Betriebliche Bewirtungskosten in der Entgeltabrechnung / Lohnsteuer

1 Bewirtungsleistungen als Arbeitslohn

1.1 Bloße Aufmerksamkeiten sind kein Arbeitslohn

Eine Bewirtung im steuerlichen Sinne setzt voraus, dass die Gewährung von Speisen und Getränken im Vordergrund steht. Dies gilt unabhängig davon, ob Arbeitnehmer oder fremde Dritte, etwa Geschäftsfreunde, Lieferanten oder sonstige Geschäftspartner, daran teilnehmen. Werden Kaffee, Tee oder andere Erfrischungsgetränke und Gebäck anlässlich von betrieblichen Besprechungen gereicht, liegt darin keine Bewirtung, sondern eine Geste der Höflichkeit vor. Solchen Aufmerksamkeiten in geringem Umfang steht der Abzug als Betriebsausgaben nicht entgegen, obgleich sie beim Arbeitnehmer keinen Arbeitslohn darstellen.^[1]

Etwas anderes gilt bereits für die Darreichung kleiner Speisen, wie z. B. belegte Brote, Brötchen oder Salate, für die sowohl bei der Abgrenzung vom Arbeitslohn als auch beim Betriebsausgabenabzug besondere Regeln gelten.

[1] BFH, Urteil v. 7.9.2011, I R 12/11, BStBl 2012 II S. 194.

1.2 Arbeitstägliche Mahlzeiten sind steuerpflichtiger Arbeitslohn

Mahlzeiten zur arbeitstäglichen Verköstigung von Arbeitnehmern in der Betriebskantine oder in Vertragsgaststätten zählen zum Arbeitslohn. Hierfür sind im Normalfall die amtlichen Sachbezugswerte anzusetzen (2024: je 4,13 EUR für Mittag- und Abendessen bzw. 2,17 EUR für Frühstück).

Dies gilt sowohl für die unmittelbare Bewirtung durch den Arbeitgeber, als auch für die besondere Arbeitgeberbewirtung im weiteren Sinne, die auf Veranlassung des Arbeitgebers durch einen Dritten erfolgt. Entscheidend ist, dass von vornherein vertragliche Beziehungen zwischen dem Arbeitgeber und der bewirtenden Einrichtung bestehen.

2 Arbeitnehmerbewirtung

2.1 Mahlzeiten im überwiegend betrieblichen Interesse

Mahlzeiten, die im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers an die Arbeitnehmer abgegeben werden, gehören nicht zum Arbeitslohn. Hierzu rechnen:

• die Speisen und Getränke anlässlich herkömmlicher Betriebsveranstaltungen;
• Bewirtung aufgrund betrieblicher Veranlassung, z. B. aus Anlass der Ehrung eines einzelnen Jubilars oder eines ausscheidenden Arbeitnehmers, auch wenn an der Veranstaltung weitere Arbeitnehmer teilnehmen, ebenso Betriebsfeiern aus Anlass eines runden Arbeitnehmer-Geburtstags;
• Mahlzeiten im Rahmen einer geschäftlichen Bewirtung, wenn also auch fremde Geschäftspartner beteiligt sind;
• Speisen und Getränke anlässlich außergewöhnlicher Arbeitseinsätze, wenn sie den Wert von 60 EUR brutto^[1] nicht überschreiten. Hierzu gehören Speisen und Getränke, die aus Gründen des Arbeitsablaufs unentgeltlich überlassen werden und sich damit als notwendige Begleiterscheinung der mit dem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz erfolgten Zielsetzung erweisen. Außergewöhnlich sind nur solche Arbeitseinsätze, die einen unvorhersehbaren oder ohne Aufschub zu erledigenden Arbeitsanfall betreffen.

Nicht begünstigt, sondern lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn sind Arbeitsessen, die im Rahmen regelmäßiger Geschäftsleitungssitzungen abgegeben werden.^[2]

[1] R 19.6 Abs. 2 LStR.

[2] BFH, Urteil v. 4.8.1994, VI R 61/92, BStBl 1995 II S. 59.

2.2 Bewirtung während einer Auswärtstätigkeit ist steuerpflichtig

Erhält ein Arbeitnehmer zur üblichen Beköstigung von seinem Arbeitgeber (im weiteren Sinne) Mahlzeiten

• anlässlich oder während einer beruflichen Auswärtstätigkeit oder
• im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung

gilt das Prinzip: Kürzung der Verpflegungspauschbeträge anstelle der Vorteilsbesteuerung. Einerseits wird der Arbeitgeber dadurch entlastet, dass auf eine Besteuerung der während einer beruflichen Reisetätigkeit gewährten Mahlzeiten verzichtet wird, anderseits muss der Arbeitnehmer dafür eine Kürzung der Verpflegungspauschbeträge in Kauf nehmen.^[1] Durch diese Verfahrensweise erfolgt im Ergebnis eine Saldierung.

Hinweis

Anforderungen an die Arbeitgeberbewirtung

Die Abgrenzungskriterien der Lohnsteuer-Richtlinien^[2] legen fest, unter welchen Voraussetzungen das Frühstück, das Mittag- oder Abendessen bei dienstlichen Reisen durch den Arbeitgeber veranlasst sind, ohne an der Bewirtung selbst teilzunehmen.

[1] § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG.

[2] R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 Satz 6 LStR.

2.2.1 Üblichkeitsgrenze bei 60 EUR

Wird der Arbeitnehmer nach den vorstehend dargestellten Grundsätzen während einer beruflichen Auswärtstätigkeit unentgeltlich oder verbilligt verpflegt, ist nach der gesetzlichen Regelung zu unterscheiden zwischen

• einer üblichen Arbeitgeberbewirtung und
• einem Belohnungsessen.

Die Üblichkeitsgrenze liegt bei 60 EUR. Die 60-EUR-Grenze ist als Bruttobetrag inkl. Mehrwertsteuer zu verstehen, der sämtliche anlässlich der Bewirtung gewährten Speisen und Getränke umfasst.

2.2.2 Kürzung der Verpflegungspauschale bei üblichen Mahlzeiten

Beträgt der Gesamtwert der vom Arbeitgeber unmittelbar oder mittelbar gewährten Speisen und Getränke nicht mehr als 60 EUR brutto, handelt es sich um eine übliche Bewirtung. Beim Arbeitnehmer wird auf die Besteuerung des hieraus resultierenden geldwerten Vorteils verzichtet, wenn der Arbeitnehmer seinerseits für die dienstliche Reisetätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann. Gleichzeitig erfolgt eine Kürzung des Werbungskostenabzugs für Verpflegungsmehraufwand, wenn dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung geste...