Kassenführung: Bareinnahmen bei elektronischen Registrierkassen

Wie Sie bei der Ermittlung von Bareinnahmen mit elektronischen Registrierkassen vorgehen müssen

Es gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff (GoBD). Diese Grundsätze hat die Finanzverwaltung im BMF-Schreiben vom 14.11.2014^[1] festgehalten. Sie wirken sich auch auf die Kassenführung aus. Soweit bilanzierungspflichtige bzw. bargeldintensive Betriebe (etwa Kioske oder Gaststätten) elektronische Registrierkassen nutzen, müssen die mit diesen Kassen erfassten Ein- und Ausgaben 10 Jahre lang aufbewahrt werden (künftig – ab 2025 – nur noch 8 Jahre).

Eine Kasse muss genug Speicherkapazität aufweisen, um der Speicherung von 10 bzw. 8 Jahren gerecht zu werden.

Die Journaldaten der Kasse müssen unveränderbar in einer elektronisch auswertbaren Form aufbewahrt werden. Das heißt, dass alle einzeln in die Kasse gebongten Einnahmen in elektronischer Form dauerhaft gespeichert werden. Das gilt auch für elektronische Rechnungen, die mithilfe einer Kasse erzeugt wurden.

Es sind alle Journaldaten zu speichern (Einzelaufzeichnungspflicht). Der Inhalt des Journals ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Ein Journal enthält jedoch meistens die folgenden Angaben:

• Datum,
• Zeit,
• Bediener,
• Artikelbezeichnung,
• Anzahl, Einzelpreis sowie Gesamtpreis.

Diese Daten müssen 10 Jahre in elektronischer Form aufbewahrt und dem Betriebsprüfer auf Verlangen in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Die Daten können auch außerhalb der Kassen in unveränderbarer Form elektronisch aufbewahrt werden. Neben den Journaldaten sind auch Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungen aufzubewahren. Einsatzort und Einsatzzeiträume der Kassen sowie die unbaren Zahlungsarten (EC-Cash, elektronisches Lastschriftverfahren oder Kreditkarte) sind ebenfalls zu dokumentieren.

Alle Aufzeichnungen müssen für jede einzelne Registriekasse getrennt geführt und aufbewahrt werden. Es sind alle Organisationsunterlagen aufzubewahren. Dazu gehören insbesondere:

• die Bedienungsanleitung,
• die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts.

Praxis-Tipp: Sämtliche digitale Einzeldaten speichern / Trennung von baren und unbaren Zahlungen

Der Tagesendsummenbon (sog. Z-Bon) genügt nicht mehr den Anforderungen der Finanzverwaltung. Vielmehr sind sämtliche digitalen Einzeldaten zu speichern und dürfen nicht mehr gelöscht werden, sodass die Aufbewahrung der Papierrollen allein nicht mehr genügt. Es liegt also keine ordnungsgemäße Kassenführung mehr vor, wenn die Daten nur auf den mitgeführten Papierrollen erfasst werden.

Zahlungen mit Kredit- und EC-Karte müssen auch bei einer Registrierkasse getrennt erfasst werden. Nur dann werden die Bareinnahmen korrekt ausgewiesen, sodass sie entsprechend auf dem Konto "Kasse" gebucht werden können. Eine undifferenzierte Erfassung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen stellt einen formellen Mangel dar und widerspricht dem Grundsatz der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB).

Wie die Situation zu würdigen ist, wenn anders verfahren wird, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab. Das bedeutet: Es besteht immer das Risiko, dass der Betriebsprüfer möglicherweise Hinzuschätzungen im Rahmen einer Betriebsprüfung vornimmt.

Was hinsichtlich Tagesendsummenbons zu beachten ist 

Wird eine elektronische Registrierkasse benutzt, müssen die Tagesendsummenbons (sog. Z-Bons) aufbewahrt werden, und zwar vollständig. Sie sind fortlaufend zu nummerieren und es dürfen keine Bons fehlen. Folgende Daten muss ein Z-Bon festhalten:

• Unternehmensname,
• Zeitangabe des Abrufs,
• Datum,
• Tagessumme,
• Kundenkennzahl,
• Bar-oder Kreditkartenzahlung,
• Stornierungen,
• Retouren,
• Tagesabschlussauswertungen.

Wichtig: Bedienungsanleitungen für die Kassen aufbewahren

Für jede Kasse ist auch die betreffende Bedienungsanleitung aufzubewahren. Diese geben nämlich über die technischen Voraussetzungen der Datenerfassung und deren Möglichkeiten der Änderung Auskunft. Die Aufbewahrungspflicht gilt auch für Handbücher und Wartungsprotokolle sowie Programmieranleitungen. Bei einer elektronischen Registrierkasse werden regelmäßig alle Einnahmen einzeln (pro Kunde) erfasst. Eine summarische Erfassung der Tageseinnahmen scheidet daher in diser Situation aus.

Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen

Das Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen sieht zahlreiche Neuerungen vor:

• Aufzeichnungen auf Papier oder mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme müssen unveränderbar sein.
• Jede Änderung muss für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar sein.
• Technische Manipulationen von digitalen Grundaufzeichnungen wie Kassendaten, sind im Rahmen von Maßnahmen der Außenprüfung immer schwerer oder nur mit hohem Aufwand feststellbar.

Die bisher bestehenden gesetzlichen Regelungen boten keine ausreichenden Möglichkeiten, um Manipulationen von digitalen Grundaufzeichnungen, insbesondere Kassendaten, ohne großen Aufwand durch die Außenprüfungsdienste vor Ort aufzudecken.

Aus diesem Grund wurde das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen verabschiedet. Danach wird in § 146a AO Folgendes geregelt:

• für aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder
• für andere Vorgänge, die mithilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst werden,
• ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden,
• das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und jeden anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet.

Das Gesetz sieht vor, dass für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2019 beginnen (also ab dem 1.1.2020, wenn das Wirtschaftsjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmt) die elektronischen Aufzeichnungssysteme und Aufzeichnungen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen sind. Diese zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung muss aus

• einem Sicherheitsmodul,
• einem Speichermedium und
• einer digitalen Schnittstelle

bestehen. Die digitalen Aufzeichnungen sind auf einem Speichermedium zu sichern sowie für eine Kassen-Nachschau und Außenprüfungen verfügbar zu halten. Es ist verboten, elektronische Aufzeichnungssysteme, Software für elektronische Aufzeichnungssysteme und technische Sicherheitseinrichtungen gewerbsmäßig zu bewerben oder in den Verkehr zu bringen, die diesen Anforderungen nicht entsprechen.

Das BMF wird ermächtigt, durch Rechtsverordnung die elektronischen Aufzeichnungssysteme, die über eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung verfügen müssen, und die Anforderungen an

Von der Ermächtigung wurde Gebrauch gemacht. Die "Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- uns Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (Kassensicherungsverordnung – KassenSichV)" vom 26.9.2017^[1] regelt nunmehr, was im Einzelnen zu beachten ist. Nach § 2 KassenSichV muss für jeden Geschäftsvorfall oder anderen Vorgang eine neue Transaktion gestartet werden. Die Transaktion hat Folgendes zu enthalten:

Registrierkassensysteme müssen  manipulationssicher sein 

Kassensysteme sind mit Software ausgestattet. Ob elektronische Kassen manipulierbar sind, hängt somit davon ab, ob die Software (nachträgliche) Veränderungen zulässt, die nicht nachvollziehbar sind. Die KassenSichV lässt es nicht zu, dass unkontrollierbare (nachträgliche) Eingriffe vorgenommen werden. Beliefert ein Unternehmer (Programmierer) seine Kunden mit offensichtlich manipulierbaren Kassensystemen, läuft er Gefahr für die hinterzogenen Steuern seiner Kunden haften zu müssen (FG Rheinland-Pfalz, Beschluss v. 7.1.2015, 5 V 2068/14). Die Kassensysteme können auf unterschiedliche Weise manipuliert werden, z. B. hinsichtlich

• Anzahl und Höhe der Umsätze,
• Stornos,
• Herabsetzung des Tagesumsatzes,
• Missbrauchs des Trainingsspeichers in der Gastronomie.

Integrierte Sicherheitslösung für messwertverarbeitende Kassensysteme (INSIKA) 

INSIKA basiert auf einer digitalen Signatur, die durch ein Trustcenter erzeugt wird. Dafür müssen an die Kassensysteme Smartcards angeschlossen werden – also interne oder externe Kartenlesegeräte. Bei jedem Bezahlvorgang erstellt die Chipkarte dann mithilfe eines speziellen Schlüssels eine Signatur. Diese Signatur wird als 2D-Code auf dem Kassenbon abgedruckt und gleichzeitig auf der Karte gespeichert. Auf diese Weise lassen sich die eingegebenen Daten später nicht mehr manipulieren.

Praxis-Tipp: Neuanschaffungen von Kassensystem und Veränderungen

Es ist erforderlich, dass Kassensysteme so konzipiert sind, dass sie nicht manipuliert werden können. Wer sich eine neue Registrierkasse zulegt, sollte unbedingt darauf achten, dass diese Registrierkasse die Anforderungen erfüllt, die es erfüllen muss. Die Umstellung musste spätestens zum 1.1.2020 erfolgen. Auch wenn eine nicht manipulierbare Kasse teurer ist, ist es nicht sinnvoll, eine billigere Zwischenlösung zu wählen. Es besteht dann außerdem die Gefahr, dass die Finanzverwaltung eine Manipulationsabsicht vermuten könnte. Der Unternehmer sollte sich daher unbedingt schriftlich bestätigen lassen, dass die Voraussetzungen der Kassensicherungsverordnung erfüllt sind.

Elektronische Kasse: Zertifizierte technische Sicherheit

Nach dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen besteht seit dem 1.1.2020 die Pflicht, dass jedes eingesetzte elektronische Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO in Verbindung mit § 1 Kassensicherungsverordnung durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen ist. Betroffen sind alle Betriebe, die ihre Bargeldeinnahmen mittels einer elektronischen Registrierkasse aufzeichnen. Die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen sind umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen.

Problem ist jedoch, dass bis zum Beginn des Jahres 2020 die erforderlichen technischen Sicherheitseinrichtungen am Markt noch nicht flächendeckend verfügbar sind. Nach dem BMF-Schreiben v. 6.11.2019 (BMF, Schreiben vom 6.11.2019, IVA 4 - S 0319/19/10002 :001) wird es die Finanzverwaltung nicht beanstanden, wenn die erforderlichen technischen Sicherheitseinrichtungen bis zum 30.9.2020 noch nicht vorhanden sind.

Elektronische Kassen: Pflicht zur Belegausgabe

Erfasst der Unternehmer seine Einnahmen mithilfe eines elektronischen Kassensystems, muss er seit dem 1.1.2020 jeden Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen. Das alleine reicht jedoch noch nicht aus, weil gemäß § 146a Abs. 2 AO über jeden Verkauf ein Beleg erstellt und dem Kunden zur Verfügung gestellt werden muss (Belegausgabepflicht). Das gilt selbst dann, wenn der Kunden keinen Beleg haben will.

Eine elektronische Bereitstellung des Belegs bedarf der Zustimmung des Kunden. Die Zustimmung bedarf dabei keiner besonderen Form und kann auch konkludent erfolgen. Ein elektronischer Beleg gilt als bereitgestellt, wenn der Kunde die Möglichkeit hat, den elektronischen Beleg entgegenzunehmen. Der elektronische Beleg ist in jedem Fall zu erstellen, auch wenn der Kunde ihn nicht entgegennimmt. Allein die Sichtbarmachung eines Beleges an einem Bildschirm des Unternehmers (Terminal/Kassendisplay) reicht nicht aus. Der Kunde muss die Möglichkeit haben, den Beleg nach Abschluss des Vorgangs elektronisch entgegenzunehmen.

Die elektronische Belegausgabe muss in einem standardisierten Datenformat erfolgen (z. B. JPG, PNG oder PDF). Der Empfang und die Sichtbarmachung eines elektronischen Belegs muss auf dem Endgerät des Kunden mit einer kostenfreien Standardsoftware möglich sein. Bestimmte technische Vorgaben gibt es nicht. Es ist z. B. zulässig, wenn der Kunde unmittelbar über eine Bildschirmanzeige (z. B. in Form eines QR-Codes) den elektronischen Beleg entgegennehmen kann. Eine Übermittlung kann auch z. B. als Download-Link, per Near-Field-Communication (NFC), per E-Mail oder direkt in ein Kundenkonto erfolgen.

Aber: Unternehmer können sich von der Belegausgabepflicht befreien lassen, wenn es sich um den Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen handelt.

Unternehmer können den Antrag bei ihrem zuständigen Finanzamt stellen. Das Finanzamt muss den Unternehmer nach pflichtgemäßem Ermessen von der Belegausgabepflicht befreien. Nach § 148 AO (auf den in § 146a Abs. 2 AO verwiesen wird) ist Voraussetzung, dass die Einhaltung der durch die Steuergesetze begründeten Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Härten mit sich bringt und die Besteuerung durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt wird. Der Verzicht auf die Belegausgabepflicht kann sogar rückwirkend bewilligt werden.

Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht stellen

Unternehmen können den "Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht" bei ihrem zuständigen Finanzamt stellen. Das Finanzamt muss den Unternehmer nach pflichtgemäßem Ermessen von der Belegausgabepflicht befreien. Nach § 148 AO (auf den in § 146a Abs. 2 AO verwiesen wird) ist Voraussetzung, dass die Einhaltung der durch die Steuergesetze begründeten Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Härten mit sich bringt und die Besteuerung durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt wird. Der Verzicht auf die Belegausgabepflicht kann sogar rückwirkend bewilligt werden.

Offen ist, welche Konsequenzen drohen, wenn Unternehmer gegen die Belegausgabepflicht verstoßen. Nutzen Unternehmer ein elektronisches Kassensystem, mit dem jeder Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet wird, kann davon ausgegangen werden, dass alle Einnahmen zutreffend erfasst sind und somit eine ordnungsgemäße Buchführung vorliegt. Bei einem Verstoß gegen die Belegausgabepflicht kann also nicht davon ausgegangen werden, dass ein Buchführungsmangel vorliegt, der das Finanzamt berechtigen würde, die Einnahmen um einen geschätzten Betrag zu erhöhen.