Reisekosten (§ 42 BAT) / 14 Voll- und Halbpension bei Lehrgängen usw.

Besonders bei Seminaren und Fortbildungsveranstaltungen werden die Kosten der Unterkunft und der Verpflegung mit einem nicht aufgeschlüsselten Gesamtbetrag berechnet. Oftmals schließt dieser Gesamtbetrag auch die eigentlichen Seminargebühren (z.B. die vom Ausrichter berechneten Kosten für die Bereitstellung der Tagungsstätte, das Honorar für Referenten usw.) ein. Teilweise rechnet der Veranstalter mit den die Teilnehmer entsendenden Behörden ab. In anderen Fällen ist die Rechnung auf den Teilnehmer ausgestellt, der sie auch beim Veranstalter bezahlt.

1. Die Ermittlung der Reisekostenvergütung ist unproblematisch, wenn die gesamten Veranstaltungskosten dem Dienstherrn berechnet werden und dieser sie begleicht. In diesem Fall ist der Teilnehmer unentgeltlich untergebracht und verpflegt, mit der Folge, dass ihm außer Ersatz von Fahrkosten und Nebenkosten (z.B. für dienstliche Telefonate) allein das nach § 6 Abs. 2 BRKG gekürzte Tagegeld zusteht. Die vorstehende Fallgestaltung dürfte in der Praxis am häufigsten vorkommen.

   Praxis-Beispiel

   Dreitägiges Seminar; Anreise am 9.7. um 7.30 Uhr, Rückkehr in die Wohnung am 11.7. um 17.15 Uhr; die unentgeltliche Verpflegung beginnt mit dem Mittagessen am 9.7. und endet mit dem Frühstück am 11.7; für die Fahrt wird aus erheblichem dienstlichen Interesse das Kfz des Angestellten benutzt (zurückgelegte Strecke insgesamt 430 km)

   Tagegeld
   9.7.	(über 14 Std.)	12,00 EUR
   	./. 40+ 40 v.H. von 24 EUR (Mittag- und Abendessen)		0 EUR
   10.7.		24,00 EUR
   	./. 100 v.H. von 24 EUR (Vollverpflegung)	24,00 EUR	0 EUR
   11.7.	(über 14 Std.)	12,00 EUR
   	./. 20 von 24 EUR (Frühstück)	4,80 EUR	7,20 EUR
   Übernachtungsgeld
   9./10.7.			--
   10./11.7.			--
   Wegstreckenentschädigung
   	430 km x 0,30 EUR		129,00 EUR

2. Die Ermittlung der Reisekosten ist auch problemlos, wenn der selbstzahlende Teilnehmer Rechnungen der Veranstalter vorlegt, in denen die Übernachtungs- und Verpflegungskosten oder nur die Übernachtungskosten getrennt aufgeführt sind, und die Teilnehmergebühr gesondert berechnet wird. In diesem Fall steht das nach § 9 BRKG bemessene Tagegeld zu. Außerdem werden die nachgewiesenen notwendigen Übernachtungskosten erstattet, wobei solche bis 70 EUR je Übernachtung als notwendig angesehen werden; dabei sind in den Übernachtungskosten enthaltene Frühstückskosten um 4,80 EUR (im Ausland um 20 v.H. des Auslandstagegelds für eine mehrtägige Dienstreise) zu kürzen. Teilnehmergebühren sind als Nebenkosten (§ 10 Abs. 1 BRKG) zu ersetzen.

   Praxis-Beispiel

   Einwöchiges Seminar; Anreise 6.8. um 13.30 Uhr, Rückkehr 10.8. um 14.30 Uhr; von dem täglichen Vollpensionspreis von 90 EUR entfallen 60 EUR auf Übernachtung, 30 EUR auf Verpflegung; die höheren Übernachtungskosten waren unvermeidbar.

   Tagegeld in Euro

   6.8.	(unter 14 Std.)	6,00
   7. bis 9.8.	3 x 24 EUR	72,00
   10.8.	(mindestens 14 Std.)	12,00

   Übernachtungsgeld in Euro

   	Übernachtungskosten 4 x 60 EUR	240,00 EUR
   	./. Frühstücksanteile 4 x 4,80 EUR	19,20 EUR
   		220,80 EUR
   Tage- und Übernachtungsgeld			310,80

   Sind nur die Übernachtungskosten in der Rechnung ausgewiesen, ist davon auszugehen, dass der restliche Betrag der Vollpension auf Verpflegungskosten entfällt.

3. Sind bei Voll- oder Halbpension in der vom Angestellten zu bezahlenden Rechnung nicht die Unterkunfts- und Verpflegungskosten aufschlüsselt, dürfen nur das Tagegeld nach § 6 BRKG und das Übernachtungsgeld nach § 7 Abs. 1 BRKG ersetzt werden.

   Praxis-Beispiel

   Tagegeld
   	3.9. (mindestens 14 Std.)	12,00
   	4.9.	24,00
   	5.9. (mindestens 14 Std.)	12,00
   Übernachtungsgeld
   	3./4.9.	20,00
   	4./5.9.	20,00
   Tage- und Übernachtungsgeld		88,00

Eine Ausnahme von der vorstehenden Einschränkung ist nur vertretbar, wenn - besonders zur Erlangung von Preisnachlässen – die Teilnehmer auf Veranlassung der Verwaltung in derselben Tagungsstätte untergebracht und verpflegt wurden. Entsprechendes gilt, wenn der Teilnehmer nicht auf die erforderliche Aufschlüsselung der Rechnung vor Reisebeginn eingehend hingewiesen wurde oder seine intensiven Bemühungen um Aufschlüsselung ergebnislos blieben und die ungedeckten Kosten außergewöhnlich hoch sind. Im Übrigen sollte auch die Verwaltung darauf hinwirken, dass für die Teilnehmer aufgeschlüsselte Rechnungen erstellt werden. In Fällen der vorstehenden Art sollte davon ausgegangen werden, dass amtliche Unterkunft und Verpflegung bereitgestellt wurde (voller Ersatz als Teilnehnehmergebühr, im Übrigen wie Beispiel zu Buchst. a).