Zusätzliche Pflichtangaben bei Kassenbon

Im Rahmen des Kassengesetzes (Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen = sog. "Kassengesetz") wurde per 1.1.2020 eine Belegausgabepflicht ("Bonpflicht") für alle elektronischen Kassen eingeführt. Auf die Art der elektronischen Kasse kommt es dabei nicht an. Das Erstellen des Belegs muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorgang erfolgen.

Die Belegausgabepflicht dient der verstärkten Transparenz im Kampf gegen Steuerbetrug, da auf den Beleg zusätzliche Daten aufgedruckt werden müssen, anhand derer im Vorfeld oder im Rahmen einer Kassen-Nachschau oder einer steuerlichen Außenprüfung u. a. nachprüfbar ist, ob der Geschäftsvorfall einzeln festgehalten, aufgezeichnet und aufbewahrt wurde. So kann bspw. anhand eines Abgleichs des Bons mit den Aufzeichnungen der Kassensoftware eine Manipulation der Kasse festgestellt werden.

Keine Belegausgabepflicht für offene Ladenkassen

Die Bonpflicht besteht für alle Kassen, die sog. TSE-Kassen sind (Ende der Übergangfrist zur Aufrüstung zum 31.3.2021). 

"Alte" nicht aufrüstbare Registrierkassen (Erwerb durch den Steuerpflichtigen zwischen 25.11.2010 und 1.1.2020) waren bis zum 31.12.2022 ausgenommen.

Achtung:

1. Die Bonpflicht besteht nur für elektronische Aufzeichnungssysteme (= Kassen).
2. Für sog. offene Ladenkassen (Schub, Kasten ohne Registrierung etc.) besteht keine Belegausgabepflicht.
3. Es gibt es keine Verpflichtung, ein bestimmtes Kassensystem zu verwenden.

Demnach kann mit der Verwendung einer offenen Ladenkasse die seit 1.1.2020 geltende Bonpflicht legal "umgangen" werden.

Pflichtangaben eines Kassenbons

Der Beleg kann in Papierform oder – sofern der Kunde zustimmt – elektronisch (z. B. im PDF-Format) ausgegeben werden.

Er muss folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Datum der Belegausstellung
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag sowie Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
• Betrag je Zahlungsart
• Zeitpunkt des Beginns und Endes der Abrechnung des "Vorgangs" (Erfassung)
• Transaktionsnummer
• Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder Sicherheitsmoduls
• Signaturzähler (der Signaturzähler ist ein fortlaufender Zähler, der vom Sicherheitsmodul der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung festgelegt wird)
• Prüfwert

Die erst nachträglich festgelegten, ab 1.1.2024 auszuweisenden Angaben "Signaturzähler" und "Prüfwert" sollen laut Begründung zur entsprechenden Änderung der Kassensicherungsverordnung die Belegverifikation mittels eines Prüfprogramms innerhalb kurzer Zeit und auch außerhalb der Geschäftsräume des Steuerpflichtigen ermöglichen. Es soll ein effektiver Prüfmechanismus geschaffen werden, indem die zusätzlichen Belegangaben in einem Prüfprogramm erfasst und validiert werden. Es kann damit kurzfristig geprüft werden, ob die Kassensturzfähigkeit gegeben ist und anhand einer Risikoanalyse kann entschieden werden, ob eine Kassen-Nachschau vor Ort oder eine Außenprüfung erforderlich sind.

Die o.g. Anforderungen und Angaben sind auch zu erfüllen, wenn die Erstellung einer Rechnung nach umsatzsteuerlichen Vorschriften nicht erforderlich ist. Die Bons aus TSE-Kassen müssen alle Angaben enthalten. Sofern noch eine nicht aufrüstbare "Altkasse" bis zum 31.12.2022 verwendet werden durfte, wurde auf die kursiv dargestellten Werte verzichtet.

Ein QR-Code ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, er kann aber zum einfacheren elektronischen Lesen des Kassenbons mit aufgedruckt werden.

Belege in Papierform oder elektronischer Form

Bei Belegen in Papierform muss der Bon in jedem Fall erstellt und dem Kunden angeboten werden. Verzichtet der Kunde auf den Beleg, kann dieser vernichtet werden. Eine Mitnahmeverpflichtung durch den Kunden existiert nicht.

Bei Belegen in elektronischer Form ist folgendes zu beachten:

• die Bereitstellung eines elektronischen Beleges muss in einem standardisierten Datenformat (z.B. JPG, PNG oder PDF) erfolgen;
• Empfang sowie Sichtbarmachung des elektronischen Beleges auf dem Endgerät des Kunden müssen mit einer kostenfreien Standardsoftware möglich sein;
• auf den Übertragungsweg bei der Übermittlung der Daten (z. B. per E-Mail, WhatsApp, MMS, QR-Code, Freigabe-Link etc.) kommt es nicht an;
• lediglich ein Sichtbarmachen des Bons auf dem Gerät des Händlers, ohne die Möglichkeit der elektronischen Entgegennahme, reicht nicht aus;
• auch hier kann auf die elektronische Entgegennahme verzichtet werden.

Befreiung von der Belegausgabeverpflichtung

Grundsätzlich kann bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen auf Antrag und mit Zustimmung des zuständigen Finanzamts "aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen" von einer Belegausgabepflicht abgesehen werden. Dies gilt unter den gleichen Voraussetzungen auch bei Dienstleistungen.

Eine Befreiung ist jedoch nur möglich, wenn allein durch die Belegausgabe nachweislich eine sachliche oder persönliche Härte für den einzelnen Unternehmer besteht. Entstehende Kosten stellen für sich allein keine sachliche Härte dar. Auch Umweltaspekten (z. B. Papierverbrauch) steht die Finanzverwaltung eher skeptisch gegenüber.

Ebenso gibt es keine Bagatelluntergrenze für die Bonausstellung.

Verstoß gegen die Bonpflicht

Ein Verstoß gegen die Bonpflicht zieht bislang kein Bußgeld nach sich. Gleichwohl liegt ein Verstoß gegen die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung bzw. der Aufzeichnungen vor. Dies weckt bei der Finanzverwaltung stets Zweifel, die erklärten Ergebnisse der Besteuerung zugrunde zu legen . Es droht eine Zuschätzung. Außerdem kann ein Verstoß gegen die Belegausgabepflicht ein Indiz sein, dass das Aufzeichnungssystem nicht richtig verwendet oder geschützt wird (Ordnungswidrigkeit).

Das FAQ des BMF mit Antworten zu allgemeinen Fragen rund um das sog.  "Kassengesetz" sowie eine Orientierungshilfe für die Anwendung des § 146a AO und der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV).