Abstimmung Bewirtungskosten: Welche Kosten vollständig abziehbar sind

Für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass können grundsätzlich Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Steuerlich sind hier jedoch Einschränkungen zu beachten sowie formale Voraussetzungen und Nachweispflichten zu erfüllen. Eine Bewirtung liegt vor, wenn Personen

• Speisen,
• Getränke,
• sonstige zum sofortigen Verzehr bestimmte Genussmittel sowie
• dazugehörige Nebenleistungen (Trinkgelder, Garderobengebühren)

dargereicht werden. Die Versorgung von Personen mit Kaffee, Tee, Getränken und Gebäck im Rahmen von Besuchen oder Besprechungen stellt keine Bewirtung im steuerlichen Sinn dar – sofern der Umfang geringfügig ist und es sich um eine übliche Geste der Höflichkeit handelt.

Bewirtungskosten: Abzug als Betriebsausgaben und Vorsteuer

Von den entstandenen Bewirtungsaufwendungen können, sofern sie je nach Branche und Einzelfall als angemessen gelten, 70 % als Betriebsausgaben angesetzt werden.

30 % der Aufwendungen sind als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben zu berücksichtigen.

Die Vorsteuer kann allerdings aus den gesamten Bewirtungskosten geltend gemacht werden, sofern die allgemeinen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug (z. B. ordnungsgemäße Rechnung) erfüllt sind. Sind die Aufwendungen nicht angemessen, ist ein Vorsteuerabzug generell ausgeschlossen.

Die steuerlichen Voraussetzungen zur Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen sowie die entsprechenden Nachweispflichten sollten im Rahmen der Abstimmungsarbeiten zumindest stichprobenartig überprüft werden, da diese gerne im Fokus von Betriebsprüfern stehen.

Arbeitnehmerbewirtungen sind vollumfänglich Betriebsausgaben

Aufwendungen für die ausschließliche Bewirtung von Arbeitnehmern, z. B. bei Betriebsfesten, können voll abgezogen werden, da diese i. d. R. nicht geschäftlich, sondern allgemein betrieblich veranlasst ist. Hier gilt ein Freibetrag von 110 EUR pro teilnehmenden Arbeitnehmer (Anmerkung der Redaktion: dieser Betrag soll ab 2024 ggf. angehoben werden auf 150 EUR, s. dazu die News zum Wachstumschancengesetz); lediglich die den Freibetrag übersteigenden Kosten sind vollumfänglich lohnsteuerpflichtig. Allerdings kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 25 % ermitteln und übernehmen, um die Teilnahme der Mitarbeiter nicht im Nachgang mit anfallender Lohnsteuer zu "bestrafen".

Diese Aufzeichnungen müssen Sie bei Bewirtungskosten führen

Zum Nachweis der (angemessenen) Bewirtungskosten hat der Unternehmer schriftlich aufzuzeichnen:

• Ort,
• Tag,
• geschäftlicher Anlass der Bewirtung,
• die Teilnehmer (namentliche Nennung),
• die Höhe der Aufwendungen.

Der Anlass der Bewirtung sollte so konkret wie möglich dokumentiert werden. Pauschale Angaben wie "Infogespräch", "Arbeitsessen" oder "Geschäftsessen" reichen den Finanzämtern i. d. R. nicht aus.

Die verzehrten Speisen und Getränke müssen aus der Rechnung einzeln aufgeschlüsselt mit Angabe der Einzelpreise hervorgehen. Die Finanzverwaltung erkennt nur noch solche Rechnungen an, die maschinell erstellt und registriert werden; die früher übliche handschriftliche "Zusammenrechnung" auf dem Kellnerblock reicht nicht aus. Ab einem Betrag von 250 EUR muss die Rechnung zudem den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten.

Für die Geltendmachung von Bewirtungskosten als Betriebsausgaben sind Höhe und geschäftliche Veranlassung zeitnah – spätestens im Rahmen des Monatsabschlusses – schriftlich nachzuweisen. Von einer (hastigen) Abarbeitung der unterjährig gesammelten Bewirtungsbelege im Rahmen des Jahresabschlusses ist abzuraten.

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