Trinkgeld als Betriebsausgabe geltend machen und buchen

Trinkgeld absetzen: Ist das Trinkgeld voll abzugsfähig?

Trinkgeldzahlungen sind als Betriebsausgaben abzugsfähig. Diese Kosten werden durch den Betrieb veranlasst. Das heißt: Für das Unternehmen wurde eine Dienstleistung erbracht, die aber, abweichend von den vereinbarten Kosten, besonders honoriert wird.

Trinkgeldzahlungen müssen nachgewiesen werden

Aber, wie kann der Unternehmer diese Ausgaben nachweisen? Hierzu hat er zwei Möglichkeiten:

• Der Trinkgeldempfänger quittiert das erhaltene Trinkgeld.
• Der Unternehmer erstellt einen Eigenbeleg.

Bewirtungskosten: Trinkgeld auf der Rechnung

In der Gastronomie wird für Speisen und Getränke eine Rechnung ausgestellt. Um geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten geltend machen zu können, müssen die Aufwendungen nachgewiesen werden. Unternehmer sollten unbedingt darauf achten, dass es sich um eine maschinell registrierte Quittung (Rechnung oder Kleinbetragsrechnung) handelt. Hieraus müssen sich folgende Daten ergeben:

• Name und Adresse des Restaurants,
• der Ort und Tag der Bewirtung,
• Rechnungsempfänger, d. h. die Rechnung muss auf den Unternehmer ausgestellt sein – Ausnahme gilt bei sog. Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR (Bruttobetrag),
• Art und Umfang der Speisen und Getränke,
• Entgelt für die Speisen und Getränke.
• Steuerbetrag und Steuersatz

Den Beleg muss der Unternehmer zusätzlich noch um folgende Angaben ergänzen:

• die Teilnehmer namentlich auflisten,
• den Anlass der Bewirtung (nicht ausreichend sind die Bezeichnungen: Bewirtung von Geschäftsfreunden, Arbeitsgespräch, Kontaktpflege, Infogespräch, Hintergrundgespräch oder Besprechung (H 4.10 – Anlass der Bewirtung EStH; BFH, Urteil v. 15.1.1998, IV R 81/96, BStBl. 1998 II S. 263).

Zu den abzugsfähigen Kosten gehören auch Aufwendungen, die mit der Bewirtung im Zusammenhang anfallen, aber von untergeordneter Bedeutung sind, wie beispielsweise Trinkgelder und Garderobengebühren. Die Beurteilung der Art der Aufwendungen richtet sich grundsätzlich nach der Hauptleistung (R 4.10 Abs. 5 S. 4 u. 5 EStR).

Achtung! 70 % Betriebsausgabenabzug für Bewirtungskosten

Die geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten sind nicht in voller Höhe abzugsfähig. Lediglich 70 % der angefallenen Kosten einschließlich der Nebenkosten dürfen als Bewirtungskosten den Gewinn mindern. Der Restbetrag führt zu nicht abziehbaren Betriebsausgaben.

Erfolgt die Bewirtung nicht aus geschäftlichem Anlass, sondern aus "betrieblichem Anlass", sind die Bewirtungskosten in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar. Eine betriebliche Veranlassung besteht, wenn ausschließlich eigene Arbeitnehmer des Unternehmens bewirtet werden.

Besondere Berufsgruppen können die nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 1 EStG geforderten Angaben zu Teilnehmern und Anlass einer Bewirtung in der Regel nicht unter Berufung auf

• das Pressegeheimnis für Journalisten (H 4.10 (5-9) EStH; BFH, Urteil v. 15.01.1998, IV R 81/96, BStBl 1998 II S. 263);
• die anwaltliche Schweigepflicht für Juristen (H 4.10 (5-9) EStH; BFH, Urteil v. 26.02.2004, IV R 50/01, BStBl 2004 II S. 502)

verweigern.

Praxis-Tipp: Bewirtungskosten für Ehegatten bzw. Lebenspartner sind auch abzugsfähig

Auch Ehe- bzw. Lebenspartner können auf Kosten des Finanzamts bewirtet werden, wenn sie im Unternehmen als Arbeitnehmer beschäftigt sind.

Praxis-Tipp: Voller Vorsteuerabzug für Bewirtungskosten

Die in einer ordnungsgemäßen Rechnung ausgewiesene Vorsteuer muss nicht auf 70 % gekürzt, sondern kann zu 100 % geltend gemacht werden (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG).

Trinkgeld kann im oder auf dem Beleg quittiert werden

Das gezahlte Trinkgeld kann in der maschinell erstellten und registrierten Rechnung (dem Kassenbon oder der Rechnung bzw. Kleinbetragsrechnung) gesondert ausgewiesen werden. In der Praxis wird dies relativ selten praktiziert und das zusätzlich gewährte Trinkgeld nicht ausgewiesen. Grund hierfür ist, dass der Kunde nach der Rechnung verlangt und erst dann über die Trinkgeldhöhe entscheidet.

Für den Nachweis der Trinkgeldzahlung gelten die allgemeinen Regelungen der Feststellungslast. Da es sich um einen steuermindernden Vorgang handelt, liegt diese beim Trinkgeldgeber. Der Nachweis über Trinkgeld kann beispielsweise auch dadurch geführt werden, dass der Trinkgeldempfänger den Betrag auf der Rechnung quittiert (BMF, Schreiben v. 21.11.1994, IV B 2 – S 2145 – 165/94, BStBl 1994 I S. 855 und Schreiben 11.3.2020, IV A 2 – O 2000/19/10008 :001, BStBl 2020 I S. 298).

Es geht auch ohne Nachweis – ein Eigenbeleg hilft

Die angestellten Trinkgeldnehmer scheuen sich, den Erhalt des Trinkgelds zu quittieren, da sie die steuerliche Handhabung nicht kennen. Vielfach gehen Sie davon aus, dass sie das quittierte Trinkgeld in der Steuererklärung angeben müssen. Ihnen ist nicht bewusst, dass auch das quittierte Trinkgeld steuerfrei ist.

Als Notlösung bietet sich für den Trinkgeldgeber der Eigenbeleg an. Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung verlangt jede Buchung einen Beleg. Voraussetzung für den Eigenbeleg ist, dass die Ausgaben

• tatsächlich entstanden und
• durch das Unternehmen veranlasst sind.

Die geschäftliche Veranlassung lässt sich durch die zugrundeliegende Kostenrechnung nachweisen.

Lediglich bei der Frage, ob die Kosten entstanden sind, wird an die Ehrlichkeit des Trinkgeldgebers appelliert.

Praxis-Tipp: Eigenbeleg sollte alle wichtigen Angaben enthalten

Die Finanzämter haben in Betriebsprüfungen immer ein wachsames Auge auf Eigenbelege. Diese werden besonders sorgfältig geprüft. Deshalb ist es immer von Vorteil, im Eigenbeleg möglichst alle Informationen aufzunehmen, die bekannt sind. Beispielsweise die Namen der Teilnehmer oder den Namen des Kellners.

Hat das Finanzamt Zweifel an der Echtheit des Ersatz- bzw. Notbelegs, muss der Unternehmer nachweisen, dass der Beleg den tatsächlich vorgefallenen Geschäftsvorgang wahrheitsgetreu widerspiegelt (BFH, Urteil v. 15.5.1996, X R 99/92, BFH/NV 1996 S. 891, Niedersächsisches Finanzgericht, Urteil v. 16.1.2013, 4 K 214/11, DStRE 2014 S. 753).

Restaurantrechnung: Rechnung und Trinkgeld richtig buchen

Praxis-Beispiel: Restaurantrechnung wird  per Kreditkarte gezahlt

Ein Unternehmer bewirtet in einem Restaurant Kunden. Er erhält eine ordnungsgemäße Rechnung über 419,80 EUR. Grund der Bewirtung und die teilnehmenden Personen werden vermerkt. Bei der Zahlung per Kreditkarte weist er den Kellner an, den Betrag auf 450 EUR zu erhöhen, der Restbetrag sei Trinkgeld. Das Trinkgeld wird auf der Rechnung quittiert. Der Gesamtbetrag muss wie folgt aufgeteilt werden 

Umsatzsteuer in der Gastronomie

Die Umsatzsteuersätze in der Gastronomie haben sich mehrfach geändert.

Ab 2024 beträgt die Umsatzsteuer für Restaurantumsätze bei Speisen zum Verzehr im Lokal wieder 19 %.