Entstehen dem Arbeitnehmer bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit Nebenkosten, so kann der Arbeitgeber diese in der nachgewiesenen oder glaubhaft gemachten Höhe steuerfrei ersetzen. Die für die Erstattung erforderlichen Nachweise hat er als Belege zum Lohnkonto zu nehmen.
Zu den begünstigten Reisenebenkosten gehören z. B.
- Aufwendungen für Beförderung, Aufbewahrung, Aufgabe und Versicherung von Gepäck,
- Gebühren für Ferngespräche beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber und dessen Geschäftspartner,
- private Telefongespräche, soweit sie der beruflichen Sphäre zugeordnet werden können[1],
- Aufwendungen für Straßenbenutzung, Parkplatz und Maut,
- der Wertverlust, der durch Diebstahl, Beschädigung und dergleichen beim persönlichen Reisegepäck während der Dienstreise eintritt[2],
- Reisepapiere (Visum),
- eine Unfallversicherung des Arbeitgebers ausschließlich für Berufsunfälle des Arbeitnehmers während einer Auswärtstätigkeit[3],
- Gebühren für die Benutzung sanitärer Einrichtungen auf Rastplätzen.[4]
Keine Reisenebenkosten sind die Aufwendungen z. B. für
- Kosten für die persönliche Lebensführung wie Tageszeitungen, Massagen, Minibar oder Pay-TV,
- Verwarnungs- und Bußgelder, die im Zusammenhang mit Auswärtstätigkeiten verhängt werden,
- zusätzliche Krankenversicherungsbeiträge, selbst wenn der Krankenversicherungsschutz allein durch eine berufliche Auslandstätigkeit veranlasst ist,
- eine vorbeugende Schutzimpfung (Hepatitis-Impfung),
- Krankheitskosten, auch wenn diese unmittelbar durch eine Auswärtstätigkeit veranlasst sind.
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