Geschenke (richtig) buchen: So gehen Sie vor

Bewirtung und Geschenke: Genaue Zuordnung der Kosten

Gemäß geltender steuerlicher Vorschriften müssen Geschenke und Bewirtungen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben auf speziellen Konten gebucht werden. Darüber hinaus bestehen besondere Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten. Werden diese Vorgaben nicht erfüllt, ist die steuerliche Anerkennung als Betriebsausgabe gefährdet.

Die Aufzeichnungen sind grundsätzlich zeitnah zu erstellen – in der Regel innerhalb eines Monats. Des Weiteren sollten auf den Konten "Geschenke" oder "Bewirtungen" keine anderen Aufwendungen wie beispielsweise Werbekosten oder Zugaben erfasst werden.

Aufgrund der besonderen Aufzeichnungspflichten für Geschenke und Bewirtungen sollte sorgfältig darauf geachtet werden, Fehlbuchungen zu vermeiden. Eine korrekte und saubere steuerliche Abbildung der Aufwendungen für Geschenke wird Betriebsprüfer positiv stimmen.

Geschenke: Freigrenze beachten

Unter steuerlichen Gesichtspunkten sind Geschenke unentgeltliche Zuwendungen an einen Dritten, die aus betrieblichen Gründen erfolgen und keine Gegenleistung erfordern.

Geschenke bis 50 EUR (bis 2023: 35 EUR) je Empfänger abziehbar

Grundsätzlich können Geschenke bis 50 EUR (Freigrenze bis 2023: 35 EUR) je Empfänger und je Geschäftsjahr steuerlich als Betriebsausgabe angesetzt werden. Bei einer Überschreitung  dieser Grenze – auch nur geringfügig, entfallen Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug in vollem Umfang. Um die Einhaltung der Grenze nachvollziehen zu können, verlangt das Finanzamt zu den einzelnen Geschenken Nachweise, u. a. eine Liste der jeweiligen Empfänger.

Eine Empfängerliste ist hingegen nicht erforderlich, wenn aufgrund des geringen Wertes eines Geschenks (Streuwerbeartikel, wie z.B. Taschenkalender oder Kugelschreiber bis 10 EUR) die Vermutung besteht, dass die Freigrenze für Geschenke bei der Vielzahl an Empfängern nicht überschritten wird.

Geschenke pauschal versteuern

Werden Geschäftsfreunden Sachgeschenke gemacht, muss der Beschenkte im Regelfall den Wert des Geschenks versteuern. Dann ist die Freude über das erhaltene Geschenk schnell dahin. Um die Besteuerung zu verhindern, kann der Schenkende sämtliche Geschenke des Jahres einheitlich mit 30 % pauschal versteuern – und damit die Steuerpflicht des Beschenkten übernehmen. In diesem Fall ist die Steuerübernahme beim Beschenkten anzuzeigen.

Eine Pauschalierung ist ausgeschlossen, wenn der Wert eines einzelnen Geschenks oder die Geschenke je Empfänger und Jahr 10.000 EUR übersteigen.

Geschenke an Arbeitnehmer: vollständig abziehbar

Geschenke des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer sind im Normalfall für den Unternehmer in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar. Sofern Sachzuwendungen für einen besonderen Anlass üblich sind und den Wert von 60 EUR pro Arbeitnehmer nicht überschreiten, sind sie als steuerfreie freiwillige soziale Aufwendung zu erfassen und somit auch beim Arbeitnehmer nicht zu versteuern. Unter Einhaltung weiterer Voraussetzungen sind Sachbezüge bis 50 EUR im Monat lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Bei unüblichen Sachzuwendungen oder Geschenken, die den Betrag von 60 EUR übersteigen, muss die Buchung als steuerpflichtiger Arbeitslohn auf einem Aufwandskonto für Löhne oder Gehälter erfolgen.

Streuartikel, Zugaben und ­Aufmerksamkeiten

Streuartikel, Zugaben und Aufmerksamkeiten werden im steuerlichen Sinn nicht als Geschenke eingestuft. Damit unterliegen sie nicht den hohen Anforderungen zur Anerkennung als Betriebsausgabe. Folgende Unterscheidung ist in der steuerlichen Behandlung entstanden:

• Streuartikel sind Gegenstände von geringem Wert bis etwa 10 EUR und werden üblicherweise in großer Anzahl verschenkt, wobei die Empfänger in der Regel nicht bekannt sind und auch nicht benannt werden müssen. Für diese Artikel besteht kein unmittelbarer Zusammenhang mit dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen; vielmehr soll damit ein allgemeiner Werbeeffekt erzielt werden.
• Zugaben werden dagegen beim Verkauf von Gegenständen kostenlos beigegeben. Sie sind deshalb als Kosten der Warenabgabe zu behandeln und uneingeschränkt abzugsfähig.
• Als Aufmerksamkeit wird die Darreichung von Kaffee, Gebäck, kleinen Snacks oder Bonbons für Kinder zusammengefasst. Der Übergang zur Bewirtung mit Speisen, die besonderen Abzugsbeschränkungen unterliegt, kann bereits bei Bockwürsten oder belegten Brötchen erreicht sein. Da bei Aufmerksamkeiten ein geringer Wert vorliegt, werden sie nicht als Geschenke eingestuft. Eine Empfängerliste ist daher nicht zu führen. Zugleich handelt es sich bei Aufmerksamkeiten nicht um Zugaben beim Warenverkauf, die getrennt zu erfassen sind.

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