Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber / 4.5.1 Einzelnachweis der Inlands- und Auslandsübernachtungskosten

Wie bisher ist der Werbungskostenabzug von Unterbringungskosten nur zulässig, wenn der Arbeitnehmer die Kosten durch entsprechende Rechnungsbelege nachweist. Der verlangte Einzelnachweis der angefallenen Aufwendungen gilt sowohl für Inlands- als auch für Auslandsübernachtungen.

Hinweis

Übernachtungspauschalen steuerfrei erstattungsfähig

Im Rahmen der Reisekostenerstattung kann anstelle der tatsächlichen Kosten ein steuerfreier Pauschbetrag von 20 EUR pro Inlandsübernachtung angesetzt werden.

Für Auslandsreisen gelten die vom BMF bekanntgegebenen Auslandsübernachtungsgelder, die der Arbeitgeber alternativ als Pauschale steuerfrei ersetzen darf.^[1]

Keine 3-Monatsfrist für Unterkunftskosten

Während bei einer längerfristigen beruflichen Auswärtstätigkeit am selben auswärtigen Ort eine 3-Monatsfrist für den Ansatz der Verpflegungspauschalen gilt^[2], dürfen Übernachtungskosten zeitlich unbefristet steuerfrei ersetzt bzw. ohne Arbeitgeberersatz als Werbungskosten geltend gemacht werden. Auszubildende, die aufgrund der Wegstrecke oder in Fällen des Blockunterrichts am Ort der auswärtigen Berufsschule übernachten, können deshalb für die Gesamtdauer des Ausbildungsdienstverhältnisses die Übernachtungskosten als steuerfreie Reisekosten erhalten oder als Werbungskosten in der Steuererklärung ansetzen. Der Arbeitgeber kann für die steuerfreie Erstattung alternativ anstelle der tatsächlichen Kosten auch die Pauschale von 20 EUR pro (Inlands-)Übernachtung wählen.^[3] Die Grenze von 48 Monaten, nach der für Übernachtungskosten bei einer langfristigen beruflichen Auswärtstätigkeit ein Höchstbetrag von 1.000 EUR pro Monat zu beachten ist^[4], hat für die fachtheoretische Ausbildung an Berufsschulen keine praktische Bedeutung.

Umfang der abzugsfähigen Unterkunftskosten

Zu den Übernachtungskosten der beruflichen Auswärtstätigkeit zählen – neben den Rechnungsbelegen für die Nutzung eines Hotelzimmers:

• Mietaufwendungen für die Nutzung eines (ggf. möblierten) Zimmers oder einer Wohnung sowie
• Nebenleistungen, z. B. Kultur- und Tourismusförderabgabe, Kurtaxe/Fremdenverkehrsabgabe,
• bei Auslandsübernachtungen die besondere Kreditkartengebühr bei Zahlungen in Fremdwährungen.

Wegfall der bisherigen Angemessenheitsprüfung

Der Gesetzwortlaut begrenzt den Werbungskostenabzug bzw. steuerfreien Arbeitgeberersatz auf die notwendigen Mehraufwendungen der beruflich veranlassten Übernachtung. Auch wenn danach eine Angemessenheitsprüfung bezüglich der Höhe der begünstigten Übernachtungskosten möglich erscheint, etwa die Begrenzung auf eine bestimmte Hotelkategorie oder hinsichtlich der Größe der Unterkunft, ist die Notwendigkeit der Aufwendungen nach Auffassung der Finanzverwaltung nur dem Grunde nach unter dem Gesichtspunkt der beruflichen Veranlassung zu prüfen.^[5] Der berufliche Anlass indiziert die Notwendigkeit des Übernachtungsmehraufwands aufgrund der Reisetätigkeit des Arbeitnehmers.

Wichtig

Reisekosten nur für auswärtige Zweitunterkunft

Unterkunftskosten im Rahmen einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit sind nur dann im Sinne der beruflichen Veranlassung notwendig und dürfen damit abgezogen bzw. steuerfrei ersetzt werden, wenn daneben noch eine andere Wohnung besteht, an welcher der Arbeitnehmer seinen Lebensmittelpunkt hat. Diese "Hauptwohnung" muss – anders als bei der doppelten Haushaltsführung – nicht die Kriterien eines eigenen Hausstands erfüllen. Ausreichend ist auch der Lebensmittelpunkt in der elterlichen Wohnung, wo der Arbeitnehmer ein Zimmer bewohnt.

Ist die Unterkunft am auswärtigen Tätigkeitsort die einzige Wohnung bzw. Unterkunft des Arbeitnehmers, liegt kein beruflich veranlasster Mehraufwand vor, der als Reisekosten abgezogen oder steuerfrei erstattet werden kann. Bei den Kosten für die auswärtige Wohnung handelt es sich in diesen Fällen um Aufwendungen für die private Lebensführung.

[1]

S. Auslandsreisepauschalen.

[2] S. Abschn. 4.3.8.

[3] R 9.7 Abs. 3 LStR.

[4] S. Abschn. 4.5.4.

[5] BMF, Schreiben v. 25.11.2020, IV C 5 – S 2353/19/10011 :006, BStBl 2020 I S. 1228, Rz. 119.