BE v. 17.09.2013: Meldeverfahren

TOP 1 Änderung der Gemeinsamen Grundsätze für die Untersuchung von Entgeltabrechnungsprogrammen und Ausfüllhilfen (Systemuntersuchung) und die Datenweiterleitung innerhalb der Sozialversicherung nach § 22 Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) zum 01.01.2014

Aufgrund von rechtlichen Änderungen sowie Optimierungen, die aus dem operativen Geschäft heraus erkannt wurden, werden die Gemeinsamen Grundsätze nach § 22 DEÜV angepasst.

1. Rechtliche Änderungen

1.1 Erweiterung der maschinellen Verfahren

Mit dem Gesetz zur Neuorganisation der bundesunmittelbaren Unfallkassen, zur Änderung des Sozialgerichtsgesetzes und zur Änderung anderer Gesetze (BUK-Neuorganisationsgesetz - BUK-NOG) vom 24.10.2013 erhalten Arbeitgeber ab dem 01.01.2014 die Möglichkeit, Arbeitsbescheinigungen nach §§ 312, 312a und 313 SGB III der Bundesagentur für Arbeit (BA) durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels maschineller Ausfüllhilfe zu übermitteln (§ 23c Abs. 2a Satz 1 SGB IV i. V. m. § 313a SGB III). Das Nähere zur maschinellen Übermittlung regelt die BA in Einheitlichen Grundsätzen gem. § 23c Abs. 2a Satz 3 SGB IV.

Dieses sogenannte BEA-Verfahren (Bescheinigungen elektronisch annehmen) wird zunächst als Zusatzmodul qualifiziert, obgleich alle Arbeitgeber von der Abgabe einer Arbeitsbescheinigung betroffen sein können und insoweit die Aufnahme des BEA-Verfahrens in das Basismodul erforderlich ist. Da das Gesetzgebungsverfahren zum BUK-NOG und das Genehmigungsverfahren der o. g. Grundsätze erst im Oktober diesen Jahres abgeschlossen werden konnte, ist nicht davon auszugehen, dass der flächendeckende Einsatz zum Jahreswechsel gewährleistet werden kann.

1.2 Aufnahme der Grundsätze zum Beitragsnachweis von Zahlstellen

Mit dem Gesetz zur Verbesserung der Versorgungsstrukturen in der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV-Versorgungsstrukturgesetz – GKV-VStG) vom 22.12.2011 sind die maschinelle Übermittlung des Zahlstellen-Beitragsnachweises sowie die entsprechenden Grundsätze des GKV-Spitzenverbandes zum 01.01.2012 gesetzlich geregelt worden (§ 256 Abs. 1 Satz 4 i. V. m. § 202 Abs. 2 SGB V).

Die Maßgaben der Grundsätze zum Zahlstellen-Beitragsnachweis sind von den Entgeltabrechnungsprogrammen und maschinellen Ausfüllhilfen zu erfüllen, soweit ein entsprechendes Zusatzmodul vorgesehen ist.

Eine Ergänzung erfolgt in den Ziffern 2.1 (Inhalt, Ziel und Anlass einer Systemuntersuchung) und 3 (Prüfung von Ausfüllhilfen).

2. Optimierungen im operativen Geschäft

Im Zuge laufender Systemuntersuchungen und Qualitätskontrollen sind Optimierungsbedarfe erkannt worden, die in die Gemeinsamen Grundsätze aufzunehmen sind:

2.1 Kausalität zwischen Systemuntersuchung und Pilotprüfungen

Im Rahmen einer erstmaligen Systemuntersuchung muss die Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens nicht nur bei der Systemprüfung, sondern zusätzlich bei sich anschließenden Pilotprüfungen nachgewiesen werden. Zwischen der durchgeführten Systemprüfung und den Pilotprüfungen muss eine zeitliche Nähe bestehen, da anderenfalls nicht sichergestellt ist, dass das Entgeltabrechnungsprogramm die aktuellen rechtlichen Bedingungen erfüllt. Insoweit wird in den Grundsätzen eine Regel aufgenommen, wonach der Zeitraum zwischen dem Abschluss der Systemprüfung und der durchgeführten Pilotprüfungen nicht mehr als neun Monate betragen darf.

Eine Ergänzung erfolgt unter Ziffer 2.5 (Pilotprüfung).

2.2 GKV-Zertifikat durch ITSG

Zusätzlich zum Zulassungsbescheid erhält der Softwareersteller (SWE) ein sogenanntes GKV-Zertifikat. Um die Informationsstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG), die im Auftrag des GKV-Spitzenverbandes die Systemuntersuchungen durchführt, stärker in den Fokus zu rücken, wird das GKV-Zertifikat künftig unmittelbar von der ITSG vergeben. Eine Klarstellung erfolgt unter Ziffer 2.6 (Ergebnis).

2.3 Aufgabe der Befristung der Zulassungsbescheide

Aus Anlass der jährlich durchzuführenden Qualitätskontrollen (QK) erhalten SWE bislang einen auf zwölf Monate befristeten Zulassungsbescheid vom GKV-Spitzenverband. Dies ist jedoch nicht erforderlich, soweit bei der erstmaligen Systemuntersuchung ein unbefristeter Zulassungsbescheid (Verwaltungsakt mit Dauerwirkung) erteilt wird. Bei sich anschließenden QK erhält der SWE auf Grundlage des fortbestehenden Regelungsgehaltes des Zulassungsbescheides von der ITSG eine Prüfmitteilung sowie ein neues GKV-Zertifikat. Durch diese Anpassungen können unnötige Verwaltungsakte vermieden werden.

Softwareersteller, die derzeit einen befristeten Bescheid haben, erhalten im Rahmen der nächsten QK einen unbefristeten Bescheid.

Eine entsprechende Anpassung erfolgt unter Ziffer 2.7.1 (Qualitätskontrolle).

2.4 Negatives Ergebnis im Rahmen einer QK

Wird in der QK festgestellt, dass das Entgeltabrechnungsprogramm die Voraussetzungen nicht mehr erfüllt, wird dem SWE eine dreimonatige Frist eingeräumt, die bestehenden Defizite zu beheben oder seine Anwender darüber zu informieren, dass mit diesem Entgeltabrechnungsprogramm eine Datenübertragung nicht mehr zulässig ist. In den Gemeinsamen Grundsätzen wird klargestellt, dass diese Dreimonatsfrist ab dem Zeitpunkt der Feststellung des negativen Ergebnisses im Rahmen der QK beginnt.

Aufgrund einer erstmaligen negativen Feststellung im Rahmen einer QK ist die Notwendigkeit erkannt worden, auch den Entzug der Systemzulassung durch den GKV-Spitzenverband in den Gemeinsamen Grundsätzen zu beschreiben.

Entsprechende Anpassungen erfolgen unter Ziffer 2.7.1 (Qualitätskontrolle).

Der GKV-Spitzenverband wird vor Veröffentlichung der Gemeinsamen Grundsätze nach § 22 DEÜV in d...