Arbeitszeitmanagement: Schlüsselfaktor für Unternehmen u ... / 2.3.6 Funktionszeit

Ein weit verbreitetes hochflexibles Arbeitszeitmodell ist die Funktionszeit. Durch die Funktionszeit wird der zeitliche Rahmen für die "Funktionsfähigkeit" einzelner Arbeitsbereiche definiert. Die Funktionszeit entstand in einem mittelständischen Unternehmen, das eine Lösung für starke, nicht vorhersehbare Auftragsschwankungen benötigte. Die Fachbereichsleiter wünschten eine Arbeitszeitregelung, die sicherstellt, dass je nach Auftragslage, die anstehenden Aufgaben erledigt werden können und die Bereiche somit funktionieren. Aus der zunächst gewählten Bereichsfunktionszeit wurde nach einer erfolgreichen Testphase die Funktionszeit, die sich erfreulicherweise in vielen anderen kleinen sowie großen Organisationen und Unternehmen etablieren konnte.

Die Funktionszeit regelt sehr individuell und spezifisch die Funktionsfähigkeit in den jeweiligen Bereichen innerhalb eines vereinbarten Zeitrahmens. Dies betrifft die Erledigung von Aufgaben oder die Ansprechbarkeit für interne und externe Kunden. Die Arbeitsteams sprechen sich ab und verteilen die Arbeitszeiten eigenverantwortlich. Merkmale der Funktionszeit sind insbesondere:

• Ergebnisorientierung
• Flexible Arbeitszeitlage
• Selbstbestimmtes Arbeiten
• Hohe Zielorientierung
• Kommunikationsregeln
• Verlässliche Absprachen
• Elektronische Zeiterfassung

Abb. 5: Beispiel einer Funktionszeit

Statt einer Kernzeit, wie im Gleitzeitmodell, wird eine betriebliche Funktionszeit für bestimmte Bereiche ohne Kernzeit vereinbart. Während dieser Zeit sind die jeweiligen Bereiche funktionsfähig. Dies beinhaltet vor allem folgende Checks:

• Funktionsfähigkeit ist gewährleistet
• Ziele sind vereinbart
• Vereinbarte Aufgaben werden erledigt
• Ansprechpartner für Kunden stehen zur Verfügung
• Team organisiert sich eigenverantwortlich
• Es wird selbstbestimmt gearbeitet

Praxis-Tipp

Erfolgreiche Funktionszeit

Überlegen Sie mit Ihrem Team, welche Faktoren für eine erfolgreiche Funktionszeit wichtig sind.

Merkmale zwischen Gleitzeit und Funktionszeit

Gleitzeit	Funktionszeit
Zeitorientierung: Anwesenheitspflicht für alle Beschäftigen zur vorgegebenen Kernarbeitszeit	Ergebnisorientierung: Funktionsfähigkeit in den Bereichen sicherstellen
Selbstbestimmte Lage und Verteilung der Arbeitszeit nur in den definierten Aus- und Eingleitspannen	Selbstbestimmte Lage und Verteilung der Arbeitszeit eigenverantwortlich nach betrieblichen und individuellen Belangen
Rahmenarbeitszeit ist die Zeit vom frühestmöglichen Beginn bis zum spätestmöglichen Ende der täglichen Arbeitszeit	Die Beschäftigten können Lage und Verteilung eigenverantwortlich festlegen. Absprachen im Team bzw. mit Vorgesetzten sind zu treffen.
Eingeschränkte betriebliche Flexibilität auf die Gleitzeitspannen	Große Flexibilität über die gesamte Funktionszeit
Zielvorgaben sind wichtig insb. für Service und Ansprechbarkeit während der Gleitzeitspannen	Zielvorgaben sind für die gesamte Funktionszeit elementar und sorgfältig zu vereinbaren.
Plus-Minusstunden werden über ein Arbeitszeitkonto erfasst	Plus-Minusstunden werden über ein Arbeitszeitkonto erfasst

Führungskräfte orientieren sich bei Funktionsarbeitszeiten an einer qualitativen Personaleinsatzplanung und besprechen, welche Aufgaben in der zur Verfügung stehenden Zeit basierend auf den geltenden rechtlichen Grundlagen und ggf. der Betriebsvereinbarung erledigt werden können. Führungskräfte sollten daher die zur Verfügung stehende Arbeitszeit und die anstehenden Aufgaben stets im Blick behalten. Bei Überlast sind kurzfristige Lösungen anzustreben, bei Unterlast ist es manchmal auch erforderlich, die Mitarbeiter zu motivieren, Überstunden abzubauen. Hier kann die Führungskraft als Vorbild dienen, wenn sie beispielsweise ebenfalls ein verlängertes Wochenende nimmt. Anregung zur Planung und Organisation liefert die unten beschriebene 3-Z-Methode (siehe 2.3.9).