt am Montag um 20 Uhr von der Wohnung aus und endet am Mittwoch um 13.30 Uhr in der Firma des Arbeitnehmers.
Der Arbeitgeber darf dem Arbeitnehmer für den vollen Reisetag, an dem die Abwesenheitsdauer 24 Stunden betragen hat, die volle Pauschale von 28 EUR und für den An- bzw. Rückreisetag jeweils die Pauschalen von 14 EUR für die während der Auswärtstätigkeit entstandenen Verpflegungskosten steuerfrei ersetzen. Unerheblich für die An- und Abreisepauschale von 14 EUR ist, wo die Auswärtstätigkeit beginnt bzw. endet. Ebenso ist für diese Tage die zeitliche Abwesenheitsdauer nicht zu prüfen.
Eine Ausnahme von der Beschränkung auf die kalendertäglichen Abwesenheitszeiten gilt für 2-tägige Dienstreisen ohne Übernachtung (sog. Mitternachtsregelung). Beginnt die auswärtige berufliche Tätigkeit an einem Kalendertag und endet am nachfolgenden Kalendertag ohne Übernachtung, werden 14 EUR für den Kalendertag gewährt, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 2. Hs. EStG).
Computerfachmann L wird zur Behebung eines EDV-Problems zum Kunden geschickt. Er fährt am Montag um 17 Uhr von der Wohnung aus zum Kunden. Dort arbeitet er bis 1 Uhr des folgenden Tages und ist um 2 Uhr wieder zu Hause.
Der Arbeitgeber kann 14 EUR als Verpflegungspauschale für den Montag steuerfrei erstatten. L ist an 2 aufeinanderfolgenden Kalendertagen ohne Übernachtung insgesamt 9 Stunden auswärts tätig. Die Abwesenheitszeiten der beiden Tage werden dem Kalendertag mit der überwiegenden Abwesenheit zugerechnet (Montag).
Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten länderunterschiedliche Auslandstagegelder, die hinsichtlich der zeitlichen Abwesenheitsdauer ebenso wie die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen im Inland gestaffelt sind und im BStBl Teil I veröffentlicht werden. Die Auslandstagegelder gelten sowohl für mehrtägige als auch für eintägige Auslandsreisen. Für die im BMF-Schreiben nicht erfassten Staaten ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend. Für die nicht erfassten Übersee- und Außengebiete eines Staats ist der Pauschbetrag für das Mutterland maßgebe...