Die Basis für das Verfahren zwischen den Krankenkassen und den Arbeitgebern wurde mit dem Bürokratieentlastungsgesetz III geschaffen und findet sich weitgehend in § 109 SGB IV. Mit dem 7. SGB IV-Änderungsgesetz hatte der Gesetzgeber das Verfahren zwischen den Arbeitgebern und den Krankenkassen ab dem 1.1.2023 als obligatorisch ausgestaltet. Mit dem 8. SGB IV-Änderungsgesetz wurde das Verfahren nunmehr mit Ziel der Umsetzung ab 1.1.2025 neben den Arbeitsunfähigkeitszeiten und Zeiten eines stationären Aufenthalts im Krankenhaus auch auf Zeiten einer Reha- oder Vorsorgeleistung erweitert. Die weitere Ausgestaltung des Verfahrens erfolgt in den Grundsätzen für die Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten im Rahmen des Datenaustauschs (eAU – § 109 Abs. 1 SGB IV und § 109a Abs. 2 SGB IV), die letztmalig am 30.4.2024 in der ab 1.1.2025 gültigen Version 2.0 genehmigt wurden.
3.1 Veränderung des bisherigen Rechtsverhältnisses
Mit § 109 SGB IV und der Anpassung des Entgeltfortzahlungsgesetzes veränderte der Gesetzgeber die Welt für die Arbeitgeber im Zusammenhang mit dem Nachweis von Arbeitsunfähigkeitszeiten. So haben die Krankenkassen ab dem 1.1.2023 den Arbeitgebern die eAUs zum Abruf bereitzustellen. Wollen Arbeitgeber einen Nachweis über die vom Arbeitnehmer gemeldete Arbeitsunfähigkeit, können sie diese Daten nur noch im eAU-Verfahren abrufen. Dies bedeutet eine Abkehr von dem bis dahin geltenden Verfahren, wonach der Arbeitgeber bisher wartete, dass ihm die AU-Bescheinigung von dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt wurde, denn der Arbeitnehmer ist seither nicht mehr zur Vorlage verpflichtet. Lediglich eine Informationsverpflichtung ist gesetzlich für gesetzlich Krankenversicherte bestehen geblieben. Der Arbeitnehmer muss daher zu den bisherigen Zeitpunkten der Vorlageverpflichtung den Arzt aufsuchen und den Arbeitgeber weiterhin unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit sowie deren Dauer informieren. Ist der Arbeitnehmer nicht gesetzlich versichert oder findet die ärztliche Untersuchung nicht bei einem Vertragsarzt statt, bleibt hingegen die bisherige Vorlageverpflichtung bestehen. Solche privaten Nachweise dürfen von der Krankenkasse – auch wenn diese dort vorliegen – den Arbeitgebern nicht zur Verfügung gestellt werden. Hierzu erhält der Arbeitgeber eine Rückmeldung mit dem Grund "8", um den Nachweis vom Arbeitnehmer abzufordern.
Auf Basis der Information des Arbeitnehmers kann dann der Arbeitgeber für Zeiträume, für die ein Beschäftigungsverhältnis bei ihm besteht oder bestand und ein Abruf möglich ist, die eAU bei der Krankenkasse abfordern. Ein Abruf ist nach § 109 SGB IV bisher auf AU-Zeiten von Vertragsärzten, Vertragszahnärzten, Unfallärzten, stationäre Krankenhauszeiten und Zeiten des Aufenthaltes in einer Rehabilitations- oder Vorsorgeeinrichtung eingeschränkt. Ein regelmäßiger wie auch automatisierter Abruf von Arbeitgebern außerhalb dieser Abwesenheiten ist hingegen nicht zulässig.
3.2 Abruf bei der Krankenkasse
Der Arbeitgeber kann erst nach Mitteilung durch den Arbeitnehmer einen Abruf vornehmen, wobei jede einzelne AU-Bescheinigung (Erst- und Folgebescheinigungen, sowie Krankenhausaufenthalt oder Zeitraum einer Rehabilitations- oder Vorsorgeleistung) separat von der Krankenkasse abgefordert werden muss. Eine Kumulation der Daten erfolgt hingegen nicht.
Abruf bei vorheriger Arbeitsfähigkeit
War der Arbeitnehmer vor der aktuellen Arbeitsunfähigkeit – wenn auch nur für kurze Zeiträume – arbeitsfähig, dann ist von einer Neuerkrankung auszugehen und der Arbeitgeber hat im Datensatz als Beginn der Arbeitsunfähigkeit das erstmalige Fehlen des Arbeitnehmers in diesem Krankheitsfall anzugeben. Aufgrund der gesetzlichen Möglichkeit aus dem Entgeltfortzahlungsgesetz – es sei denn, diese ist durch den Arbeitgeber eingeschränkt – bedarf es im Regelfall der Vorlage einer AU erst ab dem 4. Tag der Arbeitsunfähigkeit.
Abruf bei vorheriger Arbeitsunfähigkeit
War der Arbeitnehmer vor der aktuellen Arbeitsunfähigkeit durchgehend arbeitsunfähig, dann hat der Arbeitgeber als Beginn der Arbeitsunfähigkeit den Tag nach dem Ende der vorherigen eAU anzugeben.
Geringfügig Beschäftigte
Das eAU-Verfahren für geringfügig Beschäftigte weicht nicht vom normalen eAU-Verfahren ab. Ein Abruf erfolgt auch hier bei der entsprechenden gesetzlichen Krankenkasse. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Abfrage nicht bei der Minijob-Zentrale, sondern der tatsächlichen Krankenkasse des Arbeitnehmers erfolgt. Da bis zum obligatorischen Start des eAU-Verfahrens diese Daten von den Arbeitgebern nicht benötigt wurden, müssen diese seither beim Arbeitnehmer erhoben und auch gepflegt werden. Eine Ausnahme gilt für Minijobber in Privathaushalten. Hier greift zwingend das Haushaltsscheckverfahren. Das eAU-Verfahren findet keine Anwendung, sodass es beim "Papierverfahren" bleibt.
Stornierung
Abgegebene Datensätze sind zu stornieren, wenn sie nicht abzugeben waren oder unzutreffende Angaben enthielten. Die Stornierung hat unverzüglich zu dem Zeitpunkt zu erfolgen, zu welchem die Datensätze als fehlerhaft erkannt werden. Von einer Stornieru...