BEM: Praktische Umsetzung im Unternehmen / 5.1 Einleitung des BEM-Verfahrens

Wichtig

Sorgfalt bei der Einleitung des BEM-Verfahrens

Die Art und Weise der Einleitung des BEM-Verfahrens hat neben der internen betrieblichen Öffentlichkeitsarbeit zum BEM einen wesentlichen Einfluss darauf, ob die Betroffenen einer Teilnahme am BEM zustimmen oder diese verweigern. In Verbindung mit der vorherrschenden Unternehmenskultur ist hierauf besondere Sorgfalt zu legen.

Der Arbeitgeber hat die Arbeitsunfähigkeit (AU) der Beschäftigten zu erfassen, die länger als 6 Wochen ununterbrochen oder wiederholt innerhalb eines Jahres arbeitsunfähig sind, um seinen gesetzlichen Pflichten nach § 167 Abs. 2 SGB IX nachzukommen.

Die AU–Liste dient dem Arbeitgeber dazu, einen Überblick über die Betroffenen herzustellen, denen er ein BEM anzubieten hat. Die AU-Liste wird durch die regelmäßige monatliche Erfassung, Fortschreibung und Auswertung der Arbeitsunfähigkeitsdaten aus dem Personalinformationssystem oder vergleichbaren Instrumenten bzw. Unterlagen erstellt. Grundlage bilden dabei jeweils die letzten 12 Kalendermonate.

Mit der schriftlichen Weitergabe der AU-Liste durch die Personalabteilung wird das BEM-Team informiert und eine zeitnahe Kontaktaufnahme an die betroffenen Mitarbeiter ausgelöst.

Der Erstkontakt sollte schriftlich erfolgen, weil dadurch ein standardisiertes Verfahren für alle Betroffenen ermöglicht wird. Nur in Ausnahmefällen sollte eine telefonische oder eine persönliche Ansprache gewählt werden.

Wichtig

Teilnahme für Arbeitnehmer freiwillig

Für die betroffenen Arbeitnehmer besteht keine rechtliche Verpflichtung zur Teilnahme am BEM-Verfahren. Die Mitwirkung der Betroffenen ist damit freiwillig. Aufgrund der Freiwilligkeit des Verfahrens dürfen den Betroffenen für die Ablehnung des Verfahrens keine Nachteile entstehen. Dennoch sind Betroffene bei Ablehnung der Durchführung des BEM auf die Folgen hinzuweisen, wenn sie durch anhaltende krankheitsbedingte Abwesenheit nicht mehr in den betrieblichen Arbeitsprozess eingegliedert werden können.

Als Ergebnis des Erstkontaktes (ggf. eines Wiederholungskontaktes) entscheidet sich der Betroffene, ob er an einem Informationsgespräch mit einem von ihm gewählten Mitglied des BEM-Teams teilnimmt. Zu diesem und allen weiteren Gesprächen/Aktivitäten im BEM kann der Betroffene eine Person des Vertrauens hinzuziehen. Diese Person kann aus dem betrieblichen oder dem privaten Umfeld stammen.

Das Informationsgespräch dient der Information über BEM und der Klärung von Fragen bzw. dem Abbau möglicherweise vorhandener Vorbehalte der Betroffenen. Der Betroffene wird über die Ziele, die verschiedenen Vorgehensmöglichkeiten und die beim BEM beteiligten internen und externen Stellen unterrichtet. Es wird verdeutlicht, dass jeder Schritt nur mit seiner Zustimmung erfolgt. Das weitere Vorgehen und der Schutz seiner persönlichen Daten werden ausführlich dargestellt. Nach Zustimmung des Betroffenen zum BEM-Prozess beginnt das "Fallmanagement".

Wichtig

Fallmanager

In der BEM-Praxis hat es sich als Vorteil erwiesen, dass sich die BEM-Betroffenen ein Mitglied aus dem BEM-Team auswählen dürfen, von dem sie über das BEM-Verfahren und alle Fragen rund um das BEM informiert werden. Es empfiehlt sich darüber hinaus, dass dieses BEM-Team-Mitglied den Betroffenen durch den gesamten BEM-Prozess begleitet (Fallmanager), sofern dieser dem BEM und der Person zustimmt. Diese Vorgehensweise erhöht die Akzeptanz von BEM bei den Mitarbeitern erheblich und schont zeitliche und personelle Ressourcen des BEM-Teams.

Voraussetzung dafür ist aber eine gut geregelte Arbeitsweise der Mitglieder des BEM-Teams (s. Mustergeschäftsordnung). In den regelmäßigen BEM-Team-Sitzungen berichten alle Fallmanager über den Verlauf der begleiteten BEM-Fälle. Entscheidungen über z. B. externe Unterstützung, die Durchführung von Maßnahmen oder den Abschluss des BEM-Verfahrens, werden im Konsens im BEM-Team getroffen.

Als weiteres Hilfsmittel zur Umsetzung der BEM-Einleitung steht das Anschreiben zur Teilnahme am BEM zur Verfügung.