Der Gesetzgeber hat geregelt, dass Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass zu 70 % steuerlich geltend gemacht werden können, sofern die Höhe der Bewirtungsausgaben angemessen ist.
Abgrenzung zu Geschenken: Bewirtungsaufwendungen steuerlich absetzbar
Abweichend von dem auf 70 % begrenzten Betriebsausgabenabzug kann der Unternehmer die in den Bewirtungsaufwendungen enthaltene Umsatzsteuer in voller Höhe von der Vorsteuer abziehen. Für die Geltendmachung des Betriebsausgabenabzugs sind allerdings verschiedene Voraussetzungen zu beachten:
- So müssen alle Aufwendungen über Bewirtungskosten getrennt von den sonstigen Aufwendungen des Unternehmens separat aufgezeichnet werden.
- Des Weiteren müssen Unternehmer auch einen schriftlichen Nachweis über die Höhe und die betriebliche Veranlassung der Aufwendungen erbringen, welcher revisionssicher mit dem Bewirtungsbeleg verbunden und archiviert wird. Der Bewirtende muss demnach Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass der Bewirtung und Höhe der Aufwendungen aufzeichnen und die Angaben auch unterzeichnen.
- Für den Vorsteuerabzug sind darüber hinaus die notwendigen Rechnungsanforderungen des § 14 UStG zu beachten.
Zu beachten ist regelmäßig, dass sowohl die Pflichtangaben zur Bewirtung zeitnah zu deren Durchführung aufgezeichnet und dem Bewirtungsbeleg angefügt werden müssen. Ebenso muss auch die Zuordnung der Bewirtungsaufwendungen selbst zum geschäftlichen Bereich des Unternehmens umgehend erfolgen, um einen Betriebsausgabenabzug nicht zu gefährden.
Praxis-Tipp: Bei der Bewirtung von größeren Gruppen (z. B. im Rahmen einer Betriebsbesichtigung) genügt es hierbei, wenn der Unternehmer die Anzahl der Personen sowie eine nähere Bezeichnung der Personengruppe aufzeichnet. Hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, so geschieht dies i. d. R. über den Bewirtungsbeleg bzw. den maschinell erstellten und registrierten Rechnungsbeleg einer Registrierkasse, auf dem Sie die entsprechenden Angaben machen können und mit Ihrer Unterschrift die Richtigkeit Ihrer Angaben bestätigen. |
Wichtig: Nutzt ein Restaurant, in welchem die Bewirtung stattfindet, ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion, genügt es nicht, wenn die Rechnung handschriftlich oder maschinell durch den Gastwirt ausgestellt wird. In diesem Fall muss die Rechnung hingegen zwingend mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet werden. Damit ist die durchgängige Nutzung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung im Kassensystem (TSE) immer dann Voraussetzung für die Gewährung des Betriebsausgabenabzugs, wenn der Gastwirt ein solches elektronisches Kassensystem nutzt (§ 164a Abs. 2 AO). |
Bewirtungskosten als Aufmerksamkeiten
Bieten Sie bei einer Besprechung in der Firma Gebäck und Getränke an, ist das steuerlich betrachtet eine Aufmerksamkeit. Die Kosten dafür lassen sich zu 100 % als Betriebsausgaben abziehen. Dabei kommt es nicht so sehr auf die Höhe der Ausgaben für die Aufmerksamkeit an, sondern vielmehr darauf, ob es sich um eine übliche Geste der Höflichkeit handelt. Dazu zählen bspw. warme und kalte Getränke sowie Gebäck, Kuchen oder belegte Brötchen. Auch ein Glas Sekt, mit dem die Geschäftspartner auf einen erfolgreichen Geschäftsabschluss anstoßen, stufte die Finanzverwaltung bisher als Aufmerksamkeit an. Doch Vorsicht: Wird der Rahmen der Üblichkeit überschritten, muss ein Bewirtungsbeleg erstellt werden – so entschied das FG Münster in einem Fall (Az. 14 K 2477/12), in dem bei einer geschäftlichen Besprechung eine ganze Kiste Wein ausgeschenkt wurde.
Produkt-/Warenverkostungen, z. B. im Herstellungsbetrieb, beim Kunden oder bei Messeveranstaltungen, stellen keine Bewirtungsaufwendungen dar.
Behandlung von kostenlosen Bewirtungen strittig
Bei der kostenlosen Bewirtung gehen die Meinungen des BFH und der Finanzverwaltung auseinander. Eine solche liegt vor, wenn Speisen und Getränke im Rahmen einer geschäftlichen Bewirtung unentgeltlich überlassen werden. Während die Finanzverwaltung (R 4.10 Abs. 4 EStR) darin grundsätzlich kein Geschenk bzw. keinen entgeltlichen Vorteil sieht, ist der BFH der Ansicht, dass in einer kostenlosen Bewirtung eine einkommensteuerlich relevante Zuwendung gesehen werden kann. Dann müsste der Wert der Bewirtung vom Bewirteten oder pauschal (30 %) vom bewirtenden Unternehmer (gem. § 37b EStG) versteuert werden. Ferner unterliegen kostenlose Bewirtungen nicht der Umsatzsteuer.
