Zusammenfassung
Reisekosten sind Aufwendungen, die für beruflich oder betrieblich bedingte Reisetätigkeiten anfallen. Zu den Reisekosten zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Reisenebenkosten. Für die steuerliche Berücksichtigung von Auslandsreisekosten gilt dem Grundsatz nach dasselbe wie bei inländischen beruflichen Auswärtstätigkeiten.
Für den Werbungskostenabzug oder steuerfreien Arbeitgeberersatz der Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschbeträge. Es ist nicht zulässig, diese Aufwendungen einzeln durch Rechnungsbelege nachzuweisen.
Übernachtungskosten können in Höhe der festgelegten, länderspezifischen Pauschbeträge erstattet werden oder nach tatsächlich entstandenen und durch Rechnungsbelege nachgewiesenen Aufwendungen. Der Werbungskostenabzug ist hingegen nur in Höhe der tatsächlich entstandenen und durch Rechnungsbelege nachgewiesenen Übernachtungskosten zulässig.
| Entgelt |
LSt |
SV |
| Auslandspauschale für Verpflegungsmehraufwand |
frei |
frei |
| Auslandsübernachtungspauschale |
frei |
frei |
Lohnsteuer
1 Mehraufwand für Verpflegung
1.1 Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen
Die gesetzliche Regelung der lohnsteuerlichen Verpflegungssätze gilt dem Prinzip nach auch für Reisen ins Ausland. Der Ansatz von Verpflegungskosten ist danach nur in Form von Pauschbeträgen begünstigt. Wie bei Inlandsreisen sind eine 3-Monatsfrist sowie zeitlich gestaffelte Auslandstagegelder zu beachten. Die Höhe der Pauschbeträge unterscheidet darüber hinaus, in welches Land die berufliche Auswärtstätigkeit bzw. Geschäftsreise führt. Das jeweils maßgebliche Auslandstagegeld wird in Länderübersichten durch das Bundesfinanzministerium festgelegt. Für Reisetage ab 1.1.2025 hat das BMF neue Auslandsreisekostensätze veröffentlicht.
In der folgenden Grafik finden Sie alle länderspezifischen Auslandstagegelder: Infographic.
Pauschbeträge abhängig von der Abwesenheitsdauer
Die Zweistufigkeit der Verpflegungspauschbeträge gilt auch hinsichtlich der Auslandstagegelder. Die Auslandsreisekosten für Verpflegung berechnen sich mit 120 % und 80 % der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz. In Bezug auf die erforderliche Abwesenheitsdauer gelten dieselben Regelungen wie für Inlandsreisen. Für An- und Abreisetage sind 80 % des für das jeweilige Land maßgebenden Auslandstagegelds anzusetzen. Auch für ausländische An- und Abreisetage entfällt die zeitliche Prüfung, wie lange der Arbeitnehmer unterwegs ist. Wie bei Inlandsreisen ist für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, die eine Übernachtung beinhalten, sowohl für den An- als auch für den Abreisetag, unabhängig von der zeitlichen Abwesenheit am einzelnen Reisetag, die Verpflegungspauschale für mehr als 8-stündige Abwesenheit maßgebend.
Der volle Pauschbetrag kommt nur bei einer Abwesenheit von 24 Stunden pro Kalendertag in Betracht. Bei einer Reisedauer pro Tag von mehr als 8 Stunden sind 2/3 des vollen Auslandstagegelds anzusetzen. Für Auslandsreisetage mit einer Abwesenheitsdauer von bis zu 8 Stunden ist der Ansatz von Verpflegungskosten generell ausgeschlossen.
Für die Abwesenheitsdauer ist auf den einzelnen Kalendertag abzustellen. Die für die Anwendung der gekürzten Beträge maßgebende Reisezeit des jeweiligen Kalendertags beginnt mit dem Verlassen der Wohnung bzw. der Firma, je nachdem, von wo die berufliche Auswärtstätigkeit bzw. Geschäftsreise aus angetreten wird. Das Entsprechende gilt für das Ende der Auslandsreise. Maßgeblich ist der Zeitpunkt, in dem der Arbeitnehmer oder der Unternehmer seine Wohnung bzw. Firma erreicht.
Arbeitgeberersatz richtet sich nach arbeitsrechtlich getroffenen Vereinbarungen
Die vom BMF festgelegten Auslandstagegelder stellen die steuerlich zulässigen Reisekosten dar. Welche steuerfreien Auslösungen für die Verpflegung und Unterbringung bei Auslandsreisen der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zu zahlen hat, richtet sich aber ausschließlich nach den arbeitsrechtlich getroffenen Vereinbarungen. Maßgebend sind die im Tarifvertrag, in der Betriebsvereinbarung oder in dem Einzelarbeitsvertrag enthaltenen Bestimmungen.
Ergeben sich danach für den steuerfreien Arbeitgeberersatz geringere Beträge, kann der Arbeitnehmer de...