Auskunftspflichten / 1.1 Angaben zur Durchführung des Melde- und Beitragsverfahrens

Beschäftigte müssen dem Arbeitgeber alle zur Durchführung des Meldeverfahrens und der Beitragszahlung erforderlichen Angaben machen. Sie haben ihrem Arbeitgeber zusätzlich anzugeben, ob sie neben dem Arbeitsentgelt aus der Beschäftigung weitere beitragspflichtige Einnahmen erhalten. Die Art und die Höhe der Einnahmen muss nicht angegeben werden.

Beschäftigte haben ggf. auch Unterlagen vorzulegen, die ihre Angaben bestätigen.^[1] Aus der Verpflichtung des Arbeitgebers, Entgeltunterlagen in elektronischer Form zu führen, ergibt sich für Arbeitnehmer die Verpflichtung, die notwendigen Dokumente ebenfalls in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen.^[2]

Können Beschäftigte Unterlagen nur in Papierform zur Verfügung stellen, sind diese vom Arbeitgeber in elektronische Form umzuwandeln.

Wichtig

Schriftformerfordernis für Erklärungen oder Anträge der Beschäftigten

Seit dem 1.1.2022 ist in Fällen, in denen aufgrund gesetzlicher Regelungen die Schriftform vorgeschrieben ist, ein elektronisches Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen.

Stellt der Beschäftigte diese Dokumente in Papierform zur Verfügung, hat der Arbeitgeber das Originaldokument in Papierform anzunehmen. Wird das Originaldokument in elektronischer Form übernommen, hat der Arbeitgeber dies mit einer fortgeschrittenen Signatur zu versehen.^[3]

Mehrfachbeschäftigte

Ist der Arbeitnehmer bei mehreren Arbeitgebern beschäftigt, gilt die Auskunftspflicht gegenüber allen Arbeitgebern. Hierzu gehört auch, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitgeber über eventuelle Vorbeschäftigungen oder über aktuelle weitere Beschäftigungen bei anderen Arbeitgebern informiert. Dies ist u. a. für die Prüfung relevant, ob es sich um eine geringfügige Beschäftigung handelt.^[4]

Praxis-Tipp

Dokumentation per Einstellungsfragebogen

Arbeitgeber sollten die notwendigen Angaben zur versicherungsrechtlichen Beurteilung der Beschäftigung mittels eines Einstellungsbogens beim Arbeitnehmer erfragen.^[5]

Dies sollte auch vor dem Hintergrund der Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers geschehen.

Minijobs

Insbesondere für geringfügig Beschäftigte ist zwingend vorgesehen, dass die Erklärung des

• kurzfristig geringfügig Beschäftigten über weitere Beschäftigungen im aktuellen Kalenderjahr oder
• die Erklärung des geringfügig entlohnten Beschäftigten über weitere Beschäftigungen

zu den Entgeltunterlagen zu nehmen ist.^[6]

In beiden Fällen ist die Bestätigung über die Aufnahme weiterer Beschäftigungen dem Arbeitgeber anzuzeigen.

[1] § 28o SGB IV.

[2] § 8 Abs. 2 BVV.

[3]

S. Lohn- und Gehaltskonto: Führung und Dokumentation.

[4]

S. Mehrfachbeschäftigung.

[5]

S. Aushilfen, Mitarbeiterfragebogen.

[6] § 8 Abs. 2 Nr. 7 BVV.

1.1.1 Auskunftspflichten im Haushaltsscheckverfahren

Besondere Regelungen gelten bei geringfügig Beschäftigten in Privathaushalten. Hier ist das Haushaltsscheckverfahren vorgeschrieben. Im Haushaltsscheck ist lediglich vom Arbeitnehmer zu kennzeichnen, ob eine Mehrfachbeschäftigung vorliegt. Die weitere Prüfung übernimmt die Minijob-Zentrale.

1.1.2 Arbeitsentgelt aus mehreren Beschäftigungen

Auch in anderen Sachverhalten hat der Arbeitnehmer die aus den einzelnen Beschäftigungen erzielten Arbeitsentgelte allen beteiligten Arbeitgebern mitzuteilen. Dies ist für die korrekte Beitrags- und Entgeltabrechnung der einzelnen Arbeitgeber notwendig. Dies gilt insbesondere für die Beitragsberechnung im Übergangsbereich oder für die Beitragsberechnung bei Arbeitsentgelten, die insgesamt die Beitragsbemessungsgrenzen übersteigen.