Arbeitsrechtliche Änderungen durch das Vierte Bürokratie ... / 3 Die arbeitsrechtlichen Änderungen im BEG IV im Einzelnen

3.1 Änderung des Nachweisgesetzes

Schon bei der Neufassung des Nachweisgesetzes zum 1.8.2022 war ein wesentlicher Diskussionspunkt, ob der Nachweis zukünftig auch in elektronischer Form erteilt werden kann. Nachdem der Gesetzgeber dies seinerzeit (ohne Not, weil europarechtlich nicht vorgeschrieben) abgelehnt hatte, wird nunmehr eine deutliche Erleichterung für den Arbeitgeber im Nachweisgesetz vorgenommen. Zukünftig kann der Nachweis grundsätzlich in Textform erteilt werden, wenn auch hier gewisse Einschränkungen zu beachten sind. Das ermöglicht es dem Arbeitgeber, die nach § 2 Abs. 1 NachwG zu erteilende Niederschrift über den wesentlichen Inhalt der getroffenen Vereinbarungen und andere arbeitsrechtliche relevante Punkte den Beschäftigten in Textform, also insbesondere per Mail oder als PDF-Dokument zukommen zu lassen.

So lautet § 2 Abs. 1 NachwG zukünftig:

Der Arbeitgeber hat die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses innerhalb der Fristen des Satzes 9 schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Die Niederschrift nach Satz 1 kann in Textform (§ 126b des Bürgerlichen Gesetzbuches) abgefasst und elektronisch übermittelt werden, sofern das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen. Im Fall des Satzes 2 hat der Arbeitgeber auf Verlangen des Arbeitnehmers die Niederschrift unter Hinweis auf den Geltungsbeginn der wesentlichen Vertragsbedingungen unverzüglich in der Form der Sätze 1 und 8 (Anmerkung: Gemeint ist hier wiederum die gesetzliche Schriftform) zu erteilen. Das gilt entsprechend, wenn die wesentlichen Vertragsbedingungen nicht (ordnungsgemäß) nachgewiesen wurden. Die Verjährung des Anspruchs nach den Sätzen 3 und 4 beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet.

Die Sätze 2 bis 5 finden keine Anwendung auf Arbeitnehmer die in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig nach § 2a Abs. 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes tätig sind.

Soweit der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich nachzuweisen hat, ist die elektronische Form weiterhin ausgeschlossen.

Auch § 2 Abs. 4 NachwG wird entsprechend angepasst:

Ist dem Arbeitnehmer ein Arbeitsvertrag in Textform nach Maßgabe des Absatzes 1 Satz 2 übermittelt worden, entfällt die Verpflichtung zur Erteilung eines schriftlichen Nachweises, soweit der Vertrag die in den Absätzen 1 bis 4 geforderten Angaben enthält.

Auch hier können die Beschäftigten dennoch die Erteilung des Nachweises in Schriftform verlangen und auch hier gilt diese Regelung nicht im Bereich des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes.

Gleiches gilt sinngemäß nach § 3 Abs. 2 NachwG auch für nachträglich eingetretene Änderungen.

Zusammengefasst bedeutet dies Folgendes:

• Es bleibt zunächst dabei, dass der Arbeitsvertrag grundsätzlich auch formlos abgeschlossen werden kann (Ausnahme: die Befristung des Arbeitsverhältnisses) und der Arbeitgeber "nur" verpflichtet ist, den Arbeitnehmern einen Nachweis über die getroffenen Vereinbarungen auszuhändigen. Dieser muss unverändert die in § 2 Abs. 1 Satz 7 Nr. 1-15 NachwG aufgeführten Punkte enthalten.
• Anstelle eines schriftlichen Nachweises über die wesentlichen Vertragsbedingungen kann dieser jetzt auch in Textform im Sinne des § 126b BGB erteilt werden. Die elektronische Übermittlung ist zulässig. Es kann aber auch weiterhin eine körperliche Übergabe des in Textform verfassten Dokuments erfolgen. Die elektronische Übermittlung muss individuell an den Arbeitnehmer erfolgen. Eine allgemeine Bekanntmachung reicht nicht aus. Es dürfte ausreichen, dass der Arbeitnehmer den Nachweis aus einem Terminal für sich auf einen Datenträger herunterladen oder ausdrucken kann, denn das genügt der Textform und der individuellen Übermittlung. Voraussetzung bei elektronischer Übermittlung ist aber weiter, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer aufgefordert, ihm einen Empfangsnachweis zu erteilen. Dazu gehört beispielsweise eine Lesebestätigung für eine E-Mail. Erteilt der Arbeitnehmer diesen Empfangsnachweis nicht, hat der Arbeitgeber seine Verpflichtungen nach dem Nachweisgesetz dennoch erfüllt, wenn er auf andere Weise nachweisen kann, dass der Arbeitnehmer den Nachweis in Textform erhalten hat.
• Die Arbeitnehmer haben aber weiterhin das Recht, einen schriftlichen Nachweis zu verlangen. Das gilt uneingeschränkt und nicht nur, wenn der Arbeitgeber seiner Verpflichtung zur Erteilung des Nachweises nicht nachgekommen ist. Dem Arbeitgeber ist daher dringend zu raten, die Verpflichtungen zur Erteilung des Nachweises fristgerecht zu erfüllen, um nicht zu provozieren, dass die Arbeitnehmer einen schriftlichen Nachweis verlangen
• Im Geltungsbereich des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes besteht die Möglichkeit der Erteilung des Nachweises in Textform nicht. Hier gilt weiterhin ausschließlich die gesetzliche Schriftform.
• Der Nachweis kann durch einen "Arbeitsvertra...