Zusammenfassung
Führungskräfte kämpfen heute mit komplexer werdenden Führungsaufgaben, immer größeren Leitungsspannen und hochdynamischen Prozessen, die sich rasend schnell verändern. Daher sind sie immer stärker eingespannt und habenweniger Zeit , um ihre Leitungsfunktion wahrzunehmen. Auf der anderen Seite stehen mündige Mitarbeiter, deren Ansprüche und Erwartungen an ihre Arbeit, aber auch an ihre Vorgesetzten, steigen.
Was also tun? Hier bietet es sich geradezu an, Aufgaben an interessierte und motivierte Mitarbeiter zu delegieren. Wenn Führungskräfte loslassen und konsequent geeignete Aufgaben an Mitarbeiter delegieren, gewinnen sie mehr Zeit, um sich voll und ganz auf ihre originären Führungsaufgaben zu konzentrieren.
Der Beitrag zeigt die Vorteile auf, wenn Führungskräfte richtig delegieren lernen:
- Führungskräfte entlasten sich damit selbst.
- Positive Effekte bei den Mitarbeitern: Die Aufgabendelegation eröffnet den Mitarbeitern neue Handlungsspielräume, fördert deren Selbständigkeit und wirkt motivationsfördernd.
- Dank Delegation auf allen Hierarchieebenen werden nicht nur die Fähigkeiten der Mitarbeiter besser genutzt, es verbessert sich gleichzeitig die Qualität der Führungsarbeit.
1 Delegation vorbereiten
Zunächst ist es wichtig, die Anwendung dieses Führungsinstruments gründlich vorzubereiten. Dazu gehört es zu klären, welche Aufgaben in welchem Umfang delegiert werden sollen und welche Mitarbeiter dafür infrage kommen.
Aufgaben-Istanalyse durchführen
Um einen Überblick über das gesamte Aufgabenspektrum zu gewinnen, sollten die Führungskräfte in einem ersten Schritt alle Aufgaben in ihren Arbeitsbereichen auflisten nach:
- Inhalt,
- zeitlichen Umfang,
- Bedeutung,
- Schwierigkeitsgrad,
- Dringlichkeit und
- Regelmäßigkeit.
Oftmals schaffen es Führungskräfte nur wenige Aufgaben zu erledigen. Diese Aufgaben gehören auf den Prüfstand. Nicht selten stellt sich bereits bei einer Aufgaben-Istanalyse auch heraus, dass sich bestimmte Aufgaben optimieren lassen oder gar ganz entfallen können.
Zwischen delegierbaren und nicht delegierbaren Aufgaben unterscheiden
Bei der Entscheidung, ob eine Aufgabe delegiert werden sollte, ist zu hinterfragen, welche Tätigkeiten Mitarbeiter, im Folgenden Delegationsempfänger genannt, besser und schneller erledigen können als ihre Vorgesetzten, die im Folgenden als Delegierende bezeichnet werden. Dies sind vor allem operative Aufgaben, bei denen es sich um Routine-, aber auch um Spezialtätigkeiten handeln kann. Nicht delegiert werden sollten hingegen Aufgaben mit hoher strategischer Relevanz, also vor allem die strategische Planung, Steuerung und Kontrolle. Die folgende Übersicht zeigt weitere Beispiele für delegierbare und nicht delegierbare Aufgaben:
Übersicht: Delegierbare und nicht delegierbare Aufgaben
| Delegierbare Aufgaben |
Nicht delegierbare Aufgaben |
- durch Vorschriften oder allgemeine Vorgaben weitgehend geregelte Tätigkeiten
- häufig wiederkehrende Arbeiten mit einmaligem Einweisungsaufwand, z. B. Erstellung von Rechnungen und Korrespondenz
- zeitaufwändige Arbeitsaufgaben mit geringem Fehlerrisiko
- Aufgaben geringerer Wichtigkeit und Dringlichkeit
- Zuarbeiten für Vorgesetztenentscheidungen
- Detailaufgaben und Tätigkeiten für Spezialisten
- Fälle routinemäßiger Ausführungsentscheidungen
- typische Stellvertreteraufgaben
- weiterqualifizierende Einzelarbeiten
|
- Grundsatzentscheidungen
- Entscheidungen mit großer Tragweite oder hohem Fehlerrisiko
- Entscheidungen in außergewöhnlichen Situationen
- streng vertrauliche Angelegenheiten
- grundlegendes Informieren und Anleiten von Mitarbeitern
- Kontrollieren, Beurteilen und Kritisieren von Mitarbeitern
- disziplinarische Maßnahmen
- Angelegenheiten der Mitarbeiterfürsorge
- einmalig vorkommende Aufgaben, die einen hohen Erklärungsaufwand erfordern
|
Zu delegierende Aufgaben definieren
Um Konflikte zwischen Delegierenden und Delegationsempfängern zu vermeiden, sollten die zu delegierenden Aufgaben genau definiert und abgegrenzt werden. Achten Sie unbedingt darauf, dass nur vollständige zusammengehörige Aufgaben und nicht nur Einzeltätigkeiten delegiert werden. Darüber hinaus sollte eine Paralleldelegation, also eine Delegation von gleichen Aufgaben auf mehrere Delegationsempfänger, nur in Ausnahmefällen erwogen werden.
Reklamationsabwicklung (1)
An einen Vertriebsmitarbeiter wurde die Reklamationsabwicklung delegiert. Sie umfasst die Erfassung der Reklamation, die Prüfung, ob die Reklamation berechtigt ist, die Abwicklung der Retouren und die Rechnungskorrektur für den Fall, dass ein Preis falsch kalkuliert wurde.
Auch anspruchsvolle Aufgaben delegieren
Wichtig ist, dass Sie nicht ausschließlich Routineaufgaben delegieren. Damit setzen Sie sich dem Verdacht aus, dass es Ihnen nur darum geht, sich unattraktiver und monotoner Aufgaben zu erledigen. Haben Sie den Mut, auch herausfordernde Aufgaben in die Hände Ihrer Mitarbeiter zu geben. Sie werden es Ihnen mit Einsatz und M
Verantwortungsarten unterscheiden
Bei jeder Aufgabendelegation übertragen Sie die Verantwortung auf die ...