Reisekosten / 25.3.3.2.2 3-Monatsfrist

Bei einer längerfristigen vorübergehenden Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte können vom Arbeitgeber die Verpflegungspauschalen nur in den ersten 3 Monaten steuerfrei erstattet bzw. als Werbungskosten vom Arbeitnehmer abgezogen werden (§ 9 Abs. 4a Satz 7 EStG). Eine Unterbrechung dieser beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn, wenn sie mindestens 4 Wochen dauert. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich; seit 2014 zählt nur noch die Unterbrechungsdauer. Es muss also nicht mehr geprüft werden, aus welchem Grund es zu der längeren (= mindestens 4-wöchigen) Unterbrechung kommt. Demzufolge ist auch die krankheits- oder urlaubsbedingte Unterbrechung von mindestens 4 Wochen geeignet, um die 3-Monatsfrist erneut in Gang zu setzen. Bisher waren nur berufliche Unterbrechungstatbestände auf die Frist von 4 Wochen anzurechnen.

Praxis-Beispiel

Ein bei einer Softwarefirma beschäftigter EDV-Systemprogrammierer ist beauftragt, bei einem Großunternehmen für Dateninformationsserviceleistungen in München die bisherigen Betriebssysteme umzustellen. Der Auftrag dauert vom 1.2. bis 31.5. Von Mitte März bis Mitte April nimmt er 4 Wochen Urlaub.

Der Arbeitseinsatz in München ist eine berufliche Auswärtstätigkeit, die für die Gesamtdauer den Reisekostenabzug begründet. Für die Verpflegungsmehraufwendungen ist die 3-Monatsfrist zu beachten. Da aber jede Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit für einen Zeitraum von 4 Wochen (neu: auch durch Urlaub) zu einem Neubeginn der 3-Monatsfrist führt, kann dem Arbeitnehmer für alle Arbeitstage bis zum 31.5. vom Arbeitgeber eine steuerfreie Verpflegungspauschale gewährt bzw. vom Arbeitnehmer als Werbungskosten abgezogen werden.

Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer an dieser regelmäßig mindestens an 3 Tagen wöchentlich tätig wird. Die 3-Monatsfrist gilt daher nicht, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an 2 Tagen wöchentlich aufgesucht werden soll oder aufgesucht wird.

Praxis-Beispiel

Bauleiter B betreut über einen Zeitraum von 14 Monaten 2 unterschiedliche Bauprojekte (A und B). Er sucht die Baustellen A und B jeweils ein- bis zweimal in der Woche auf, im Übrigen arbeitet er im Büro seines Arbeitgebers.

Die 3-Monatsfrist kommt nicht zur Anwendung. Sowohl für die vorübergehende Tätigkeit an der Baustelle in A als auch für die vorübergehende Auswärtstätigkeit an der Baustelle in B kann der Arbeitgeber zeitlich unbegrenzt steuerfreien Ersatz für Verpflegungsmehraufwendungen gewähren.

Bei beruflichen Tätigkeiten auf mobilen, nicht ortsfesten betrieblichen Einrichtungen wie z. B. Fahrzeugen, Flugzeugen, Schiffen und für eine Tätigkeit in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet findet die 3-Monatsfrist ebenfalls keine Anwendung. Bei Arbeitnehmern, die mit ihrem Fahrzeug täglich neue Fahrten/Touren durchführen, ist davon auszugehen, dass jede Fahrt/Tour eine neue Auswärtstätigkeit darstellt. Dies gilt auch dann, wenn ein Fahrer im öffentlichen Nahverkehr über einen längeren Zeitraum für dieselbe Fahrt/Tour auf der gleichen Linie eingeteilt ist.

Praxis-Beispiel

Straßenbahnfahrer S fährt in der Zeit vom 1.1. bis 30.6. ständig die Linie 4, die regelmäßig zwischen den Punkten A und B verkehrt.

Täglich liegt eine neue Auswärtstätigkeit vor. Verpflegungsmehraufwendungen können zeitlich unbegrenzt gewährt werden.