Beschäftigte haben Rechtsanspruch auf die durch das BRKG oder der landesrechtlichen Reisekostenregelungen und die dazu ergangenen Verordnungen sowie Verwaltungsvorschriften (über tarifvertragliche Verweisung) zugesicherten Leistungen. Höhere und andere Leistungen als die zugesicherten, können sie nicht beanspruchen. Aus dem Ersatz der Reisekosten darf dem Bediensteten kein Vorteil, allerdings auch kein Nachteil erwachsen. Der Beschäftigte soll während der Dienstreise, also während der Reise zur Erledigung von Dienstgeschäften am Dienst- oder Wohnort so wie zu Hause leben bzw. auf privaten Reisen seinen Lebensbedarf decken können. Dienstreisen im Allgemeinen kommen nur für Dienstgeschäfte in Betracht, die der Behörde obliegen, der der Bedienstete angehört und die dem Bediensteten auch zugewiesen sind. Damit knüpft das Dienstgeschäft an das konkrete Amt im funktionellen Sinne an. Dienstgeschäfte können für den Bediensteten somit nur in der Erledigung seiner ihm konkret übertragenen Aufgaben anfallen. Bevor eine Dienstreise zur Erledigung der Dienstgeschäfte in Betracht kommt, ist aus Gründen der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit oder der Fürsorgepflicht zu prüfen, ob die Dienstgeschäfte nicht auch auf kostengünstigere Weise erledigt werden können.
Mit der Reform des Reisekostenrechts zum 1.1.2014 hat auch der bisher immer wieder zu Rechtsstreitigkeiten führende Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte eine Änderung erfahren. Nunmehr kann der Arbeitnehmer je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte, ggf. aber auch keine erste, sondern nur auswärtige Tätigkeitsstätten haben (§ 9 Abs. 4 Satz 5 EStG). Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte erfolgt vorrangig anhand der dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen durch den Arbeitgeber. Sind solche nicht vorhanden oder sind die getroffenen Festlegungen nicht eindeutig, werden hilfsweise quantitative Kriterien herangezogen. Voraussetzung ist zudem, dass der Arbeitnehmer in einer ortsfesten Einrichtung dauerhaft tätig werden soll. Eine Tätigkeitsstätte ist eine ortsfeste betriebliche Einrichtung. Fahrzeuge, Flugzeuge, Schiffe oder Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtungen sind keine Tätigkeitsstätten. Das häusliche Arbeitszimmer des Arbeitnehmers ist, wie bisher auch, keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines Dritten und kann daher auch zukünftig keine erste Tätigkeitsstätte sein.
Eine erste Tätigkeitsstätte liegt vor, wenn der Arbeitnehmer einer Tätigkeitsstätte i. S. v. § 9 Abs. 4 Satz 1 EStG dauerhaft zugeordnet ist. Ist der Arbeitnehmer nur vorübergehend einer Tätigkeitsstätte zugeordnet, begründet er dort keine erste Tätigkeitsstätte. Die dauerhafte Zuordnung des Arbeitnehmers wird durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie die diese ausfüllenden Absprachen oder Weisungen bestimmt. Das gilt für einzelne Arbeitnehmer oder Arbeitnehmergruppen, unabhängig davon, ob diese schriftlich oder mündlich erteilt worden sind. Eine Dokumentationspflicht ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, weshalb die Beurteilung, ob eine Zuordnung vorliegt, anhand einer umfassenden Würdigung aller Umstände des Einzelfalls zu treffen ist.
Die Zuordnung muss sich auf die Tätigkeit des Arbeitnehmers beziehen; dies ergibt sich aus § 9 Abs. 4 Satz 3 EStG, der mit der beispielhaften Aufzählung darüber hinaus das Kriterium der Dauerhaftigkeit beschreibt. Die Zuordnung eines Arbeitnehmers zu einer betrieblichen Einrichtung allein aus tarifrechtlichen, mitbestimmungsrechtlichen oder organisatorischen Gründen (z. B. Personalaktenführung), ohne dass der Arbeitnehmer in dieser Einrichtung tätig werden soll, stellt keine Zuordnung dar. Sofern der Arbeitnehmer in einer vom Arbeitgeber festgelegten Tätigkeitsstätte zumindest in ganz geringem Umfang tätig werden soll, z. B. Hilfs- und Nebentätigkeiten (Auftragsbestätigungen, Stundenzettel, Krank- und Urlaubsmeldung abgeben etc.), kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zu dieser Tätigkeitsstätte zuordnen, selbst wenn für die Zuordnung letztlich tarifrechtliche, mitbestimmungsrechtliche oder organisatorische Gründe ausschlaggebend sind. Soll der Arbeitnehmer an mehreren Tätigkeitsstätten tätig werden und ist er einer bestimmten Tätigkeitsstätte dienst- oder arbeitsrechtlich dauerhaft zugeordnet, ist es unerheblich, in welchem Umfang er seine berufliche Tätigkeit an dieser oder an den anderen Tätigkeitsstätten ausüben soll. Auch auf die Regelmäßigkeit des Aufsuchens dieser Tätigkeitsstätten kommt es dann nicht mehr an. Die dienst- oder arbeitsrechtliche Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers muss darüber hinaus eindeutig sein und ist vom Arbeitgeber zu dokumentieren. In Betracht kommen hierfür z. B. Regelungen im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag, in Protokollnotizen, dienstrechtlichen Verfügungen, Einsatzplänen, Reiserichtlinien, Reisekostenabrechnungen oder vom Arbeitgeber als Nachweis seiner Zuordnungsentscheidung vorgelegte Organigramme.
Pro Dienstverhältnis kann es nur eine ...