Büroarbeit – sicher, gesund und erfolgreich – Praxisleit ... / 1 Leitfaden: Die Menschen aktivieren und die Büroprozesse optimal organisieren

Voraussetzungen für erfolgreiche Arbeit im Büro sind die Leistungsbereitschaft der Beschäftigten und das optimale Zusammenspiel aller Beteiligten. Erst eine gute Organisation und ein aktivierendes Betriebsklima ermöglichen eine produktive Nutzung aller Ressourcen im Arbeitsprozess. Wesentliche Voraussetzung dafür ist eine gute Organisation des Arbeitsschutzes im Büro. Das folgende Kapitel zeigt Ihnen in zehn Schritten, was Sie tun können.

Klare Zielsetzungen

• Sie nehmen das Ziel des sicheren, gesunden und qualitätsbewussten Arbeitens im Büro in Ihre Unternehmensziele mit auf – zum Beispiel in Leitlinien oder anderen allgemeinen Vereinbarungen.

  • Praxishilfe auf der Online-Themenseite "Büroarbeit" – www.vbg.de/bueroarbeit:

    – Organisationshilfe "Unsere Unternehmensziele"

• Sie vereinbaren mit der Interessenvertretung oder auf Mitarbeiterbesprechungen gemeinsam mit den Beschäftigten, was alle Beteiligten unter sicherem, gesundem und qualitätsbewusstem Arbeiten verstehen und welche Maßnahmen dazugehören.

  • Praxishilfen auf der Online-Themenseite "Büroarbeit" – www.vbg.de/bueroarbeit:

    – VBG-Fachinformation BGI 5023 "AMS – Arbeitsschutz mit System"

    – VBG-Fachinformation BGI 5132 "GMS – Gesundheit mit System"

• Sie verdeutlichen Ihren Führungskräften und Beschäftigten, welche rechtlichen Bestimmungen (Gesetze, Verordnungen, Technische Regeln zum Arbeitsschutz, Berufsgenossenschaftliche Vorschriften und Regeln) gelten, und Sie stellen diese, möglichst im Volltext, zur Verfügung – zum Beispiel im Intranet oder durch Verweis auf die Online-Themenseite "Büroarbeit" – www.vbg.de/bueroarbeit.

  • Praxishilfen auf der Online-Themenseite "Büroarbeit" – www.vbg.de/bueroarbeit:

    – Volltexte des staatlichen und berufsgenossenschaftlichen Regelwerkes

Wir haben festgelegt:

Verantwortungen und klare Rahmenbedingungen festlegen

• Sie vereinbaren mit Führungskräften und Beschäftigten schriftlich – zum Beispiel in Arbeitsverträgen, Stellen-, Arbeitsbeschreibungen –, welche Aufgaben sie in der präventiven Arbeitsgestaltung haben, beispielsweise durch Verpflichtung zu sicherem und gesundem Arbeiten, zur Berücksichtigung der Unterweisungsinhalte und des staatlichen und berufsgenossenschaftlichen Regelwerkes.
• Sie nehmen die Anforderungen von Sicherheit und Gesundheitsschutz in alle Arbeitsanweisungen auf.
• Sie legen die Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse der einzelnen Beschäftigten und der Teams eindeutig fest.

• Sie definieren die Übergänge der Informationen und Leistungen an den Schnittstellen der Verantwortungsbereiche.

  • Praxishilfe auf der Online-Themenseite "Büroarbeit" – www.vbg.de/bueroarbeit:

    – Organisationshilfe "Übertragung von Unternehmerpflichten"

Wir haben festgelegt:

Arbeitsbedingungen analysieren und Maßnahmen festlegen – Gefährdungsbeurteilung

• Sie analysieren und beurteilen die Gefährdungen und Belastungen bei der Büroarbeit regelmäßig. Sie berücksichtigen dabei möglichst die Erfahrungen der Beschäftigten.
• Sie legen Verbesserungsmaßnahmen auf Grundlage der festgestellten Probleme fest.

• Sie legen fest, wer für die Durchführung und die Kontrolle der festgelegten Maßnahmen verantwortlich ist.

  • Praxishilfen auf der Online-Themenseite "Büroarbeit" – www.vbg.de/bueroarbeit:

    – Beurteilung der Arbeitsbedingungen

    – BGI 650 "Bildschirm- und Büroarbeitsplätze"

• Wenn Ihre Beschäftigten auch zu Hause – zum Beispiel bei Telearbeit – oder außerhalb arbeiten, legen Sie fest beziehungsweise vereinbaren Sie,

  • wie die Arbeit zu Hause und unterwegs analysiert und beurteilt wird,
  • wie die Arbeit zu gestalten ist – zum Beispiel zeitlich, räumlich, Möblierung,
  • wie Maßnahmen zur Verbesserung umzusetzen sind.

  • Praxishilfen auf der Online-Themenseite "Büroarbeit" – www.vbg.de/bueroarbeit:

    – Faltblatt "Mobil arbeiten mit Notebook & Co."

    – Ratgeber "Telearbeit – Gesundheit, Gestaltung, Recht"

Wir haben festgelegt:

Beschäftigte leistungsgerecht einsetzen

• Sie stellen die Leistungs- und Zeitvorgaben transparent dar und besprechen beziehungsweise vereinbaren sie möglichst gemeinsam mit den Beschäftigten.
• Sie berücksichtigen bei der Verteilung der Arbeitsaufgaben die individuellen Kompetenzen und Vorstellungen sowie die Erfahrungen und Fähigkeiten der Beschäftigten – zum Beispiel spezielle Fachkenntnisse, Lebensalter, Gewohnheiten, Mentalität. Sie beteiligen die Beschäftigten bei der Verteilung der Arbeitsaufgaben.
• Sie gestalten die Arbeitsaufgaben so, dass diese von den Beschäftigten bewältigt werden können und dass die Aufgaben die Beschäftigten nicht über- oder unterfordern. Sie organisieren die Arbeiten möglichst als "Mischarbeit".
• Sie räumen Ihren Beschäftigten Möglichkeiten zum eigenverantwortlichen und selbstorganisierten Handeln ein.
• Sie achten darauf, dass die Arbeitsaufgaben eindeutig und widerspruchsfrei formuliert werden. Sie sollten sich versichern, dass die Beschäftigten die Aufgaben verstanden haben und dass es keine ungeklärten Überschneidungen mit anderen Arbeitsaufgaben gibt.
• Sie bieten familiengerechte und auf die Lebenssituation angepasste Arbe...