Kassenführung: Diese Grundsätze müssen Sie bei Bareinnahmen und -ausgaben beachten
Unabhängig von der Art der Kassenaufzeichnungen erfassen Unternehmer ihre Bareinnahmen und Barausgaben, indem sie diese Barbeträge auf das Konto "Kasse" 1000 (SKR 03) bzw. 1600 (SKR 04) buchen. Entscheidend ist, dass die Grundaufzeichnungen stimmen und beweiskräftig sind. Bei einer nicht ordnungsgemäßen Kassenführung geht der Betriebsprüfer der Finanzverwaltung regelmäßig davon aus, dass die Bareinnahmen nicht vollständig erfasst worden sind. Das ist insbesondere kritisch bei Unternehmen, deren Betriebseinnahmen zu einem großen Teil aus Bareinnahmen bestehen. Unternehmen müssen hinsichtlich der Kassenführung Folgendes beachten:
- Es ist nach wie vor zulässig, die Bareinnahmen ohne Registrierkasse zu ermitteln, z. B. mithilfe von Tageskassenberichten oder mithilfe eines Kassenbuchs.
- Die Bareinnahmen werden mithilfe eines elektronischen Kassensystems ermittelt, wobei ab dem 1.1.2020 die verschärften Anforderungen erfüllt werden müssen, die sich aus dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 (BGBl. Teil I Seite 3152) ergeben.
Der Unternehmer kann frei entscheiden, ob
- er seine Warenverkäufe manuell oder
- mit einer elektronischen Registrierkasse oder
- mit einer PC-Kasse erfasst.
Es ist niemand zur Nutzung einer elektronischen Registrierkasse verpflichtet. Wer bisher nur eine offene Ladenkasse geführt hat, kann diese auch weiterhin führen wie bisher. Es gibt keine gesetzliche Pflicht, das zu ändern. Es ist sogar möglich, dass der Unternehmer von der bisherigen elektronischen Kasse zur offenen Ladenkasse wechselt. Die Finanzverwaltung kann niemanden verpflichten, eine elektronische Kasse zu führen.
Ermittlung der Bareinnahmen ohne Registrierkasse
Die Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung bei Bareinnahmen, die in einer offenen Ladenkasse ohne Registrierkasse erfasst werden, erfordert einen täglichen Kassenbericht (BFH, Urteil v. 13.3.2013, X B 16/12). Der Kassenbericht muss auf der Grundlage eines tatsächlichen Auszählens der Bareinnahmen erstellt werden. Es ist jedoch nicht erforderlich, die genaue Stückzahl der vorhandenen Geldscheine und Münzen aufzulisten (BFH, Urteil v. 25.3.2015, X R 19/14). D. h., es reicht aus, wenn der Kassenbericht auf der Grundlage eines tatsächlichen Auszählens erstellt worden ist (BFH, Beschluss v. 16.12.2016, X B 41/16).
Wichtig: Bei der offenen Ladenkasse müssen Kassenberichte erstellt werden
Entscheidet sich der Unternehmer für die offene Ladenkasse, muss er unbedingt einen täglichen Kassenbericht erstellen, mit dem er die Einnahmen eines Tages rechnerisch ermittelt. Eine tägliche Bestandsaufnahme ist also wichtig und muss sorgfältig dokumentiert werden. Das Kassenbuch reicht bei einer summarischen Ermittlung der Einnahmen nicht aus. Ohne Registrierkasse müssen die eingenommenen Beträge gezählt werden. Voraussetzung dafür ist, dass das Geld in einer Kassette oder einem anderen Behälter aufbewahrt wird. Am Ende eines Tages wird der Bestand gezählt. Der Tagesendbestand ist gleichzeitig der Anfangsbestand des folgenden Tages.
Die Tageseinnahmen sind wie folgt zu ermitteln:
Kassenbestand am Ende des Tages |
– Kassenbestand am Anfang des Tages |
Zwischensumme |
– private Einzahlungen in die Kasse (z. B. Wechselgeld) |
+ private Entnahmen aus der Kasse |
+ aus der Kasse bezahlte Betriebsausgaben |
= Bruttoeinnahmen des laufenden Tages |
Für diese Form der summarischen Ermittlung der Einnahmen gibt es Formulare, die als Tageskassenberichte bezeichnet werden.
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