BEM, Gesprächsleitfaden Erstgespräch inkl. Datenblatt

Kurzbeschreibung

In einem Erstgespräch sollen die Gründe für die Fehlzeiten herausgearbeitet und das weitere Vorgehen geplant werden. Ein strukturierter Gesprächsleitfaden und eine einheitliche Datengrundlage erleichtern das Vorgehen.

Vorbemerkung

Zentraler Bestandteil eines BEM sind die Gespräche. Nach der Zustimmung des Beschäftigten zum BEM-Verfahren findet i.d.R. das Erstgespräch statt. Dieses kann entweder nur mit dem BEM-Verantwortlichen oder mit weiteren Beteiligten (z.B. Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung) durchgeführt werden. Soweit es erforderlich erscheint, kann auch schon der Werks- oder Betriebsarzt hinzugezogen werden.

Ziel dieses Gesprächs ist es, zu erörtern, welche Gründe es für die Fehlzeiten gibt und ob diese Krankenzeiten ursächlich mit den Arbeitsbedingungen in Zusammenhang stehen.

Grundlage für ein gelingendes Gespräch ist eine positive Gesprächsführung, ein vertrauensvoller Umgang und eine umfassende Aufklärung des Beschäftigten. Dieser Gesprächsleitfaden hilft bei der Vorbereitung des Erstgesprächs.

Um eine einheitliche Datengrundlage für das weitere BEM-Verfahren zu schaffen, sollten im Erstgespräch nochmal die wichtigsten Daten niedergeschrieben werden.

Lehnt der Betroffene ein persönliches Gespräch ab oder ist aus gesundheitlichen Gründen hierzu nicht in der Lage, können Daten für die Planung des weiteren BEM-Verfahrens schriftlich eingeholt werden. Hierzu eignet sich ein ausführlicherer Fragebogen.

Datenschutzhinweis:

Die im Rahmen des Erstgesprächs erhobenen Daten, dürfen nicht in der Personalakte, sondern nur in einer separaten BEM-Akte aufbewahrt werden.

Gesprächsleitfaden

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Voraussetzungen für ein gelingendes BEM-Verfahren

• Eine vertrauensvolle Umgebung ist die Grundlage für ein erfolgreiches BEM-Verfahren.
• Eine offene Kommunikation, transparente Informationen und ein wertschätzender Umgang sind unumgänglich.
• An dem Gespräch sollten daher nur Beteiligte teilnehmen, von deren Anwesenheit der Betroffene weiß und zugestimmt hat.
• Allen Beteiligten sollte deutlich gemacht werden, dass das BEM vorrangig den Beschäftigten unterstützen soll. Die Teilnahme am BEM ist freiwillig und der Betroffene in jeder Phase "Herr des Verfahrens".

Vorbereitung des Gesprächs

• Terminabsprache mit dem Betroffenen
• Teilnehmerauswahl (besondere Berücksichtigung der Wünsche des Betroffenen)
• Ggf. Hinzuziehung der Schwerbehindertenvertretung bei schwerbehinderten oder gleichgestellten Beschäftigten
• Wahl der Räumlichkeiten, um ein ungestörtes Gespräch führen zu können

Ziel des Erstgesprächs

• Vertrauen zum Betroffenen herstellen
• Information des Betroffenen über das Verfahren und den Ablauf des BEM
• Erörterung möglicher Zusammenhänge zwischen den Arbeitsbedingungen und den Fehlzeiten
• Einholen der Bereitschaft des Betroffenen zum Mitwirken am BEM
• Gemeinsame Entwicklung erster Lösungsansätze und Deutlichmachung der betrieblichen Möglichkeiten
• Planung der nächsten Schritte

Datenblatt

• Dokument in Textverarbeitung übernehmen

Name: ...............................................................

Geburtsdatum: ...............................................................

Abteilung: ...............................................................

Vorgesetzter: ...............................................................

Bisher ausgeführte Tätigkeit: ...............................................................

Beschäftigt seit: ...............................................................

Fehlzeiten^[1]: ...............................................................

Leistungseinschränkungen Laut Betriebsarzt oder sonst. ärztliche Stellungnahme:

□ nein

□ ja, welche:

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..................................................................

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BEM-Erstkontakt mit: ................................................. am: ........................

Einverständniserklärung für das BEM liegt vor^[2]:

□ ja

□ nein

Name des BEM-Beauftragten: ...............................................................

Sonstige Bemerkungen:

..................................................................

..................................................................

..................................................................

..................................................................

[1] S. Mustertext zur Dokumentation der Fehlzeiten.

[2] Die Einverständniserklärung kann bereits im Rahmen der Einladung zum BEM eingeholt werden.