Abstimmung Bewirtungskosten: Welche Kosten vollständig abziehbar sind

Grundsätzlich können für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Dabei sind jedoch steuerliche Einschränkungen zu beachten sowie formale Voraussetzungen und Nachweispflichten zu erfüllen.

Eine Bewirtung liegt vor, wenn Personen

• Speisen,
• Getränke,
• sonstige zum sofortigen Verzehr bestimmte Genussmittel sowie
• dazugehörige Nebenleistungen (z. B. Trinkgelder, Garderobengebühren)

dargereicht werden. Die Versorgung mit Kaffee, Tee, Getränken und Gebäck im Rahmen von Besuchen oder Besprechungen stellt hingegen keine Bewirtung im steuerlichen Sinne dar – sofern der Umfang geringfügig ist und es sich um eine übliche Geste der Höflichkeit handelt.

Bewirtungskosten: Abzug als Betriebsausgaben und Vorsteuer

Von den entstandenen Bewirtungsaufwendungen können, sofern sie je nach Branche und Einzelfall als angemessen gelten, 70 % als Betriebsausgaben angesetzt werden. 30 % der Aufwendungen sind als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben zu behandeln.

Die Vorsteuer kann allerdings aus den gesamten Bewirtungskosten geltend gemacht werden, sofern die allgemeinen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug (z. B. ordnungsgemäße Rechnung) erfüllt sind. Ein Vorsteuerabzug ist jedoch generell ausgeschlossen, wenn die Aufwendungen nicht angemessen sind.

Im Rahmen der Abstimmungsarbeiten sollten die steuerlichen Voraussetzungen zur Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen sowie die entsprechenden Nachweispflichten zumindest stichprobenartig überprüft werden, da Bewirtungskosten gerne im Fokus von Betriebsprüfern stehen.

Arbeitnehmerbewirtungen sind vollumfänglich Betriebsausgaben

Aufwendungen für die ausschließliche Bewirtung von Arbeitnehmern, beispielsweise im Rahmen von Betriebsfesten, können unbegrenzt abgezogen werden, da diese in der Regel nicht geschäftlich, sondern allgemein betrieblich veranlasst sind. Hier gilt ein Freibetrag von 110 EUR pro teilnehmenden Arbeitnehmer (die geplante Anhebung des Freibetrags auf 150 EUR wurde im Wachstumschancengesetz nicht umgesetzt). Lediglich den Freibetrag übersteigende Kosten unterliegen der Lohnsteuerpflicht. Allerdings kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 25 % ermitteln und übernehmen, um die Teilnahme der Mitarbeiter nicht im Nachgang mit anfallender Lohnsteuer zu "bestrafen".

Diese Aufzeichnungen müssen Sie bei Bewirtungskosten führen

Der Unternehmer muss die (angemessenen) Bewirtungskosten durch Aufzeichnungen belegen und hat dabei folgende Angaben zu machen:

• Ort der Bewirtung,
• Tag der Bewirtung,
• geschäftlicher Anlass der Bewirtung,
• die Teilnehmer (namentliche Nennung),
• die Höhe der Aufwendungen.

Der Anlass der Bewirtung sollte so konkret wie möglich dokumentiert werden. Pauschale Angaben wie "Infogespräch", "Arbeitsessen" oder "Geschäftsessen" reichen den Finanzämtern in der Regel nicht aus.

Die verzehrten Speisen und Getränke müssen aus der Rechnung einzeln aufgeschlüsselt mit Angabe der Einzelpreise hervorgehen. Die Finanzverwaltung erkennt nur noch solche Rechnungen an, die maschinell erstellt und registriert wurden. Die früher übliche handschriftliche "Zusammenrechnung" der Kosten auf dem Kellnerblock reicht nicht aus.

Ab einem Betrag von 250 EUR muss die Rechnung zudem den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten.

Praxis-Tipp: Quick-Check von Betriebsprüfern

Eine gängige Methode zur effizienten Überprüfung der Plausibilität von Bewirtungsbelegen ist bei Betriebsprüfern der Vergleich der angegebenen Personenzahl mit der Anzahl der Hauptgänge auf dem Gastronomiebeleg. Gibt es hier Diskrepanzen, erfolgen meist detaillierte Überprüfungen und gezielte Nachfragen.

Die Geltendmachung von Bewirtungskosten als Betriebsausgaben setzt voraus, dass Höhe und geschäftliche Veranlassung zeitnah – spätestens im Rahmen der Monatsbuchhaltung – schriftlich nachgewiesen werden. Von einer (hastigen) Abarbeitung der unterjährig gesammelten Bewirtungsbelege im Rahmen des Jahresabschlusses ist daher abzuraten.

Diese Informationen könnten Sie auch interessieren:

Jahresabschluss: Geschenke (richtig) buchen

Reisekostenabrechnung: Pflichtangaben und gesetzliche Anforderungen