Langsam, um was geht es hierbei eigentlich genau? - Es geht um die Art und den Umfang der Speicherung, um die Datensätze und das Weitere zum Verfahren für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und für die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV.
Entgeltunterlagen für eine Betriebsprüfung
Der § 8 Absatz 1 und 2 der Beitragsverfahrensverordnung regelt in zahlreichen Nummern, welche Unterlagen vom Arbeitgeber unter anderem für eine Betriebsprüfung nachzuweisen sind, aus ihnen geht hervor, ob die vom Arbeitgeber vorgenommenen versicherungs- und beitragsrechtlichen Beurteilungen korrekt sind. Hierbei handelt es sich zum Beispiel um
- Anträge von Aushilfen zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht,
- Unterlagen zu einer Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht und zu einer Entsendung,
- Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen,
- Immatrikulationsbescheinigungen von Hochschulen bei Werkstudierenden sowie
- der Nachweis der Elterneigenschaft
- u.v.m.
Seit Januar 2022 sind Entgeltunterlagen elektronisch zu führen - nur wie?
Diese Liste ließe sich nahezu endlos fortführen. Wie schön zu wissen, dass im Rahmen des Siebten Gesetzes zur Änderung des SGB IV für die Arbeitgeber seit Januar 2022 die Verpflichtung besteht, diese in elektronischer Form zu führen. Nur wie, denn die Grundsätze der Spitzenorganisationen zu den Regeln, wie die elektronischen Dokumente entstehen beziehungsweise vorgehalten werden müssen, liegen bis heute noch nicht vor.
Nur für uns: Der Spielstart war am 1. Januar 2022, aber die Spielregeln sind leider immer noch nicht bekannt?!
Befreiungsmöglichkeit bis 2026
Die Verwaltung verlangt die Einhaltung gesetzlicher Regelungen und kommt der eigenen Pflicht zur Festlegung dieser nicht nach?
Ehrensache – so die SV – es gibt eine Übergangsfrist! Bedeutet, die Neuregelung tritt zwar ab Januar 2022 in Kraft, aber Arbeitgeber können sich beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung auf Antrag bis zum 31. Dezember 2026 von der Führung elektronischer Unterlagen befreien lassen. Daher also die Empfehlung erst einmal abwarten, bis die Grundsätze der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung bekannt sind.
Was Arbeitgeber beachten müssen
Aber warten Sie nicht zu lange, denn bekanntlich gehen Übergangsfristen immer schneller vorbei als wir denken. Sie sollten sich – selbstverständlich, nachdem die Grundsätze der Spitzenorganisation bekannt sind, - damit beschäftigen, die Entgeltunterlagen in elektronischer Form korrekt zu führen.
Schauen wir uns kurz an, um welche Grundsätze es hierbei insbesondere gehen wird:
- Bei Speicherung analoge Anwendung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
- Erlaubt werden PDF-Dateien und Bild-Dateien, beide Formate dürfen nicht veränderbar sein.
- Die Dateien müssen entsprechende Namen haben, alternativ muss eine Legende oder tabellarische Zuordnung vorhanden sein.
- Dateien, die Erklärungen abbilden, die der Schriftform nach § 126 BGB bedürfen, sind qualifiziert elektronisch zu signieren.
- Von den ArbG überführte Entgeltunterlagen bedürfen lediglich der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (§9 Abs. 5 BVV).
Trotz Übergangsfrist Anforderungen prüfen - wenn sie bekannt sind
Fassen wir nochmals kompakt zusammen, falls Sie zu den Arbeitgebern zählen, die Entgeltunterlagen bereits in elektronischer Form führen, dann prüfen sie nach Bekanntwerden der Grundsätze der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung die korrekte Umsetzung dieser bereits gespeicherten Unterlagen – für alle Arbeitgeber, die die Entgeltunterlagen noch nicht elektronisch führen und von der Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2026 Gebrauch gemacht haben, warten Sie nicht zu lange, sondern starten Sie in Schritten mit der Führung der Entgeltunterlagen nach den Grundsätzen in elektronischer Form. Wir dürfen sicherlich auch hier wieder gespannt sein, welche umfangreichen Anforderungen an die Arbeitgeber gestellt werden.
Christiane Droste-Klempp arbeitet im eigenen Unternehmen als Trainerin, Beraterin und Projektleiterin für sämtliche Themen des Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrechts und berät seit vielen Jahren Unternehmen bei der Auswahl und Umsetzung strategischer Personalmodelle.
