Eine Versteuerung mit dem Sachbezugswert für eine (übliche) Mahlzeit bis 60 EUR unterbleibt, wenn beim Arbeitnehmer für die Verpflegungsmehraufwendungen ein Werbungskostenabzug nach § 9 Abs. 4a EStG in Betracht käme (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG). Damit unterbleibt immer dann die Erfassung der mit dem Sachbezugswert bewerteten Mahlzeit, wenn der Arbeitnehmer anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit steuerlich eine Verpflegungspauschale beanspruchen kann, weil er innerhalb der 3-Monatsfrist nach § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG nachweislich mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist oder eine mehrtägige Auswärtstätigkeit mit Übernachtung vorliegt.
Der Ansatz mit dem Sachbezugswert wird künftig nur noch bei Auswärtstätigkeiten infrage kommen, wenn dem Arbeitnehmer z. B. bei Abwesenheit von nicht mehr als 8 Stunden keine Verpflegungspauschale zusteht oder die 3-Monatsfrist abgelaufen ist (siehe unter Nr. 25.3.3.3.3).
Folge dieses Besteuerungsverzichts ist, dass ab 2014 die steuerlich anzusetzenden Verpflegungspauschalen zu kürzen sind, wenn dem Arbeitnehmer während einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten, eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Die Verpflegungspauschalen werden
- für ein Frühstück um 20 % (im Inland 5,60 EUR) und
- für ein Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % (im Inland 11,20 EUR)
der Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag (im Inland 28 EUR) gekürzt; höchstens die ermittelte Verpflegungspauschale. Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland richtet sich die Kürzung nach den jeweils geltenden länderunterschiedlichen Auslandstagegeldern.
Die Kürzung der Verpflegungspauschbeträge in den Fällen der Arbeitgeberbewirtung ist auch beim steuerfreien Arbeitgeberersatz zu beachten. Die Höhe der steuerfrei zulässigen Reisekostenvergütungen ist an den Umfang des möglichen Werbungskostenabzugs geknüpft. Sowohl die Steuerbefreiungsvorschrift für Arbeitgeber der Privatwirtschaft (§ 3 Nr. 16 EStG) als auch die für den öffentlichen Dienst (§ 3 Nr. 13 EStG) lässt die als Reisekostenvergütungen gezahlten Verpflegungsmehraufwendungen nur insoweit steuerfrei, als sie die als Werbungskosten abziehbaren Verpflegungspauschbeträge nach § 9 Abs. 4a EStG nicht übersteigen.
Der Arbeitnehmer E ist auf einer 3-tägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber bucht und bezahlt für den Arbeitnehmer in einem Hotel 2 Übernachtungen jeweils mit Frühstück (je 20 EUR) sowie am Zwischentag ein Mittag- und ein Abendessen (je 30 EUR).
Der Arbeitgeber hat keinen geldwerten Vorteil für die Mahlzeiten zu versteuern. Die steuerfreie Verpflegungspauschale errechnet sich wie folgt:
| Anreisetag: |
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14,00 EUR |
| Zwischentag: |
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28,00 EUR |
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| Kürzung Frühstück |
– 5,60 EUR |
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| Kürzung Mittagessen |
– 11,20 EUR |
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| Kürzung Abendessen |
– 11,20 EUR |
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| verbleiben für den Zwischentag |
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0,00 EUR |
| Abreisetag: |
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14,00 EUR |
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| Kürzung Frühstück |
– 5,60 EUR |
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| verbleiben für den Abreisetag |
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8,40 EUR |
| steuerliche Verpflegungspauschalen insgesamt |
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22,40 EUR |
Die Kürzungsregelungen bei der unentgeltlichen Verpflegung in einigen Landesreisekostengesetzen entsprechen nicht den steuerlichen Kürzungsbeträgen. Oftmals ergeben sich erheblich geringere Kürzungen. So beträgt z. B. die Kürzung der unentgeltlichen Verpflegung nach § 12 des LRKG Baden-Württemberg für das Frühstück 20 %, für das Mittagessen 50 % und für das Abendessen 30 % des zustehenden Tagegelds, mindestens der Sachbezugswert für die jeweilige Mahlzeit. Hierdurch können sich steuerpflichtige Beträge ergeben. Daher ist eine Vergleichsberechnung mit den steuerlich zustehenden Verpflegungspauschalen erforderlich.
Die Kürzungsregelungen des BRKG entsprechen den steuerlichen Regelungen. Daher ergibt sich bei Anwendung des BRKG kein steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Zahlt der Arbeitnehmer für die gewährte Mahlzeit ein Entgelt (= verbilligte Verpflegung), so mindert dieses den von der Verpflegungspauschale abzuziehenden Kürzungsbetrag (= Kürzung der Kürzung). Es ist hierbei nicht zu beanstanden, wenn der Arbeitgeber das für die Mahlzeit vereinbarte Entgelt im Rahmen eines ungekürzten Zahlungswegs unmittelbar vom Nettolohn des Arbeitnehmers abzieht oder das Entgelt im Wege der Verrechnung aus der dem Arbeitnehmer dienst- oder arbeitsrechtlich zustehenden Reisekostenerstattung entnimmt. Für die Anrechnung kommt es stets auf das tatsächlich vom Arbeitnehmer entrichtete Entgelt an. Unerheblich ist, ob das Entgelt dem tatsächlichen Wert der Mahlzeit entsprochen oder der Arbeitnehmer die Mahlzeit verbilligt erhalten hat.
Zuzahlungen sind jeweils vom Kürzungsbetrag derjenigen Mahlzeit abzuziehen, für die der Arbeitnehmer das Entgelt zahlt. Übersteigt das vom Arbeitnehmer für die Mahlzeit gezahlte Entgelt den Kürzungsbetrag, entfällt für diese Mahlzeit die Kürzung des Werbungskostenabzugs. Eine Verrechnung etwaiger Überzahlungen des Arbeitnehmers mit Kürzungsbeträgen für ande...