Arbeitsmittel / Lohnsteuer

1 Ausschließlich berufliche Nutzung

Wirtschaftsgüter rechnen dann zu den Arbeitsmitteln, wenn sie nahezu ausschließlich für eine Benutzung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit geeignet sind. Eine private Mitbenutzung ist unschädlich, soweit sie einen Nutzungsanteil von etwa 10 % nicht übersteigt.^[1] Liegt diese Voraussetzung vor, kann die Zugehörigkeit der genutzten Geräte und Gegenstände zu den Arbeitsmitteln in der Regel ohne Weiteres bejaht werden. Dagegen ist bei Wirtschaftsgütern, die auch im Rahmen der allgemeinen Lebensführung nutzbar sind, die Zuordnung oft schwierig oder zweifelhaft.

[1] BFH, Urteil v. 19.2.2004, VI R 135/01, BStBl 2004 II S. 958.

2 Arbeitsmittel als Arbeitslohn

2.1 Unentgeltliche berufliche Nutzung

Der Wert von unentgeltlich zur beruflichen Nutzung überlassenen Arbeitsmitteln, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nur zum Gebrauch am Arbeitsplatz bereitstellt, ist kein steuerpflichtiger Arbeitslohn (z. B. Arbeitsplatzausstattung wie Schreibtisch, Bürostuhl, Deskbike usw.).^[1]. Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer die Arbeitsmittel erwirbt und der Arbeitgeber die Auslagen ersetzt.

Steuerfrei sind Erstattungen für Anschaffung und Auslagen für

• Arbeitsmittel als Werkzeuggeld^[2] und
• typische Berufskleidung.^[3]

[1] R 19.3 Abs. 2 LStR,

BMF, Schreiben v. 20.4.2021, IV C 5 – S 2342/20/10003:003, BStBl 2021 I S. 700.

[2] § 3 Nr. 30 EStG.

[3] § 3 Nr. 31 EStG.

2.2 Nutzung außerhalb des Betriebs

Stellt der Arbeitgeber (betriebliche) Arbeitsmittel zur Verfügung oder übereignet er diese an den Arbeitnehmer, z. B. Schenkung eines Computers, kann sich daraus ein geldwerter Vorteil ergeben. Voraussetzung hierfür ist regelmäßig eine Nutzung außerhalb des Betriebs.

Steuerpflichtiger Arbeitslohn liegt vor, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Arbeitsmittel nicht zweckgebunden (z. B. zum Gebrauch am Arbeitsplatz), sondern zur freien Verfügung übereignet.^[1]

Bewahrt der Arbeitnehmer ein Arbeitsmittel in seiner Wohnung auf, besteht für bestimmte Wirtschaftsgüter eine erhöhte Nachweispflicht, um den ersten Anschein einer Privatnutzung zu widerlegen. Dies gilt z. B. für Smart TV's und andere Multimediageräte im häuslichen Arbeitszimmer und für Musikinstrumente. Solche Geräte werden nach der allgemeinen Erfahrung der Finanzverwaltung regelmäßig in nicht unerheblichem Umfang auch privat verwendet.

[1] BFH, Urteil v. 25.1.1985, VI R 173/80, BStBl 1985 II S. 437.

2.3 Privatnutzung betrieblicher Datenverarbeitungsgeräte etc.

2.3.1 Steuerbefreiung für moderne Kommunikationsmittel

Die Vorteile aus der privaten Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte sowie deren Zubehör sind steuerfrei, und zwar unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung.^[1] Das gilt auch für die Vorteile aus zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, wenn der Arbeitgeber diese Programme in seinem Betrieb einsetzt.^[2] Daher ist die Nutzung von Computerspielen mangels betrieblichen Einsatzes grundsätzlich nicht nach § 3 Nr. 45 EStG begünstigt.^[3] Ebenso steuerfrei sind Dienstleistungen des Arbeitgebers im Zusammenhang mit der Überlassung der hier betroffenen betrieblichen Geräte und Programme.

Zu den begünstigten Dienstleistungen zählen insbesondere die Installation oder Inbetriebnahme der begünstigten Geräte und Programme^[4] durch einen IT-Service des Arbeitgebers.^[5] In anderen Fällen liegt regelmäßig steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Der Arbeitnehmer kann jedoch die verauslagten Beträge bei beruflicher Veranlassung als Werbungskosten ansetzen.

[1] § 3 Nr. 45 EStG; R 3.45 Sätze 1 und 2 LStR.

[2] § 3 Nr. 45 Satz 2 EStG.

[3] H 3.45 LStH.

[4] I. S. d. § 3 Nr. 45 EStG.

[5] H 3.45 LStH.

2.3.2 Beispiele für begünstigte Geräte und Zubehör

Unter den Begriff der betrieblichen Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräte fallen u. a.^[1]

• PC und Laptop,
• Handy und Smartphone,
• Smartwatch,
• Tablet.

Beispiele für begünstigtes Zubehör

Als Zubehör begünstigt sind u. a.

• Monitor,
• Drucker, Beamer, Scanner,
• Modem, Netzwerkswitch,
• Router, Hub, Bridge,
• ISDN-Karte, SIM-Karte, UMTS-Karte, LTE-Karte,
• Ladegeräte und Transportbehältnisse.

[1] H 3.45 LStH.

2.3.3 Begünstigte Software

Zu den begünstigten System- und Anwendungsprogrammen zählen u. a.^[1]

• Betriebssysteme,
• Browser,
• Virenscanner,
• Softwareprogramme (z. B. Home-use-Programme, Volumenlizenzvereinbarung).

[1] H 3.45 LStH.

2.3.4 Nicht begünstigte Geräte

Regelmäßig nicht begünstigt, weil es sich nicht um betriebliche Geräte des Arbeitgebers handelt, sind^[1]

• Smart-TV,
• Spielkonsolen,
• MP3-Player,
• Spielautomaten,
• E-Book-Reader,
• Gebrauchsgegenstände mit eingebautem Mikrochip,
• Digitalkameras und digitale Videocamcorder,
• vorinstallierte Navigationsgeräte im Pkw.^[2]

[1] H 3.45 LStH.

[2] BFH, Urteil v. 16.2.2005, VI R 37/04, BStBl 2005 II S. 563.

3 Arbeitsmittel als Werbungskosten

3.1 Ausschließliche berufliche Nutzung

Vom Arbeitgeber nicht ersetzte Aufwendungen des Arbeitnehmers für Arbeitsmittel sind als Werbungskosten abziehbar. Voraussetzung hierfür ist, dass die Arbeitsmittel ausschließlich der Berufsausübung dienen, z. B.

• typische Berufskleidung,
• Fachbücher und Fachzeitschriften oder
• Werkzeuge.

3.2 Abzugsfähige Werbungskosten

3.2.1 Allgemeine Grundsätze

Aufwendungen für Arbeitsmittel können im Rahmen der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden.^[1] Dabei ist jedoch zu prüfen, ob die Kosten hierfür

• sofort vollständig im Jahr der Anschaffung oder
• im Wege der Abschreibung, verteilt über die voraussichtliche Nutzungsdauer des Wirtschaft...