Betriebsveranstaltung buchen: Höchstgrenze und Kostenermittlung für Weihnachtsfeier

Wann eine Weihnachtsfeier als Betriebsveranstaltung gewertet wird

Steht die Teilnahme an der Weihnachtsfeier allen Angehörigen des Betriebs offen, handelt es sich um eine Betriebsveranstaltung, die grundsätzlich im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegt. Konsequenz ist, dass Zuwendungen und Geschenke lohnsteuerfrei sind, soweit sie zusammen mit den übrigen Kosten den Betrag von 110 EUR je teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen. Maßgebend ist immer der Bruttobetrag inkl. Umsatzsteuer.

Damit Ihre Weihnachtsfeier auch steuerrechtlich und buchhalterisch optimal berücksichtigt werden kann, sollten Sie die folgenden Tipps beachten.

Tipp 1 zur Weihnachtsfeier: Veranstaltung muss eine Betriebsfeier sein

Aufwendungen des Arbeitgebers sind lohnsteuerfrei, wenn sie im überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse liegen. Das ist bei üblichen Betriebsveranstaltungen der Fall, wenn

• alle Betriebsangehörigen einschließlich der Mini-Jobber eingeladen sind,
• mit dieser Veranstaltung der Kontakt der Arbeitnehmer untereinander und somit das Betriebsklima gefördert werden soll und
• nicht mehr als 2 Veranstaltungen im Jahr durchgeführt werden.

Werden die Voraussetzungen nicht erfüllt, muss der Arbeitgeber die Aufwendungen insgesamt als steuerpflichtigen Arbeitslohn behandeln.

Sportliche oder kulturelle Veranstaltungen sind nur dann begünstigt, wenn diese mit einem geselligen Beisammensein verbunden sind, z. B. wenn der Arbeitgeber mit seinen Mitarbeitern vor oder nach dem Ereignis ein gemeinsames Essen oder einige Getränke zu sich nimmt.

Wichtig: 3 Betriebsveranstaltung im Jahr - was tun?

Ab der 3. Betriebsveranstaltung wendet der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern steuerpflichtigen Arbeitslohn zu, auch, wenn es sich um ein Firmenjubiläum handelt. Prüfen Sie daher nochmals genau, wie viele Betriebsveranstaltungen bereits im laufenden Jahr stattgefunden haben.

Hinweis: Handelt es sich bereits um die 3. Betriebsveranstaltung, können Sie für buchhalterische und steuerliche Zwecke die zwei teureren Veranstaltungen als Betriebsveranstaltung und die günstigste als Arbeitslohn behandeln, denn auf die zeitliche Reihenfolge kommt es hierbei nicht an.

Tipp 2 zur Weihnachtsfeier: Höchstgrenze von 110 EUR pro Arbeitnehmer

Betriebliche Weihnachtsfeiern und andere Betriebsfeste (z. B. Betriebsausflug oder Betriebsjubiläum) werden als Zuwendungen des Arbeitgebers gegenüber seinen Arbeitnehmern behandelt. Da solche Betriebsveranstaltungen überwiegend im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen, sind sie lohnsteuerfrei, soweit pro Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung nicht mehr als 110 EUR ausgegeben werden.

Wichtig: Wird die Höchstgrenze von 110 EUR pro Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung überschritten, muss der Arbeitgeber den übersteigenden Betrag als Arbeitslohn erfassen. Die Lohnsteuer kann individuell oder pauschal mit einem Pauschsteuersatz in Höhe von 25 % ermittelt werden.

Tipp 3 zur Weihnachtsfeier: Richtige Kostenermittlung

Es sind alle Aufwendungen bei der Ermittlung der 110-EUR-Höchstgrenze einzubeziehen, unabhängig davon, ob sie dem einzelnen Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet. Nur Allgemeinkosten sind nicht einzubeziehen.

Hinweis: Maßgebend ist immer der Bruttobetrag inkl. Umsatzsteuer!

Höchstgrenze: Leistungen, die bei der Ermittlung der 110-EUR-Höchstgrenze einzubeziehen sind

Es müssen alle Aufwendungen des Arbeitgebers inkl. Umsatzsteuer einbezogen werden. Zu den Aufwendungen, die einer Betriebsveranstaltung zuzuordnen sind, gehören z. B.

• Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten;
• Fahrt- und Übernachtungskosten;
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Räume, Musik, Kegelbahn, künstlerische oder artistische Darbietungen;
• Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen (wenn es sich um einen Teil der geselligen Veranstaltung handelt);
• Geschenke ohne bleibenden Wert, z. B. ein Weihnachtspäckchen bei einer betrieblichen Weihnachtsfeier. Der Wert des Geschenks ist bei der Ermittlung des Höchstbetrags von 110 EUR einzubeziehen.

Sie müssen alle Aufwendungen addieren. Die Gesamtsumme wird durch die Anzahl aller Teilnehmer geteilt. Liegt das Ergebnis pro Arbeitnehmer nicht über 110 EUR, handelt es sich insgesamt um lohnsteuerfreie Zuwendungen.

Hinweis: Besonderheiten bei Fahrtkosten

Erstattete Reisekosten, z.B. Fahrtkosten oder Verpflegungsmehraufwendungen, können ausnahmsweise als steuerfreie Erstattungen nach § 3 Nummer 13 oder 16 EStG behandelt werden, wenn die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet, die Anreise der Teilnahme der Veranstaltung dient und die Organisation dem Arbeitnehmer obliegt. Die Erstattungen gehören dann nicht zu den Gesamtkosten anlässlich der Betriebsveranstaltung. Sobald der Arbeitgeber aber die Fahrten für die Arbeitnehmer organisiert und abwickelt, z.B. über ein betriebsinternes Reisemanagementsystem, sind die Aufwendungen des Arbeitgebers in die Gesamtkosten einzubeziehen.

Tipp 4 zur Weihnachtsfeier: Familienangehörige können mit eingeladen werden

Der Höchstbetrag von 110 EUR gilt pro Arbeitnehmer, auch wenn der Ehegatte und die Kinder des Arbeitnehmers an einer Betriebsveranstaltung teilnehmen. Überschreiten die Kosten, die insgesamt auf den Arbeitnehmer, seinen Ehegatten, und seine Kinder entfallen, den Höchstbetrag 110 EUR, muss der übersteigende Betrag als Arbeitslohn versteuert werden. Das heißt, 110 EUR werden als steuerfreie Zuwendung behandelt, der übersteigende Betrag jedoch nicht. Der übersteigende Betrag kann bei der individuellen Lohnabrechnung erfasst oder pauschal mit 25 % versteuert werden.

Tipp 5 zur Weihnachtsfeier: 6 Schritte zum Buchen

Gehen Sie bei der Buchung der Kosten für die Weihnachtsfeier in den folgenden Schritten vor:

1. Addieren Sie alle Aufwendungen, die unmittelbar durch die Betriebsfeier entstanden sind.
2. Teilen Sie diese Gesamtkosten durch die Anzahl der teilnehmenden Arbeitnehmer.
3. Prüfen Sie, ob diese Kosten die Höchstgrenze von 110 EUR pro Arbeitnehmer überschreiten.
4. Wird der Grenzwert von 110 EUR pro Person nicht überschritten, werden alle Aufwendungen, die mit der Betriebsveranstaltung im Zusammenhang stehen, als Betriebsausgaben gebucht, z. B. als "Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei".
5. Wird der Grenzwert von 110 EUR pro Arbeitnehmer überschritten, wird der übersteigende Betrag als Arbeitslohn erfasst und ggf. pauschal versteuert (§ 40 Abs. 2 EStG).
6. Die eigenen Aufwendungen bucht der Unternehmer als "Sonstige betriebliche Aufwendungen".

Die Kosten, die auf die Gäste des Unternehmens entfallen, werden als Privatentnahmen erfasst, wenn die Gäste aus privaten Gründen eingeladen wurden. Erfolgte die Einladung aber aus betrieblichen Gründen, handelt es sich um geschäftliche Bewirtungskosten und/oder um Geschenke für Geschäftsfreunde.

Tipp 6 zur Weihnachtsfeier: Steuerliche Behandlung

Es liegen keine steuerbaren Umsätze vor, wenn nicht mehr als zwei Betriebsveranstaltungen durchgeführt werden und diese sich in einem üblichen Rahmen halten. Davon ist immer auszugehen, wenn die Aufwendungen nicht mehr als 110 EUR inkl. Umsatzsteuer je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung betragen. Eine weitere Prüfung ist dann nicht mehr erforderlich. Bei Beträgen von mehr als 110 EUR je Betriebsveranstaltung und Arbeitnehmer steht die Befriedigung des privaten Bedarfs im Vordergrund.

Es liegen zwar keine steuerbaren Umsätze vor, aber wegen der nicht betrieblichen Verwendung entfällt der Vorsteuerabzug. Die Finanzverwaltung vertritt die Auffassung, dass der Vorsteuerabzug insgesamt entfällt, wenn die Aufwendungen je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung mehr als 110 EUR brutto betragen.

Wird der Grenzwert von 110 EUR nur bei einigen Arbeitnehmern überschritten, dann entfällt der Vorsteuerabzug nur für die Aufwendungen, die auf diese Arbeitnehmer entfallen. Diese Situation kann z. B. eintreten, wenn Arbeitnehmer mit einer Begleitperson teilnehmen. Wenn z. B. auf jeden Teilnehmer der Betriebsveranstaltung 100 EUR entfallen, wird der Grenzwert von den Arbeitnehmern überschritten, die mit einer Begleitperson an der Betriebsveranstaltung teilnehmen.

Wichtig: Es reicht nicht aus, dass die Kosten pro Teilnehmer nicht mehr als 110 EUR betragen. Es muss daher auch ermittelt werden, welche Kosten dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen sind.

Zu den begünstigten Kosten anlässlich einer Weihnachtsfeier gehören auch die Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung. Diese sind in die Bemessungsgrundlage für die Ermittlung des Freibetrags einzubeziehen.

Konsequenz: Weihnachtsgeschenke des Arbeitgebers sind somit lohnsteuerfrei. Dies gilt laut BMF auch dann, wenn die Geschenke nachträglich an Arbeitnehmer überreicht werden, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten (BMF, Schreiben v. 14.10.2015, IV C 5 - S 2332/15/10001). Das muss dann entsprechend auch im Rahmen einer virtuellen Weihnachtsfeier gelten.