Im Rahmen einer Betriebsprüfung prüfen die Rentenversicherungsträger mindestens alle vier Jahre, ob Arbeitgeber ihre Pflichten in der Sozialversicherung nachkommen. Der Arbeitgeber muss dabei gewährleisten, dass jede Form der Abrechnung und der vorgenommenen Beurteilung der Versicherungs- und Beitragspflicht für die prüfenden Personen innerhalb angemessener Zeit prüfbar ist. Sowohl einzelne Geschäftsvorfälle (fallweise Prüfung) als auch das Abrechnungsverfahren (Verfahrensprüfung) müssen nachvollziehbar sein.
Entgeltunterlagen in elektronischer Form
Seit dem 1. Januar 2022 sind die ergänzenden Unterlagen zu den Entgeltunterlagen in elektronischer Form zu führen. Diese Regelung steht in einem engen Zusammenhang mit der elektronischen Betriebsprüfung. Die ergänzenden Unterlagen zu den Entgeltunterlagen sind in § 8 Abs. 2 BVV aufgelistet. Dazu gehören unter anderem:
- Anträge von Minijobbern zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
- Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen
- Bescheide von Krankenkassen über die Feststellung der Versicherungspflicht
- Entscheidungen der Finanzbehörden, dass Studiengebühren kein Arbeitsentgelt sind
- Nachweis der Elterneigenschaft
Beschäftigte müssen Unterlagen elektronisch zur Verfügung stellen
Diese Unterlagen sind dem Arbeitgeber bereits von den zuständigen Stellen oder dem Beschäftigten in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. Dies bedeutet, dass nicht erst der Arbeitgeber in der Pflicht ist, diese Unterlagen elektronisch zu führen. Bereits derjenige, der dem Arbeitgeber eine solche Unterlage einreicht (z. B. eine Studentin reicht eine Immatrikulationsbescheinigung ein), soll dies elektronisch tun.
Sind elektronische Signaturen ausreichend?
Für bestimmte Anträge und Erklärungen eines Arbeitnehmers ist die Schriftform erforderlich, z. B. für den Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei einer geringfügigen Beschäftigung. Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Erhält der Arbeitgeber den Antrag in dieser elektronischen Form, kann er ihn so zu den Entgeltunterlagen nehmen.
Welche Anforderungen für Unterlagen mit Unterschriftserfordernis zu beachten sind, erfahren Sie in unserem Beitrag "Elektronische Entgeltunterlagen: Das sollten Arbeitgeber beachten".
Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)
Die Speicherung der Unterlagen soll in analoger Anwendung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfolgen, soweit dem keine abweichenden Bestimmungen im Bereich der Sozialversicherung entgegenstehen. Erlaubt sind hierbei PDF-Dateien und Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff.
In diesem Zusammenhang ist grundsätzlich auch die Führung der ergänzenden Unterlagen zu den Entgeltunterlagen elektronisch vorgeschrieben, da der Prüfer diese Entgeltunterlagen (z. B. Immatrikulationsbescheinigungen, Bescheinigungen über Befreiungen von der Rentenversicherungspflicht für geringfügig Beschäftigte, Bescheinigungen für Kindergartenzuschüsse und Geburtsnachweise) auch bei der euBP benötigt.
Lesen Sie dazu mehr in unserem Beitrag "Pflicht zur elektronisch unterstützten Betriebsprüfung".
Entgeltunterlage: Benennung der Datei
Die Entgeltunterlage ist als Datei mit einem sprechenden Namen zu versehen, um bei einer späteren Anforderung eine einfache und schnelle Zuordnung gewährleisten zu können. Dabei sollten Rückschlüsse auf das Dokument, auf den Namen des Betroffenen sowie auf eine zeitliche Zuordnung möglich sein, z. B. "immatrikulationsbescheinigung-kern_sandra-Sommersemester_2022".
Der Dateiname darf maximal 64 Zeichen umfassen, wobei einige Zeichen nicht verwendet werden dürfen.
Befreiung von der Führung elektronischer Entgeltunterlagen
Der Arbeitgeber kann sich bis zum 31. Dezember 2026 – entsprechend der Regelung zur Befreiung von der elektronischen Betriebsprüfung - von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen. Der Antrag kann formlos erfolgen. Eine Antragsfrist ist nicht vorgesehen, so dass ein Antrag auch noch vor der nächsten Betriebsprüfung erfolgen kann. Bei entsprechender Befreiung sind spätestens ab dem 1. Januar 2027 die Unterlagen elektronisch zu führen.
