Reisekosten / 25.3.3.3 Unentgeltliche Verpflegung bei Auswärtstätigkeiten

25.3.3.3.1 Ansatz des Sachbezugswerts (§ 8 Abs. 2 Sätze 8 und 9 EStG)

Erhält der Arbeitnehmer während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten Mahlzeiten, sind diese ab dem Jahr 2014 grds. mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten, wenn der Preis der (üblichen) Mahlzeit 60 EUR nicht übersteigt (§ 8 Abs. 2 Satz 8 EStG). Hierbei sind auch die zur Mahlzeit eingenommenen Getränke einzubeziehen. Zuzahlungen des Arbeitnehmers sind bei dieser Grenze nicht zu berücksichtigen.

Hinweis

Die Gewährung von Mahlzeiten durch einen Dritten auf Veranlassung des Arbeitgebers liegt vor, wenn

• die Aufwendungen für Mahlzeiten vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und
• die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist oder es sich um eine Kleinbetragsrechnung im Sinne des § 33 UStDV (bis 250 EUR) handelt, die im Original dem Arbeitgeber vorliegt.

Sind die Voraussetzungen für die unentgeltliche Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber erfüllt, ist es unerheblich, wie die Hotel- oder Gaststättenrechnung beglichen wird. Es ist dann gleichgültig, ob dies durch den Arbeitnehmer unmittelbar, mittels einer Firmenkreditkarte oder durch Banküberweisung des Arbeitgebers geschieht.

Mahlzeiten mit einem Preis von über 60 EUR dürfen nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden, da bei solchen Mahlzeiten typisierend davon ausgegangen wird, dass es sich um "Belohnungsessen" i. S. d. R 8.1 Abs. 8 Nr. 3 LStR handelt. Diese Essen sind stets mit dem tatsächlichen Preis (einschließlich Umsatzsteuer) als Arbeitslohn anzusetzen (§ 8 Abs. 2 Satz 1 EStG). Das gilt auch dann, wenn der Preis der Mahlzeit zwar nicht offen in Rechnung gestellt, nach dem Gesamtbild der Umstände aber als unüblich i. S. d. § 8 Abs. 2 Satz 8 EStG anzusehen ist und ein Wert der Mahlzeit von mehr als 60 EUR unterstellt werden kann. Im Zweifel ist der Wert der Mahlzeit zu schätzen. Eine unübliche Mahlzeit ist als Arbeitslohn zu erfassen, unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer für die betreffende Auswärtstätigkeit eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann.

25.3.3.3.2 Kürzung der Verpflegungspauschalen (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG)

Eine Versteuerung mit dem Sachbezugswert für eine (übliche) Mahlzeit bis 60 EUR unterbleibt, wenn beim Arbeitnehmer für die Verpflegungsmehraufwendungen ein Werbungskostenabzug nach § 9 Abs. 4a EStG in Betracht käme (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG). Damit unterbleibt immer dann die Erfassung der mit dem Sachbezugswert bewerteten Mahlzeit, wenn der Arbeitnehmer anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit steuerlich eine Verpflegungspauschale beanspruchen kann, weil er innerhalb der 3-Monatsfrist nach § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG nachweislich mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist oder eine mehrtägige Auswärtstätigkeit mit Übernachtung vorliegt.

Hinweis

Der Ansatz mit dem Sachbezugswert wird künftig nur noch bei Auswärtstätigkeiten infrage kommen, wenn dem Arbeitnehmer z. B. bei Abwesenheit von nicht mehr als 8 Stunden keine Verpflegungspauschale zusteht oder die 3-Monatsfrist abgelaufen ist (siehe unter Nr. 25.3.3.3.3).

Folge dieses Besteuerungsverzichts ist, dass ab 2014 die steuerlich anzusetzenden Verpflegungspauschalen zu kürzen sind, wenn dem Arbeitnehmer während einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten, eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Die Verpflegungspauschalen werden

• für ein Frühstück um 20 % (im Inland 5,60 EUR) und
• für ein Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % (im Inland 11,20 EUR)

der Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag (im Inland 28 EUR) gekürzt; höchstens die ermittelte Verpflegungspauschale. Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland richtet sich die Kürzung nach den jeweils geltenden länderunterschiedlichen Auslandstagegeldern.^[1]

Hinweis

Die Kürzung der Verpflegungspauschbeträge in den Fällen der Arbeitgeberbewirtung ist auch beim steuerfreien Arbeitgeberersatz zu beachten. Die Höhe der steuerfrei zulässigen Reisekostenvergütungen ist an den Umfang des möglichen Werbungskostenabzugs geknüpft. Sowohl die Steuerbefreiungsvorschrift für Arbeitgeber der Privatwirtschaft (§ 3 Nr. 16 EStG) als auch die für den öffentlichen Dienst (§ 3 Nr. 13 EStG) lässt die als Reisekostenvergütungen gezahlten Verpflegungsmehraufwendungen nur insoweit steuerfrei, als sie die als Werbungskosten abziehbaren Verpflegungspauschbeträge nach § 9 Abs. 4a EStG nicht übersteigen.

Praxis-Beispiel

Der Arbeitnehmer E ist auf einer 3-tägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber bucht und bezahlt für den Arbeitnehmer in einem Hotel 2 Übernachtungen jeweils mit Frühstück (je 20 EUR) sowie am Zwischentag ein Mittag- und ein Abendessen (je 30 EUR).

Der Arbeitgeber hat keinen geldwerten Vorteil für die Mahlzeiten zu versteuern. Die steuerfreie Verpflegungspauschale errechnet sich wie folgt:

Anreisetag:			14,00 EUR
Zwischentag:		28,00 EUR
Kürzung Frühstück	– 5,60 EUR
Kürzung Mittagessen	– 11,20 EUR
Kürzung Abendessen	– 11,20 EUR
verbleiben für den Zwischentag			...