Jens Brehm, Stephanie Gieringer
Zusammenfassung
Betriebliches Gesundheitsmanagement ist ein Instrument moderner Personalführung und in manchen Organisationen integrativer Bestandteil einer übergeordneten Gesamtstrategie. Somit gibt es viele Unternehmen, die in der Vergangenheit zahlreiche Erfahrungen mit BGM und der Umsetzung gesundheitsförderlicher Maßnahmen gesammelt haben. Dabei erleben die Verantwortlichen mehr und mehr die Vielseitigkeit und Komplexität des Themas. Grundlagen des klassischen Projektmanagements gehen dabei oft unter oder es fehlen notwendige Kenntnisse.
Ganz egal, welche Zielrichtung im Betrieb mit BGM verfolgt wird: Dieser Beitrag zeigt, wie Projekte im betrieblichen Gesundheitsmanagement erfolgreich gestaltet werden, welche Phasen dabei zu beachten und welche Methoden hilfreich sind.
1 Grundlagen Projektmanagement
1.1 Projektdefinition
Unter einem Projekt versteht man laut DIN 69901-5:2009 ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch folgende Merkmale gekennzeichnet ist:
Ein Projekt
- hat eine einmalige Aufgabenstellung (ist innovativ, neuartig),
- besitzt ein konkret formuliertes Endergebnis (ist zielorientiert),
- hat einen festgelegten Start- und Endtermin (ist zeitlich befristet, terminiert),
- hat ein zugewiesenes Budget (ist budgetiert),
- erfordert eine bereichsübergreifende Zusammenarbeit (ist interdisziplinär),
- ist von anderen Projekten klar abgegrenzt,
- hat einen Projektleiter, einen Auftraggeber und Teammitglieder, die in eine aufgabenspezifische Organisation eingebunden sind.
Da sich Projekte in ihrer Vorgehensweise häufig gleichen oder im Aufbau wiederholen, sollte der Begriff der Einmaligkeit in der Praxis so verstanden werden, dass Vorhaben in anderen Bereichen, mit einer neuen Zielgruppe, mit unterschiedlichen Projektteams, an unterschiedlichen Standorten mit verschiedenen Budgets, Zeiträumen und Rahmenbedingungen auch als Projekt zählen. Die Vorgehensweise eines Projektmanagements eignet sich daher auch für die Einführung und nachhaltige Umsetzung eines betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM).
1.2 Projektmanagement
Der Begriff "Projektmanagement" setzt sich zusammen aus den Wörtern "Projekt" und "Management".
Versteht man Management i. S. von Zielsetzung, Planung, Steuerung, Organisation der Umsetzung, Kontrolle und Fortführung/Modifikation, so lässt sich Projektmanagement mithilfe eines Ablaufmodells erklären. Der klassische Projektmanagementablauf umfasst dabei 4 Phasen (Abb. 1).
Abb. 1: Projektmanagement-Phasen
Wie genau der Ablauf für ein BGM-Projekt im eigenen Betrieb gestaltet werden kann, ist Teil der Projektplanung und innerhalb dieser bei der Auswahl des Phasenmodells festzulegen.
Zu den wesentlichen Wissensträgern im klassischen Projektmanagement zählen:
- Projektleiter,
- Projektcontroller,
- Projektauftraggeber,
- Projektteam,
- Expertenteam (Fachausschuss),
- Steuerungsgremium sowie
- Lenkungsausschuss.
2 Projektinitialisierung
Die Notwendigkeit eines BGM wird vonseiten der Unternehmen zunehmend erkannt. In den meisten Fällen liegt jedoch kein konkreter Projektauftrag durch die Unternehmensleitung vor. Daher müssen die wichtigsten Projektdaten erst einmal generiert werden (u. a. was soll mit dem Projekt erreicht werden? Wie soll das erreicht werden? Wann soll ein erstes Ergebnis vorliegen?).
Bei Projekteröffnung sind als erstes ein Projektteam zu gründen und ein verantwortlicher Projektleiter zu benennen. Zur strukturierten Sammlung erster Projektdaten ist ein Strategieworkshop sinnvoll, auf dessen Basis im Anschluss ein Projektauftrag angelegt und freigegeben werden kann. Das Projektteam kann dabei ein Zusammenschluss aus Unternehmensleitung/Vertretung, Projektleitung, Experten zum Thema Gesundheit sowie Vertretern der Personalabteilung, des Betriebsrats sowie betroffenen Mitarbeitern und Führungskräften sein. Dieser Zusammenschluss wird in der Praxis auch "Steuerkreis" oder "Arbeitskreis Gesundheit" genannt.
Im weiteren Verlauf des Projektes sind die Teilnehmer des Arbeitskreises für die Planung, Steuerung und Koordination des Projektes zuständig und sollten daher gezielt ausgewählt werden. Neben der Sammlung von ersten Projektdaten eignet sich ein initiierender Strategieworkshop auch sehr gut, um die verschiedenen Beweggründe für ein BGM aufzunehmen und um ein einheitliches Verständnis von Gesundheit als Wert und den Begrifflichkeiten rund um das betriebliche Gesundheitsmanagement zu schaffen – z. B. Abgrenzung/Einordnung von Arbeitsschutz, Gesundheitsförderung (BGF), Eingliederungsmanagement (BEM).
2.1 Strategieworkshop
Während des Strategieworkshops zum Thema BGM sind folgende Inhalte zu diskutieren:
- Bedarf unterschiedlicher Interessengruppen (Stakeholder-Analyse),
- bisherige Erfahrungen/Organisation von Arbeitsschutz, BEM, BGF, BGM,
- übergeordnete BGM-Strategie, konkrete Ziele und Kennzahlen,
- zeitlicher Rahmen und möglicher Ablauf,
- Budgetierung und Rahmenbedingungen.
Zu Beginn des Workshops werden Ideen ausgetauscht und es wird diskutiert, ob es sich bei dem anstehenden Projekt um vereinzelte Maßnahmen (z. B. Gesundheitstag, Mitarbe...