Die tatsächlichen Kosten für Übernachtung (ohne Frühstück) können in nachgewiesener Höhe vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bzw. vom Arbeitnehmer als Werbungskosten abgezogen werden (R 9.7 Abs. 2 LStR).
Wird in einer Übernachtungsrechnung nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (z. B. Tagungspauschale), ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen:
- für Frühstück um 20 %,
- für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %
des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden (R 9.7 Abs. 1 Satz 4 LStR). Bei einer Übernachtung im Inland ist deshalb für das in einem Gesamtpreis enthaltene Frühstück eine Kürzung um 5,60 EUR, für ein Mittag- oder Abendessen jeweils um 11,20 EUR vorzunehmen. Ist in der Rechnung die Beherbergungsleistung gesondert ausgewiesen und daneben ein Sammelposten für Nebenleistungen, ohne dass der Preis für die Verpflegung zu erkennen ist, so ist diese Regelung sinngemäß auch auf den Sammelposten für Nebenleistungen anzuwenden; der verbleibende Teil des Sammelpostens ist als Reisenebenkosten (R 9.8 LStR) zu behandeln, wenn die Bezeichnung des Sammelpostens für die Nebenleistungen keinen Anlass gibt für die Vermutung, darin seien steuerlich nicht anzuerkennende Nebenleistungen enthalten.
Solche steuerlich nicht als Reisenebenkosten anzuerkennenden Leistungen wären z. B. private Telefonate, Massagen, Mini-Bar oder Pay-TV.
Eine Herausrechnung des Frühstücksanteils aus den nachgewiesenen Unterkunftskosten in Höhe von 5,60 EUR ist nur vorzunehmen, wenn die Rechnung auf den Namen des Arbeitnehmers ausgestellt ist und die Kosten für das Frühstück im Gesamtpreis enthalten sind oder in der Rechnung neben der Übernachtung (ermäßigter Umsatzsteuersatz im Inland 7 %) ein Sammelposten für andere, dem allgemeinen Umsatzsteuersatz von 19 % unterliegende Leistungen (einschließlich Verpflegung, wie z. B. Frühstück) ausgewiesen ist.
Arbeitnehmer A war auf einer Auswärtstätigkeit in Hamburg. Die Hotelrechnung ist auf den Namen des A ausgestellt und beinhaltet folgende Positionen:
Übernachtung inklusive 7 % Umsatzsteuer: 100 EUR
Business-Paket (Frühstück und geschäftlich genutztes Internet) inklusive 19 % Umsatzsteuer: 25 EUR
Gesamt: 125 EUR
Der Arbeitgeber kann A die Übernachtungskosten i. H. v. 100 EUR und die Kosten für das Business-Paket, nach Abzug des Frühstücksanteils i. H. v. 5,60 EUR steuerfrei erstatten. Daneben kommen ggf. noch die Pauschbeträge für Verpflegung in Betracht.
Die prozentualen Kürzungsregelungen sind für Inlandsübernachtungen kaum noch von praktischer Bedeutung, seitdem der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 % für kurzfristige Beherbergungsleistungen gilt. Die Praxis der Rechnungserstellung im Hotel- und Gaststättengewerbe hat sich dadurch zwangsläufig geändert, die eine nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Rechnungsstellung verlangt.
Der Arbeitnehmer A übernachtet während einer 2-tägigen Auswärtstätigkeit im Hotel. Die Rechnung ist auf den Namen des Arbeitgebers ausgestellt. Das Hotel rechnet eine Übernachtung mit Frühstück wie folgt ab:
Übernachtung 60 EUR
Frühstück 10 EUR
Die ausgewiesenen Übernachtungskosten von 60 EUR können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Für den An- und Abreisetag stünden dem Arbeitnehmer zusätzlich auch noch Verpflegungspauschalen von 28 EUR (je 14 EUR für den An- und Abreisetag) zu. Die Verpflegungspauschale für den Abreisetag ist nicht zu kürzen, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer lediglich die 60 EUR Übernachtungskosten erstattet.
Erstattet der Arbeitgeber hingegen auch den Betrag von 10 EUR für das Frühstück, ist die Verpflegungspauschale für den Abreisetag um 5,60 EUR wegen des vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Frühstücks zu kürzen. Der Arbeitgeber kann dann zusätzlich einen Betrag von 22,40 EUR für Verpflegung steuerfrei erstatten.
Infolge der geringen Anforderungen für die Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber bei einer Auswärtstätigkeit (R 8.1 Abs. 8 LStR) hat die Frage, in welcher Höhe aus einem Gesamtpreis für Übernachtung und Verpflegung der Preis für die Verpflegung herauszurechnen ist, an praktischer Bedeutung verloren. Sie stellt sich nur noch dann, wenn nicht von einer Gestellung der Verpflegung durch den Arbeitgeber ausgegangen werden kann.
Ein Frühstück ist auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten abgegeben, wenn die Aufwendungen vom Arbeitgeber aufgrund einer betriebsinternen Vereinbarung/Reisekostenregelung erstattet werden und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist. Unerheblich ist, wie die Rechnung beglichen wird; z. B. durch den Arbeitnehmer selbst oder mit einer Firmenkreditkarte des Arbeitgebers.
Betriebsintern wurde vereinbart, dass die Arbeitnehmer ihre Hotelunterkünfte bei beruflichen Auswärtstätigkeiten ...