Verpflegungsmehraufwand 2024: Neue Pauschalen für Auslandsreisekosten

Die Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer Tätigkeit im Ausland können nicht mit den tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden. Steuerlich dürfen bei einer Auswärtstätigkeit die Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe der jeweils gültigen Pauschalen geltend gemacht bzw. steuerfrei erstattet werden.

Bei mehrtägigen Reisen ins Ausland hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale. Bei eintägigen Reisen ins Ausland wird eine Verpflegungspauschale nur gewährt, wenn die Abwesenheit mehr als 8 Stunden beträgt. Es kommt darauf an,

• wann der Arbeitnehmer seine vorübergehende Auswärtstätigkeit im Inland beginnt,
• diese nach dem Grenzübertritt als Auslandsreise fortsetzt und
• am Ende der Reise wieder ins Inland zurückkehrt.

Am 21.11.2023 hat das Bundesministerium der Finanzen ( BMF, Schreiben v. 21.11.2023, IV C 5 - S 2353/19/10010 :005) die neuen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen veröffentlicht. Dieses BMF-Schreiben ersetzt ab 1.1.2024 das vorherige Schreiben (BMF, Schreiben v. 23.11.2022, IV C 5 - S 2353/19/10010 :004).

Praxis-Hinweis: Neue Auslandsreisekostensätze gelten ab 1.1.2024

Steuerpflichtige haben ab dem 1.1.2024 die geänderte Ländergruppeneinteilung bei den Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten in Auslandsfällen zu berücksichtigen. Zudem trifft das BMF-Schreiben auch Aussagen dazu,

• wie in Fällen zu verfahren ist, in denen mehrere Länder an einem Tag besucht werden,
• welche Kürzungen bei den Verpflegungspauschalen vorzunehmen sind, wenn Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten gestellt werden (Besonderheiten bei Flug- und Schiffsreisen) oder
• wie zu verfahren ist, wenn eine mehrtägige Reise in verschiedene Staaten führt und Zwischentage gegeben sind.

Damit es im Falle einer Lohnsteuer-Außenprüfung oder auch einer allgemeinen steuerlichen Außenprüfung nicht zu ärgerlichen Nachforderungen seitens des Finanzamts kommt, ist auf die genaue Anwendung der in dem Schreiben zum Ausdruck gebrachten Grundsätze zu achten. Beispiele in dem BMF-Schreiben erleichtern die Anwendung.

Welche Reisekosten 2024 im In- und Ausland geltend gemacht werden können

Reisekosten sind Kosten, wenn diese durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Was im Einzelnen hierunter fällt, ist bereits seit 2014 im EStG geregelt (vgl. auch R 9.4. LStR). In Betracht kommen:

• Fahrtkosten (§ 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG, R 9.5. LStR),
• Verpflegungsmehraufwendungen (§ 9 Abs. 4a EStG, R 9.6. LStR),
• Übernachtungskosten (§ 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG, R 9.7. LStR) sowie
• Reisenebenkosten (R 9.8 LStR, H 9.8 LStH).

Ein umfangreiches BMF-Einführungsschreiben (BMF, Schreiben v. 25.11.2020, IV C 5 - S 2353 19 10011 :006) enthält umfassende Hinweise zu den lohnsteuerlichen Reisekosten. Grundsätzlich gelten hierbei für Auslandsreisen die gleichen Regelungen wie für Inlandsreisen. Es sind allerdings einige Besonderheiten zu beachten.

Besonderheiten während Auslandsreisen

So sind für Anreisetage vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland jeweils ohne Tätigwerden die Pauschbeträge des für das jeweilige Land maßgebenden Auslandstagegelds anzusetzen, das vor 24 Uhr erreicht wird,  ohne dass es hierfür einer zeitlichen Mindestabwesenheitsdauer an diesen Tagen bedarf. Maßgeblich ist der letzte Tätigkeitsort. Die Auslandssätze für Verpflegung und Unterbringung finden zudem unabhängig davon Anwendung, ob die Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers im Ausland eine Dienstreise, eine Einsatzwechseltätigkeit oder eine Fahrtätigkeit darstellt.

Die für die einzelnen Länder geltenden Verpflegungspauschalen unterscheiden sich zudem wegen des anderen Preisniveaus von den für Inlandsreisen maßgeblichen Verpflegungssätzen. Auch sind für einige Länder weitere verschiedene Sätze für bestimmte, besonders teure Städte genannt.

Wird während einer Auslandsreise ausschließlich ein ausländischer Staat aufgesucht, können die Reisekostensätze für das jeweilige Land unmittelbar aus dem BMF-Schreiben ermittelt werden. Bei einer mehrtägigen Auslandsreise richtet sich das jeweilige Auslandstagegeld nach dem Land, das der Arbeitnehmer vor 24:00 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht. Soweit einzelne Länder in der Tabelle nicht genannt sind, ist das für Luxemburg geltende Tage- und Übernachtungsgeld anzusetzen. Sind Übersee und Außengebiete eines Landes nicht gesondert aufgeführt, gilt der für das Mutterland maßgebliche Satz. Die Werte stellen die steuerlichen zulässigen Auslandsreisekosten dar.

Neuerungen 2024 gegenüber dem bisherigen Schreiben

Das BMF-Schreiben 2024 hat erneut zu verschiedenen Änderungen bei den Sätzen geführt. Diese sind in dem BMF-Schreiben durch einen Fettdruck gekennzeichnet und deshalb gut zu erkennen. Neben einer Vielzahl von Änderungen betreffend Länder von eher untergeordneter Bedeutung (z. B. Äquatorialguinea, Barbados, Trinidad und Tobago, Vatikan ) ergeben sich auch einige Änderungen bei wichtigen Ländern für Auslandsreisen.

Dies betrifft etwa

• Australien
• Brasilien
• Honkong (China)
• Georgien
• Italien (Mailand, Rom, Übrige)
• Japan (Tokio)
• Kanada (Ottawa, Toronto, Vancouver, Übrige)
• Kuba
• Marokko
• Neuseeland
• Norwegen
• Österreich
• Philippinen
• Spanien (Barcelona, Kanarische Inseln, Madrid, Palma de Mallorca, Übrige)
• Tunesien

Zu beachten ist bei der Anwendung der Pauschbeträge, dass es innerhalb eines Landes sehr unterschiedliche Sätze geben kann (z. B. USA oder China, aber auch Frankreich, Italien oder UK). Dies verdeutlicht, wie unterschiedlich das Preiseniveau innerhalb eines Landes sein kann.

Durchaus bemerkenswert ist, dass der nahezu höchste Wert für Dschibuti (pauschale Übernachtungskosten 255 EUR) und Angola (299 EUR) ausgewiesen wird. Damit liegen diese Länder auf oder über dem Niveau von bekanntlich teuren Ländern/Städten, wie z. B. Norwegen (139 EUR), der Schweiz (180 EUR, in Genf 186 EUR) oder auch New York (308 EUR). Im Allgemeinen lässt sich festhalten, dass die Werte in den USA insgesamt im Wesentlichen angehoben wurden, hier macht sich sicherlich die weltweite Inflation bemerkbar.