Fahrtkosten für Auslandsreisen richtig geltend machen

Der Begriff der "Auswärtstätigkeit" gilt auch bei Geschäftsreisen ins Ausland. Die Reisekosten, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer erstatten kann, stimmen zumindest teilweise nicht mit den Beträgen überein, die der Unternehmer selbst als Betriebsausgaben geltend machen kann.

Auch hier gilt der allgemeine Grundsatz: nur betrieblich bzw. beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten führen zu erstattungsfähigen Aufwendungen durch den Arbeitgeber.

Verkehrsmittel entscheidend für die Höhe der abziehbaren Aufwendungen

Welche Beförderungsmittel der Arbeitnehmer nutzt, entscheidet er in Abstimmung mit seinem Arbeitgeber. In der Entscheidung über die Wahl des Beförderungsmittels sind Arbeitgeber und Arbeitnehmer grundsätzlich frei. Nutzt er ein Flugzeug, die Bahn, einen Leihwagen oder ein Taxi, erhält der Arbeitnehmer eine Rechnung bzw. Quittung. Den ausgewiesenen Betrag kann der Arbeitgeber insgesamt für ihn zahlen bzw. ihm erstatten. Es handelt sich um Auslagenersatz, der beim Arbeitnehmer nicht als Arbeitslohn zu erfassen ist. Der Arbeitgeber kann allerdings nur die deutsche Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen, wenn er als Leistungsempfänger in der Rechnung ausgewiesen ist.

Aufwendungen, die bei unternommenen Dienst- und Geschäftsreisen geltend gemacht werden können

Die abziehbaren Aufwendungen unterscheiden sich je nach genutztem Verkehrsmittel:

Bei der Nutzung eines Motorrads, Motorrollers, Mopeds und Mofas sind der Ansatz pauschaler Kilometersätze von 0,20 EUR je Kilometer zulässig, beim PKW 0,30 EUR je Kilometer (BMF, Schreiben v. 24.10.2014, IV C 5 - S 2353/14/10002). Bei der Nutzung des eigenen Fahrzeugs (PKW) können aber auch gem. R 9.5 Abs. 1 Satz 3 LStR die tatsächlichen Kosten in Abzug gebracht werden oder aber auch ein individueller Kilometersatz gem. R 9.5 Abs. 1 Satz 4 LStR. Bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel ist der Ansatz der tatsächlichen Aufwendungen gem. R 9.5 Abs. 1 Satz 2 LStR möglich. Der Arbeitnehmer kann selbst wählen, welches Verkehrsmittel er nutzt. Eine Einschränkung besteht dahingehend nicht.

Auslandsreisen: Keine Anhebung der Kilometerpauschalen

Warum für Auslandsreisen die Kilometer-Pauschbeträge nicht (entsprechend der Entfernungspauschale i. H. v. 0,38 EUR/km ab dem 21. Kilometer) angehoben wurden, kann vermutlich damit begründet werden, dass der Gesetzgeber aufgrund der Auswirkungen der Corona-Pandemie davon ausgegangen ist, dass weniger Reisen stattfinden werden und damit eine Erhöhung der Pauschbeträge wenig Wirkung hätte. Sinn und Zweck der Erhöhung der Kilometerpauschalen ab dem 21. Kilometer auf 0,38 EUR/km war unter anderem die Abfederung der gestiegenen Rohstoffpreise. Warum diese Teilentlastung der Arbeitnehmer nicht auch auf die Reisekosten übertragen wurde, ist wenig nachvollziehbar.

Praxis-Tipp: Bei eigenem Fahrzeug Vergleichsrechnung sinnvoll

Bei der Nutzung des eigenen Fahrzeugs lohnt sich eine Vergleichsrechnung zwischen den tatsächlich angefallenen Aufwendungen und dem individuellen Kilometersatz. Hierbei sollte jedoch auf die Angemessenheit der tatsächlichen Aufwendungen in Bezug auf eine dienstliche Auswärtstätigkeit und die dort anfallenden Kosten geachtet werden. Aufwendungen, die über das übliche Maß hinausgehen werden unter Umständen als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben eingestuft.

Nutzt der Arbeitnehmer einen Pkw, muss der Arbeitgeber danach unterscheiden, ob das Fahrzeug ein Firmenwagen, ein privates Fahrzeug oder ein Leihwagen ist.

Auslandsreise: Der Arbeitnehmer nutzt einen Firmenwagen

Gehört der Pkw, den der Arbeitnehmer nutzt, zum Betriebsvermögen seines Arbeitgebers, übernimmt dieser in der Regel alle anfallenden Kfz-Kosten. Dazu gehören auch alle Aufwendungen, die während der Geschäftsreise entstehen, also auch alle ausländischen Benzin- und Reparaturkosten. Es ist

• erforderlich, die Fahrtkosten, die anlässlich einer Geschäftsreise entstanden sind, belegmäßig nachzuweisen,
• nicht erforderlich, die Fahrtkosten für jede Geschäftsreise gesondert zu ermitteln und auszuweisen.

Die ausländische Umsatzsteuer darf der Arbeitgeber nicht als Vorsteuer abziehen. Es kommt allenfalls infrage, eine Erstattung der ausländischen Umsatzsteuer zu beantragen. Dieses Vergütungsverfahren wird für EU-Länder generell über das Bundeszentralamt für Steuern abgewickelt.

So ist auch die Vorgehensweise, wenn der Unternehmer eine Auslandsreise tätigt.

Auslandsreise: Der Arbeitnehmer nutzt seinen privaten Pkw

Fährt der Arbeitnehmer mit seinem eigenen Privatfahrzeug, kann der Arbeitgeber ihm pro gefahrenen Kilometer eine Pauschale von 0,30 EUR zahlen. Dabei spielt es keine Rolle, ob er Strecken im In- oder Ausland zurücklegt. Es wird pauschal der Betrag angesetzt, der als höchste Wegstreckenentschädigung für das jeweilige Beförderungsmittel nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzt ist (das sind bei Nutzung eines Pkw derzeit 0,30 EUR).

Dies gilt auch, wenn der Unternehmer auf Reisen sein privates Fahrzeug einsetzt.

Auslandsreise: Der Arbeitnehmer nutzt einen Leihwagen

Nutzt der Arbeitnehmer für die gesamte Geschäftsreise einen Leihwagen, ist es zweckmäßig, wenn der Arbeitgeber von vornherein den Leihwagen mietet (die Rechnung für die Anmietung auf die Rechnungsadresse der Firma ausstellen lässt) und mit der Autovermietung abrechnet. Der Arbeitgeber zieht die gesamten Kosten als Betriebsausgaben ab, wenn der Arbeitnehmer mit dem Leihwagen so gut wie keine Privatfahrten unternimmt. Eine nur geringfügige private Mitnutzung ist unschädlich. Nutzt der Arbeitnehmer den Leihwagen für umfangreichere Privatfahrten, müssen die Kosten aufgeteilt werden. Die Kosten für Privatfahrten muss der Arbeitnehmer je nach Situation selbst tragen oder an den Arbeitgeber erstatten oder als Arbeitslohn (Sachbezug) versteuern.

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